1

テンプレートを利用する

Google ドキュメントに用意されているテンプレートを利用して、ミスを防ぎ、短時間で提案書を作りましょう。既存の提案書テンプレートを使うことも、独自のテンプレートを作成することもできます。テンプレートをチームと共有すると、チームメンバーがオリジナルの提案書に加えた変更がすべて自動的に反映されます。

2

提案書から離れずにコンテンツを検索および追加する

提案書のリソースをリサーチしたり、引用したりする必要がある場合は、組み込み型のデータ探索ツールによって、提案書の作業を進めながら引用する文やその他のリソースを簡単に見つけることができます。検索結果をフィルタすれば、画像、ドライブ ファイルなどの特定の種類の情報に絞ることができます。

3

ドキュメントの見た目をさらに魅力的にする

複雑な提案書を作成している場合は、画像を追加することで、内容がさらに伝わりやすくなります。追加のソフトウェアは不要で、ドキュメントから離れる必要もありません。Google ドキュメントで直接画像を追加し、編集してください。

4

外出先で提案書を変更する

スマートフォンやタブレットでドキュメント アプリを使って提案書を編集できます。空港に向かう途中や客先など、オフィス以外の場所でも簡単に提案書を更新できるうえ、変更内容がすべての端末と自動的に同期されるため、提案書は常に最新の状態です。また、急いでいるときには、音声入力を利用するすることもできます。

5

提案書を読みやすくする

Google ドキュメントでは、アウトライン機能によって情報が自動的に整理されます。見出しのスタイルや箇条書きを設定してドキュメントの体裁をさらに整えれば、読者は内容を一目で把握し、目的のセクションに簡単にジャンプできます。

6

下書きをまとめて管理する

作成したファイルを後で参照したり、前のバージョンに戻したりできるように、下書きをいくつか保存しておいたことがあるでしょう。Google ドキュメントでは、すべての下書きが 1 つのファイルにまとめられているため、変更履歴を使って前のバージョンを確認するのも、バージョンを戻すのも簡単です。いつでも元に戻すことができるので、心おきなく内容を変更できます。

7

リアルタイムで提案書を共同編集する

提案書の作成にさまざまなチームが貢献できるようにするには、Google ドキュメントで下書きを作成し、主な目標とプロジェクトのマイルストーンを指定したうえで、その提案書をチームで共有します。これにより、提案書のコンテンツを全員が同時に作成したり、編集をリアルタイムで確認したり、フィードバックを提供したりできます。

8

*ドキュメントの変更内容を簡単に確認する

ドキュメントを共同編集していると、前回の作業後に変更された場所を確認する必要が出てきます。Google ドキュメントを使うと、いつ誰がどこを変更したかを簡単に把握できます。ドキュメントを前のバージョンに戻す必要がある場合は、変更履歴を使用します。

9

機密の提案書に有効期限を設定する

提案書を外部のクライアントや機関に送信するときに、プロジェクト完了後の提案書へのアクセスを制限するには、ファイルの有効期限を設定します。これにより、プロジェクトが終了した時点で、外部からはその提案書を表示できなくなります。

10

チーム用のサイトで提案書を共有する

下書きの提案書をチームと共有するには、Google サイトでチーム用ウェブサイトを作成して、提案書を追加します。このサイトにはいつでも、どの端末からでもアクセスでき、Google ドキュメントで行った変更も自動的に反映されます。

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