1

プロジェクト タスクを確認、更新、共同編集する

チームメンバーが世界各地に分散する大規模なプロジェクトや複数のプロジェクトの管理には時間がかかることがあります。スプレッドシートを使えば、作業の割り当て、ステータスの確認、完了日の記録が簡単になり、プロジェクト計画が効率化されます。ガントチャートや動的なプロジェクト計画を作成して、プロジェクトやそのタイムラインをよりわかりやすく表示することもできます。チームメンバーは世界中どこからでもリアルタイムで作業の進捗を直接スプレッドシートに記入できるので、メンバーとのメールで進捗状況を逐一確認するという煩雑さがありません。全員が同じプロジェクト計画表を表示でき、更新できるので、作業の分担やスケジュール変更への対応も容易になります。

2

1 つのアドレスでプロジェクト チーム内のコミュニケーションを容易に

大人数がプロジェクトに共同で取り組む場合、同じ情報を簡単かつ効率的に共有する必要があります。Google グループでプロジェクト チームのメーリング リストを作成すれば、個別のメンバーにメールを送信する時間を節約することができます。チームをグループに追加すると、メンバー全員に対してステータス更新の送信やリソースの共有を一度に行うことができます。

3

プロジェクトやチームのスケジュールを管理する

複数のプロジェクトを管理するのは簡単ではありません。作業内容や納期の変更を伴う場合はなおさらです。カレンダーを使えば、各プロジェクトのマイルストーン、期限、リマインダーを確認するカレンダーを作成できます。共有のチーム カレンダーを作成して、会議、トレーニング、休暇などを全員に知らせることもできます。チームが世界中に分散していて、時差がある中で仕事をしている場合に、チームを簡単に管理するには、チームの各メンバーのカレンダーを重ねて表示します。これで、全員の空き時間を確認できます。

4

デジタル資産を安全に作成、管理する

チームでプロジェクトに取り組んでいる場合、ファイルやフォルダを 1 か所に安全に保管する必要があります。ドライブを使えば、ドキュメント、画像、動画などの資産を管理して安全に保管できます。ドライブはクラウドと同期するので、チームの全員が常に最新のコンテンツにアクセスできます。また、共有機能とアクセス制御によりプロジェクトの共同作業はシンプルかつ安全になります。

5

重要なメールの検索と整理も簡単

さまざまなチームと複数のプロジェクトに携わっている場合、受信トレイを整理して、全員のメールを管理します。特定のメールにスターを付けて重要であることを示したり、Gmail優先トレイ機能でメールを自動的に並べ替えて優先度を付けたりすると、重要なメールから確認できるようになります。さらに、プロジェクトごとにフィルタやラベルを設定すると、メールを整理、検索、返信するのが容易になります。

6

インパクトのあるプレゼンテーションを作成する

アイデアをスライドで披露することで、チームの参加意識を一気に高めます。説得力のあるプレゼンテーションを作成してプロジェクトの意味を明確化し、タスクを配分し、主要な成果を確立し、タイムラインを共有します。また、グラフなどの視覚効果を追加すると、プロジェクトのスケジュールを目で見て把握しやすくなります。遠隔地のチームと作業する場合は、ハングアウトを使ってプロジェクトを共有し、プレゼンテーションを行うことができます。

7

1 つのウェブサイトでチームのプロジェクト情報を整理する

サイトを作成すれば、プロジェクトの情報、更新情報、タイムライン、成果物、タスク、カレンダー、ドキュメントを 1 か所にまとめることができます。これで、チームの重要な情報が 1 か所に集結し、誰もがいつでもどの端末からでもアクセスできます。

8

ドキュメントの作成や共有を容易に

大規模なプロジェクトや複数のプロジェクトを管理している場合、簡単にドキュメントを作成してチームと共有できる方法が必要です。ドキュメントを使えば、チーム会議の議題、ストーリーボードの編集、製品の要件に関するドキュメントを作成できます。チームでプロジェクトのアイデアを出し合う必要がある場合も、全員のアイデアを描くための真っ白なキャンバスとして使う共有ドキュメントを作成しましょう。リアルタイムで共同編集したり、ファイル内でチャットしたり、コメントや提案機能で的を絞ったフィードバックを得たりしながらアイデアを詰めていきます。下書きをいくつも作成する必要はありません。変更履歴を使用すれば、いつでも変更を確認したり、前の版に戻したりすることができます。

9

プロジェクト チームの全員が参加するビデオ会議を行う

チームが世界各地に分散している場合は、メンバーが常につながっていることが重要です。ハングアウトを使えば、世界中のどこにいてもパソコンやモバイル端末から、簡単にチームメンバー全員と顔を合わせることができます。ビデオハングアウトに参加してチーム プロジェクトに関するアイデアを出し合う、タスクに対する仮想フィードバックを得る、プロジェクトの最新情報を即時に共有するなどができます。全員がお互いの顔を見ながら話し合うために、出張の手間やコストをかける必要はもうありません。

10

会議前に予備知識をチームメンバーと共有する

プロジェクト会議の前に予備知識をチームメンバーと共有できるように、会議の前に関連ファイルの内容を確認してもらいましょう。カレンダーで同僚に会議の招待を送信するときに、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、議題などを添付します。これで、チームの全員がアイデアを出し合う準備ができます。

まだサービスをご利用でないお客様

無料試用を開始

営業担当へお問い合わせ


既にサービスをご利用のお客様

トレーニングとヒント