1

上司のメールとカレンダーを使う

マネージャーのアシスタントを務めている場合や、一時的に上司の代理を任されている場合に、その人に代わって Gmail でのメールの作成と返信やカレンダーでの予定の調整を行うことができます。

2

チームのイベントや出張などの取りまとめ役を務める

他の従業員も参加するイベントや出張の取りまとめ役を務めることになった場合は、フォームを利用すると、飛行機やホテルに関する情報を集めたり、全員に都合のよいイベント日程を決めたりするためのアンケートを作成して送付することができます。次に、グループのメーリング リストを作成して、出張やイベントに参加するメンバーとの間で重要な更新情報を共有します。

3

フィルタを利用して受信トレイを自動的に整理する

フィルタを作成すると、メールの削除、スター付け、転送や、重要な受信メールへのラベル付けを自動化できます。たとえば、上司の受信トレイにあまり重要ではないメール(たとえば招待の承諾や拒否)が大量に届いているとします。Gmail のフィルタを設定してこのようなメールを自動的にアーカイブに移動すると、上司の受信トレイがすっきりと整理されて、最重要のメールだけに注目できるようになります。

4

メール送信を簡単に取り消す

入力ミスや宛先の間違いに気付いたり、気が変わって送信したメールを取り下げたいときには、Gmail の「送信取り消し」機能を有効にしておくと、送信後 30 秒以内ならばメールの送信を取り消すことができます。

5

複数のタイムゾーンの時刻を常に知る

共に仕事をする人々が世界各地に分散している場合は、その人の空き時間が現地のタイムゾーンで何時かを知る必要があります。また、上司や同僚が出張時に、時差が理由で重要な会議やイベントに遅れるようなことがあってはなりません。他の国の現地時刻がすぐにわかるようにするには、世界時計をカレンダーに追加します。

6

事前作成した返信文を使用して時間を節約する

同じ内容のメールを何度も入力したことはないでしょうか。オフィスへの道順や、ビデオ会議の設定とアクセスの方法といった重要な情報を簡単に繰り返し入力する方法があります。Gmail の「返信定型文」機能を利用すると、返信を保存しておくことができます。これで、上司の代理で新しいクライアントにメールを送信するときはいつも同じ返信定型文を使用できるので、同じ情報をそのたびに入力する必要はなくなります。

7

簡単に複数の署名を管理する

社内外にメールを送信するときに、複数の署名を使い分ける必要がある場合は、Gmail の「返信定型文」機能を利用すると、簡単に複数の署名を作成して管理できます。次回メールを新規作成するときは、使用したい署名が含まれている返信定型文を選択します。

8

重要なタスクを ToDo リストで管理する

割り当てられた仕事を整理して優先順位を付けるには、Gmailカレンダーの ToDo リストにタスクを追加します。メールを簡単にタスクに変換できます。期限を設定しておくと、自動的にカレンダーに表示されます。

9

ハングアウトを使って連絡を取る

外出中の上司に急いで連絡を取りたいときは、ハングアウトを使うと、その場で会話することも、スケジュールを設定して臨時のビデオ会議を開くことも、場所を問わずどの端末からでも可能です。

10

よく行う Gmail 検索を 1 クリックで実行する

Gmail で特定のメールを見つけるために、同じ条件での検索を定期的に実行しなくてはならないことがあります。たとえば、開催日が近づいているイベントに関するすべてのメールや、上司からのすべてのメールを見つけたい場合などです。Gmail の Labs 機能「クイックリンク」を利用すると、検索条件を保存しておいて 1 クリックで再実行することができます。

11

会議出席者全員のための準備資料を予定に添付する

上司とチームメンバーが会議に備えて関係するファイルを事前に確認できるようにするには、カレンダーで招待状を送信するときに、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、議題などを添付します。これで、チーム全員が有益なアイデアを持ち寄れるようになります。上司とチームメンバーに常に最新の情報を伝えるには、議題、メモ、プレゼンテーションのスライドなどを添付します。出席者全員が、関係するファイルに目を通して準備を整えてから会議に臨むことができます。

12

関係者全員に確実にチーム内のお知らせを伝える

上司からの重要なお知らせや会社の活動を確実にチーム全員に伝えるには、グループを使ってチームのメーリング リストを作成します。このグループ メールアドレスを Gmailカレンダーで使用すると、スケジュール変更などの重要な情報をチームのメンバーに知らせることができます。

13

庶務事項申請をサイトで管理する

庶務事項申請への対応を効率的に行うには、フォームを使用して、飲食物手配や補修などのサービス申請をチームメンバーが入力できるような仕組みを用意します。このフォームを、サイトで作成したウェブサイトに組み込みます。このサイトが従業員からの庶務事項受付窓口となり、どこからでも、どの端末からでもアクセスできます。フォームが送信されると、入力内容はスプレッドシートに記録されます。新しい申請が送信されたときにメールで通知するように設定しておくと、庶務チームが可能な限りすばやく申請に対応できるようになります。

14

毎日の予定リストを上司の受信トレイに送信する

上司がすべきことの整理に役立つように、「毎日の予定リスト」を送信し、毎朝最初に確認してもらいます。その日のスケジュールを一覧形式で見ることができるので、上司が重要なイベントや会議のことを忘れる心配はなくなります。

15

いつでもどの端末からでも自分のファイルにアクセスする

外出先で、上司の代理で重要なファイルにアクセスする必要があるがメールは使えないという場合は、どうすればよいでしょうか。ファイルをドライブに保存しておけば、いつでもどの端末からでも、そのファイルにアクセスして共有や編集を行うことができます。

16

ドライブでファイルとフォルダの更新状況を把握する

ドキュメントに対する変更の状況を知りたい場合は、作業用ファイルとフォルダをドライブに保存して、上司や同僚と共有します。他の人がフィードバックを書き込んだり承認したりしたときに、ドライブならばどのファイルが変更されたかが表示されるので、全員で同じ情報を共有することができます。

17

社内でのドキュメントの共同編集を簡単に行う

重要なドキュメントへのフィードバックを上司やチームメンバーからもらいたい場合や、同じファイルをレビューする人々とメールをやり取りする代わりにその場でチャットしたい場合は、ドキュメントスプレッドシートスライドフォーム図形描画でドキュメントを作成すると、ドキュメントを関係者全員と共有してリアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。

18

チーム カレンダーを使用してスケジュールと空き状況を調整する

大人数のチームでは、全員に都合のよい日程を決めるのは簡単ではありません。カレンダーを使用すれば、チームメンバーそれぞれのカレンダーを重ねて表示できるので、いつならば全員が空いているかがわかります。会議、トレーニング、休暇など、管理目的に合わせて複数のチーム カレンダーを作成することもできます。このようにしてメンバーの空き時間を把握すれば、チーム会議やイベントの日程を決めるのも簡単です。

19

キーボード ショートカットを活用する

時間を節約して仕事をすばやくこなすには、Gmail のキーボード ショートカットを活用すれば、作業に必要なクリック回数を減らすことができます。

20

ドキュメント内の変更をすばやく見つける

1 つのドキュメントを複数のメンバーで共同編集する場合は、ある変更をいつ誰が行ったかを特定するのが難しいことがあります。ドキュメントの変更履歴を利用すれば、そのドキュメントに対するすべての変更を確認できます。以前の版のほうが良いと思えるような場合は、いつでも、過去のどの版にも戻すことができます。

まだサービスをご利用でないお客様

無料試用を開始

営業担当へお問い合わせ


既にサービスをご利用のお客様

トレーニングとヒント