グループとは

Google グループを使用すると、プロジェクト チーム、部門、クラスメイトなどのユーザー グループ間でのやり取りや共同編集が簡単にできます。1 つのアドレスでグループ内の全員にメールを送信したり、カレンダーの予定にグループを招待したり、グループでドキュメントを共有したりできます。また、オンライン フォーラムを作成し、話題の技術について話し合ったり、製品に関する質問に答えたりすることもできます。

注: このガイドはビジネス向け Google グループについて説明しているもので、G Suite アカウントの追加機能についての説明も含まれます。下記の機能が表示されない場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。

必要なもの:

account_circle G Suite アカウント

schedule 10 分

Google グループについて
1

グループの検索と参加

既存のグループに参加するには、検索ボックスでグループを検索し、参加リクエストを送信します。

注: 一般公開されているグループにはすぐに参加できますが、制限付きグループに参加するには管理者の承認が必要です。限定公開のグループに参加するには、リンクをクリックしてメンバー登録をオーナーにリクエストする必要があります。

このセクションの内容:

1.1

グループを探す

グループを検索する前に、一般公開の表示ではなく組織の表示になっていることを確認します。

  1. グループに移動し、[マイグループ] をクリックします。

  2. [組織の表示を切り替え] の右にある自分のドメイン名(例: yourdomain.com)をクリックします。

これにより、公開グループではなく組織内のグループを表示して参加できるようになります。

グループを検索するには、[グループ] ページの上部の検索ボックスにキーワードを入力します。検索をすばやく行えるように、入力を開始すると検索候補が表示されます。検索候補をクリックして開くか、検索アイコン search をクリックして検索結果一覧を表示します。

グループを探す
1.2

新しいグループに参加する

新規メンバーの登録が許可されているグループであれば、グループ ディレクトリにあるどのグループにも登録できます。直接登録できるグループもあれば、登録リクエストを送信する必要があるグループもあります。

新しいグループに参加するには:

  1. Google グループのディレクトリから目的のグループをクリックし、グループのページを開きます。
  2. グループのページで グループに参加グループへの参加を申し込む をクリックします。
  3. グループに送信されたメッセージを読む方法、自分の Google プロフィールにリンクを設定して投稿に写真を表示するかどうか、そしてメンバーに表示される表示名を選択します。次に、このグループに参加このグループへの参加を申し込む をクリックします。
新規グループへの参加
2

トピックの投稿と回答

グループにはトピックを含めることができます(複数可)。トピックは会話のようなもので、特定の話題についての投稿(またはメッセージ)が含まれます。

このセクションの内容:

2.1

トピックを検索する

グループのトピックページを表示するには、グループ ディレクトリのグループのページを開きます。

グループに多数のトピックがあり見つけにくい場合は、検索機能、フィルタ、タグを使用することで、リストを整理して目的のトピックを見つけることができます。

特定のトピックを検索するには:

  1. グループ ウィンドウの上部にある検索ボックスにトピックを入力します。

  2. 検索をすばやく行えるように、入力を開始すると検索候補が表示されます。検索候補をクリックして開くか、検索アイコン search をクリックして検索結果一覧を表示します。

フィルタを使用してトピックを絞り込むには:

  1. トピックページで フィルタ をクリックしてオプションを表示します。

    注: そのグループでフィルタを利用する権限が与えられていない場合は、フィルタ が表示されません。

  2. トピックリストに適用するフィルタのチェックボックスをオンにします。
  3. [選択したフィルタを適用] をクリックすると、フィルタ条件に一致するトピックのリストが表示されます。
  4. (省略可)全トピックの一覧に戻る場合は、フィルタ > [フィルタをすべてクリア(すべてのトピックを表示)] をクリックします。

タグを使用する:

グループによっては、トピックのカテゴリ分けと検索のためにタグを使用しています。グループでタグを使用している場合、グループのトピックページで [タグ] が表示されます。新しいトピックの投稿や、既存のトピックの編集の際にタグを入力することもできます。

トピックを検索する
2.2

重要なトピックにスターを付ける

重要なトピックにスターを付けると、トピックをすばやく見つけることができます。スターを付けるには、トピックページのトピックの横のスターをクリックします。

サイドバーの [スター付き] star_border をクリックすると、スター付きのトピックがすべて表示されます。

重要なトピックにスターを付ける
2.3

トピックに返信する

フォーラムまたはメールを使用して、投稿を読んだり返信したりできます。行える操作は、グループの種類、個人設定、権限によって異なります。たとえばグループに共同トレイまたは Q&A フォーラムが設定されている場合、グループのオンライン フォーラムを使用して投稿を読み、返信します。

トピックに返信するには:

  1. グループを見つけて、グループのトピックページを表示します。

    未読のトピックは、白の背景色に太字テキストで表示されます。

  2. 読みたいトピックをクリックします。トピックの最初の投稿が先頭に表示され、続いてそれに対する返信が表示されます。

  3. トピックの投稿の下の 返信を投稿する をクリックするか、元の投稿の [返信] フィールドをクリックします。

    どの投稿に返信するかによって、元の会話がどの程度引用されるかが決まります。

  4. 表示されるスペースに返信文を入力します。

  5. 投稿 をクリックしてメッセージをグループに送信します。

トピックに返信する
2.4

新規のトピックを開始する

メールやフォーラムから自身のトピックを投稿し、他のユーザーに返信を求めることができます。

メールを使用して新規トピックを開始するには:

グループにメールを送信します。メールの件名がトピックの件名になります。

フォーラムを使用して新規トピックを開始するには:

  1. グループのトピックページの左上で、新規トピック または 新しい質問 をクリックします(ボタンの内容はグループの種類により変わります)。

  2. [件名] または [質問のタイトル] を入力します(選択した内容により変わります)。グループの種類や権限に基づき、投稿の種類を選択する次のような選択肢が表示されます。

    • ディスカッション)一般的なディスカッション トピックを作成します。新規トピック をクリックしてもその他の選択肢が表示されない場合は、ディスカッションが開始されます。

    • 質問)Q&A フォーラムで新規質問を作成します。新しい質問 をクリックしてもその他の選択肢が表示されない場合は、そのトピックは「質問」になります。

    • お知らせ)重要な情報を含むトピックを作成します。グループのすべてのメンバーがお知らせを読むことができますが、通常はグループのオーナーまたは管理者のみが作成できます。

  3. トピックの最初の投稿を入力して、投稿 をクリックします。トピックがグループのトピックリストに表示されます。

新規のトピックを開始する
2.5

トピックを解決する

グループの種類によっては、[ベストアンサー](Q&A フォーラムの質問)を選択するか、またはトピックに [完了](共同トレイのディスカッション)のマークを付けてトピックを解決できます。トピックを開いて、対象の投稿の [完了マークを付ける] または [ベストアンサーのマークを付ける] をクリックします。

トピックを解決する
2.6

トピックの投稿を削除する

作成した投稿を削除するには、投稿を展開します。下矢印アイコン arrow_drop_down をクリックして [投稿を削除] を選択します。トピックを閲覧しているユーザーには、投稿が削除されたというメッセージが表示されますが、削除された投稿の投稿者は表示されません。

トピックの投稿を削除する
3

グループの作成

グループの作成は簡単に行えます。作成するグループの種類が決まったら、基本的な情報をいくつか入力するだけで使用できます。

このセクションの内容:

3.1

グループの種類を選択する

グループの目的に応じて、さまざまな種類のグループを作成できます。最も一般的なグループの種類は、メーリング リスト、ウェブ、Q&A フォーラム、共同トレイです。

グループの種類

説明

使用例

グループの種類

メーリング リスト

説明

メーリング リストのグループです。新規のメールアドレスを作成して、組織のユーザーが誰でもメッセージをグループ内の全員に一度で送信できるようにします。

使用例

メールで情報を共有することが多いチーム。

グループの種類

ウェブ フォーラム

説明

特定の話題に基づいて、組織の誰でも参加できるグループを作成します。

使用例

組織内で同じような興味、専門知識、仕事の役割を持つユーザー向けのオンライン コミュニティ。

グループの種類

Q&A フォーラム

説明

製品のエキスパートや製品に詳しい顧客が、製品についての一般的な質問に返信したり、ベストアンサーとして返信にマークを付けたりできます。返信は他の顧客用にナレッジベースとして保存されます。

使用例

製品やサービスについて質問や回答を行う、顧客向けのオンライン フォーラム。

グループの種類

共同トレイ

説明

グループのメンバーが support@[会社名].com のような共通のアドレスで、メールのリクエストを受信したり返信したりできます。受信メッセージのグループ メンバーへの割り当て、状態の追跡、投稿のカテゴリ分け(後で簡単に探せるようにするため)などを行えます。

使用例

メールを使用して、サポート チケット、販売に関する問い合わせ、社内や顧客からの要求を処理するチーム。

3.2

グループを作成して基本的な権限を設定する

G Suite アカウントをご利用の場合の注意: 一般公開されていない組織内のウェブ フォーラムを検索または作成する場合は、[グループ] ページの [マイグループ] > [組織の表示を切り替え: [ドメイン名].com] をクリックしてから以下の操作をしてください。

作成するグループの種類が決まったら、作成の準備は完了です。

グループを作成して基本的な権限を設定するには:

  1. Google グループのホーム ウィンドウで グループを作成 をクリックします。
  2. グループ名、グループのメールアドレス、グループの種類などの情報を入力します。
  3. [基本的な権限] で役割を割り当て、トピックを表示できるユーザー、メッセージを投稿できるユーザー、グループに参加できるユーザーを指定します。
  • メンバー: グループに投稿できます。
  • マネージャー: グループに投稿できます。メンバーの承認、追加、削除が可能です。
  • オーナー: グループの作成とメンバーの追加が可能です。デフォルトではグループの作成者が自動的にオーナーとなりますが、他のオーナーを追加することもできます。
  • 作成 をクリックします。
グループを作成して基本的な権限を設定する
3.3

メンバーを招待する

グループを作成したら、ユーザーを追加します。招待して参加してもらうか、オーナー自身で追加します。

メンバーをグループに招待するには:

  1. トピックページで [管理] をクリックします。
  2. [メンバー] の下で、[メンバーを招待] をクリックして参加するユーザーを招待するか、[メンバーを直接追加] をクリックして自分自身で追加します。
  3. メールアドレスを入力します。

    注: 社外のユーザーを追加できない場合は G Suite 管理者にお問い合わせください。

  4. 招待メッセージを作成します。
  5. 招待状を送信 をクリックして新規メンバーを招待するか、追加 をクリックしてメンバーを直接追加します。
メンバーを招待する
4

チームメンバーとの連携

ひとつのメールアドレスでメンバー全員に一括連絡できるため、メールの送信、カレンダーの招待状の送信、チーム全体でのドキュメントの共有を簡単に行うことができます。ここでは、Google グループとその他の G Suite サービスを組み合わせて使用するおすすめの方法をご紹介します。

このセクションの内容:

4.1

グループにメールを送信する

Gmail作成ウィンドウの [To] 欄に、チームメンバーの個々のメールアドレスではなく、グループのアドレスを受信者として入力します。

グループにメールを送信する
4.2

グループをカレンダーの予定に招待する

カレンダーの予定詳細ページの [ゲスト] ボックスに、グループのアドレスを入力します。グループの個々のメンバーが [ゲスト] ボックスの下に表示されます。

グループをカレンダーの予定に招待する
4.3

ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームを共有する

オンライン ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなどの Google ファイルをグループで共有するには、ファイルを開いて 共有 をクリックします。次にグループのメールアドレスを入力します。

グループに追加したユーザーがドキュメントにアクセスできるようになります。同様に、グループからメンバーを削除すると、削除されたユーザーはグループで共有しているコンテンツにアクセスできなくなります。

ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームの共有
5

グループの管理

多くのグループに参加やアクセスをしている場合でも、グループの整理と管理は簡単です。

このセクションの内容:

5.1

グループをお気に入りに追加する

多数のグループに参加している場合は、よく使用するグループに [お気に入り] からアクセスできます。グループを [お気に入り] に追加するには、グループのスターアイコンをクリックします。

注: 左のナビゲーションで [スター付き] をクリックすると、スターの付いたトピックや投稿が表示されますが、スターの付いたグループは表示されません。スター付きのグループは [お気に入り] に表示されます。

グループをお気に入りに追加する
5.2

メンバーの設定を表示、編集する

参加しているすべてのグループは [マイグループ] ページに表示されます。グループの管理者またはオーナーの場合は、そのことがグループ名の下に表示されます。

特定のグループのメールが多すぎる場合は、グループ宛てに送信されたメッセージを個別に受信する代わりに、メッセージの要約を 1 日に 1 回受け取ることができます。または、グループのディスカッション アーカイブ(フォーラム ページ)でメッセージを読むだけにして、受信トレイでメッセージを受け取らないようにすることもできます。

メールの設定を変更する、またはグループから退会するには:

  1. [マイグループ] ページに移動します。
  2. メール登録のオプションを選択します。
  3. このグループから退会 をクリックして退会します。

自分自身がオーナーになっているグループを退会する場合は、オーナー権限を他のユーザーに譲渡してください。

メンバーの設定を表示、編集する

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Q&A にすばやく答えるために回答定型文を作成したり、1 つのアドレスで複数のユーザーとコンテンツを共有したり、バーチャル掲示板を作成したりできます。