1

ドキュメントを使用して職務記述書についての共通の認識を持つ

初期の採用活動において、職務記述書をうまく作成できないことがよくあります。理想とする候補者について、上司となるマネージャーと人事採用チーム双方の認識をそろえておくと、その職務に最適な人材を見つけやすくなります。

ドキュメントを使用すれば、チームで同時にコンテンツを作成し、リアルタイムのコメント機能でフィードバックを書き込むことができます。このようにして完成した職務記述書には、全員の意見が反映されます。

2

ハングアウトと Chromebooks を使用して就職説明会での存在感と影響力を高める

合同就職説明会でうまく会社をアピールできれば、優秀な人材の関心を引くことができますが、アピールするのに最適な社員が多くの時間を割いて遠方まで出張していくのは簡単ではありません。ハングアウトChromebook(英語) を利用したバーチャル チームが会場にいる担当者をサポートするという体制にすれば、人材発見の機会を世界のどこからでも活用できます。

3

ドキュメントを使用して面接担当者同士の共同作業を効率化する

面接の実施は、非常に複雑なプロセスとなることもあります。求人中の職務に対して莫大な数の応募がある場合も多く、限られた時間の中で一人ひとりに多くの面接担当者が質問を行います。流動的な要素が多いため、面接は効果的かつ効率的に行うことが重要です。

面接記録をドキュメントに残し、それを採用担当者と共有すれば、リアルタイムでフィードバックを確認でき、後続の面接担当者が重点的に質問すべき分野を特定できます。面接担当チームがより多くの情報を得ることで、より生産的な面接が可能になり、面接業務の負荷が軽減されます。

4

面接の経過状況と情報更新をスプレッドシートに記録する

募集チームや採用チームをはじめとする関係者全員が、最新情報を適切なタイミングで受け取れることが重要です。しかしながら、多くのプロセスが同時に進行し、情報がさまざまな場所から頻繁に挙がってくるような場合は、情報の伝達も簡単ではありません。スプレッドシートを使用して採用活動それぞれの状況を記録し、監視し、報告するようにすれば、全員が最新の情報に 1 か所でアクセスできるだけでなく、タスクに関する質問をスプレッドシートの中で直接尋ねることもできます。

5

採用通知の承諾率を高めるためにハングアウトでグループビデオ会議を実施する

応募者に内定を出すことが決まったら、その応募者が検討している他の企業との差別化を図る必要があります。ハングアウトを使って顔を合わせて話をすれば、電話での内定通知に比べて記憶に残りやすく、好意的にとらえられます。たとえば、応募者の採用マネージャー、推薦者、面接担当者、将来の同僚などを交えたハングアウトの場で内定を伝えることで、関係者からの支援や熱意が応募者に伝わるようにします。

6

ハングアウトとドキュメントを併用して遠隔地からでも能力を見極める面接を実施する

候補者に成果物のサンプルを提出させることもできますが、コーディングや文章記述の能力を知るには、リアルタイムでその作業をしてもらうのが最も正確な方法といえます。だからといって、応募者の実技テストを採用プロセス終盤まで持ち越すのはよくありません。

採用プロセスの初期段階でリモートのハングアウト面接を行い、応募者とドキュメントを共有します。共有ドキュメントに応募者がコード等を記述することで、面接担当者は応募者の問題解決能力を確認し、さらに詳しい説明を求め、応募者が本当にその職務に適しているかを判断する最終成果物を評価することができます。

7

サイトにトレーニング リソースを掲載して新人研修プロセスを整理する

大企業や事業所が分散している会社の従業員は、何をしたらよいかわからない状況に陥ることがしばしば見受けられます。従業員の転職のほとんどが、入社後わずか数か月のうちに発生している原因もここにあります。サイトで作成したウェブページに、入社時オリエンテーションと研修のリソースをすべて掲載しておけば、すぐに本来の仕事を開始できる状態になるとともに、重要な参照資料を簡単に見つけられるようになります。

8

フォームを使用して同僚からのフィードバックをすばやく収集する(アンケート用のソフトウェアは不要)

従業員の業績やプロジェクト活動などについてすばやくフィードバックを集めるのは簡単ではありません。適切なツールを用意するとともに、対象者全員に依頼するための時間が必要であるからです。フォームを利用すれば、アンケートを作成して多数の対象者に一度に送信するのも簡単です。上司からの支持もある楽しいアンケートなら、回答率は飛躍的に伸びるでしょう。集まった回答はスプレッドシートに記録されるので、結果を分析して要約します。

9

カリキュラムをドライブに保存して常に一貫した最新の状態に保つ

組織の講師が同じカリキュラムを全世界で教えている場合、確実に最新の資料が使われるように注意が必要です。改定版の配布方法としてはメールへの添付がよく使われますが、版を重ねてコンテンツが増えるにつれて、更新情報が全員に行き渡らず、間違ったバージョンを更新してしまい、古い教材で研修を実施するという事態が起きる可能性も高くなります。

コースのコンテンツを常に最新に保つには、ドライブのフォルダに保存して講師全員と共有します。ある講師がドキュメントやプレゼンテーションを編集すると、他の講師はリアルタイムで変更箇所を見てフィードバックを書き込むことができます。更新は全員に対して即時に送信されるため、カリキュラムは常に最新に保たれ、全世界のクラスで一貫性が保たれます。

10

ハングアウトの仮想教室を使用して場所を問わずトレーニング コースを実施する

会社の成長に伴い、トレーニングの必要性や費用も膨れ上がります。新しいトレーニング プログラムをすべての事業所に用意しなくても、既存のプログラムを仮想教室に移行すれば、遠隔地の従業員でもハングアウトからオンラインのトレーニングに参加できます。

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