Gmail でできること

Gmail を使用すると、自分のメールをクラウドに安全に保管して、あらゆる種類のパソコンや端末のウェブブラウザからアクセスできるようになります。また、重要なメールを簡単に整理、検索したり、送信メールに仕事用の署名を追加したり、インターネットに接続していないときにメールの閲覧、下書きをしたりすることもできます。

必要なもの:

G Suite アカウント

10 分

別のメール プログラムから移行する場合:

必要に応じて次のガイドもご覧ください。

注: 組織の管理者が既存のメールをまだ移行していない場合は、このチュートリアルを開始する前に、既存のメールを読み込むことをおすすめします。

Gmail でできること
1.1

新しいメールを作成する

メールの送信を開始するには:

  1. Gmail の受信トレイを開きます。

  2. 左側のサイドバーの 作成 をクリックします。Gmail ウィンドウの下隅に新規メッセージの画面が開かれます。

  3. 作成ウィンドウの上隅にあるボタンを使って、適切なウィンドウ サイズを選びます。

  4. 入力を開始するだけでメールを作成できます。作成を開始した後の未送信メールは、サイドバーの [下書き] に自動的に保存されます。

新しいメールを作成する

全画面表示

Shift +

サイズ変更や画面内移動を行える別ウィンドウがポップアウトします。

最小化

1.2

宛先、添付ファイル、画像などを追加する

添付ファイルの追加、フォント スタイルによる重要ポイントの強調、さまざまな宛先の指定などの操作は、作成ウィンドウで直接行うことができます。

新規メッセージ(小)

To

宛先

To

Gmail の書式設定オプション

宛先

フォント スタイル(フォント、サイズ、太字、色、配置、箇条書き、インデント)

To

Gmail の添付ファイル

宛先

ファイルを添付

To

Gmail でのドライブ ファイルの挿入

宛先

ドライブを使用してファイルを挿入

To

Gmail の写真挿入

宛先

画像を追加する

To

Gmail のリンク挿入

宛先

リンクを追加する

To

Gmail のメール削除

宛先

メールを削除します

To

Gmail のその他のオプション

宛先

その他のオプション

1.3

メールを送信する、送信を取り消す

メールの作成が終わったら、あとは 送信 をクリックするだけです。

入力ミスに気が付いたり、メールの送信をキャンセルしたくなったりした場合は、[送信取り消し] 機能をオンにすることで、送信直後のメールを取り戻すことができます。

  1. 画面右上の をクリックし、[設定] を選択します。

  2. [全般] タブをクリックします。

  3. [送信取り消し] までスクロールし、[送信取り消し機能を有効にする] チェックボックスをオンにします。

  4. 画面下部の 変更を保存 をクリックします。

メールを送信する、送信を取り消す
1.4

インターネットに接続していないときにメールを操作する

メールの閲覧や下書きの作成は、インターネットに接続していない状態でも行えます。未送信のメールは、インターネットに再度接続したときに送信されます。

注: この機能を利用できるのは、管理者が組織やチームに対してオフライン アクセスを有効にしている場合のみです。

  1. 画面右上の をクリックし、[設定] を選択します。

  2. [オフライン] タブをクリックします。

  3. [オフライン メールをこのパソコンで有効にする] をオンにします。

  4. 画面下部の 変更を保存 をクリックして、表示される指示に沿って操作します。

インターネットに接続していないときにメールを操作する
2

メールへの返信

次は、受け取ったメールに返信する方法を説明します。

このセクションの内容:

2.1

新着メールを見る

未読のメールは太字で表示されています。メールを開くには、メール一覧で対象のメールをクリックします。

既定の設定では、返信メールはスレッドにグループ化されます。スレッド表示に慣れるまでは少し時間がかかるかもしれませんが、すべてのメールをスレッドにまとめることで、メールの追跡が容易になり、受信トレイも整理されます。

ただし、受信済みのメールと今後受信するメールをすべて別々に管理したい場合は、スレッドを解除できます。

  1. 画面右上の をクリックし、[設定] を選択します。

  2. [全般] タブの [スレッド表示] で [スレッド表示 OFF] をオンにします。

  3. 画面下部の 変更を保存 をクリックします。

メールへの返信
2.2

メールへの返信

メッセージに返信するには、メッセージの下にあるボックスをクリックして、返信内容を入力します。返信方法を選択することもできます。

  1. 返信または転送する: メッセージに返信するには、メッセージを開いて、メッセージの下にあるボックスの [返信]、[全員に返信]、[転送] のいずれかをクリックします。
  2. 引用返信する: 返信で前のメッセージを表示するには、下にスクロールして、[短縮されたコンテンツを表示する] アイコンをクリックします。
  3. スレッド内の以前のメッセージに返信する: 返信するメッセージを選択します。次に、 の横)をクリックして返信方法を選択します。
  4. スレッド全体を転送する: スレッド上部のメニューバーで、その他 > [すべて転送] をクリックします。
新着メールを見る
2.3

宛先と件名を変更する

返信の各項目に変更を加える方法は、次のとおりです。

  1. 宛先を追加または削除する: 返信時に宛先フィールドをクリックします。宛先を追加するにはメールアドレスを入力し、宛先を削除するにはメールアドレスの横の [X] をクリックします。
  2. メールの件名を編集する: 宛先の名前の横にある をクリックして、[件名を編集] を選択します。
  3. 返信の作成が終わったら、送信 をクリックします。
宛先と件名を変更する
3

受信トレイの整理

Gmail の主な機能の使い方を学習したところで、今度はメールを整理して受信トレイを仕事で活用できるようにしましょう。

このセクションの内容:

3.1

フォルダからラベルに切り替える

従来のメール プログラムでは、必要なメールはフォルダに保管していました。Gmail では、ラベルを使ってメールを分類します。ラベルはフォルダに似ていますが、フォルダよりも便利な点があります。ひとつのメールにはラベルを複数追加できるので、後でどのラベルでもメールを検索できます。

次の操作も行えます。

  • Gmail ウィンドウの左側にあるラベルを開くと、そのラベルの付いたメールがすべて表示されます(従来のフォルダを開く方法と同じ要領です)。

  • フォルダと同様に、ラベルの中に別のラベルを作成できます。

  • すべてのメールをラベルで検索できます。

  • 受信トレイでメールのラベルを見れば、メールの種類がすぐにわかります。

フォルダからラベルに切り替える
3.2

ラベルを作成して適用する

ラベルを作成するには:

  1. 画面右上の をクリックし、[設定] を選択します。

  2. [ラベル] タブをクリックします。

  3. [ラベル] セクションまでスクロールし、新しいラベルを作成 をクリックします。

  4. ラベル名を入力し、作成 をクリックします。

サブフォルダと同じように、入れ子になったラベルを作成することもできます。

作成したラベルでメールにタグ付けするには:

  1. メールを選択します。

  2. をクリックします。

  3. 選んだメールに追加するラベルのチェックボックスをオンにし、[適用] をクリックします。

特定のラベルが付いたメールをすべて表示するには、Gmail ウィンドウの左側でラベルの名前をクリックします。

ラベルを作成して適用する
3.3

受信トレイからメールを移動する

フォルダの操作と同様に、メールを受信トレイからラベルに移動することもできます。

  1. メールを選択します。

  2. をクリックします。

  3. メールの移動先にするラベルを選択します。

移動したメールは受信トレイに表示されなくなりますが、ラベルを開くかラベルで検索すると見つけることができます。

受信トレイからメールを移動する
3.4

重要なメールにスターを付ける

重要なメールにフラグを付けるには、受信トレイまたはスレッド内のメッセージの横にある をクリックします。

スター付きのメールをすべて表示するには、左側のサイドバーにある [スター付き] をクリックします。

重要なメールにスターを付ける
3.5

不要なメールを削除またはアーカイブする

不要になったメールを削除するには、削除するメールを選択し、 をクリックします。削除したメールは [ゴミ箱] に移動され、30 日後に完全に削除されます。

ただし、G Suite アカウントには 30 GB 以上の保存容量があるので、容量節約のためにメールを削除する必要はありません。代わりに、不要メールはアーカイブすることをおすすめします。

アーカイブしたメールは受信トレイには表示されなくなるので、トレイ内が整理されます。しかも、アーカイブしたメールはアカウントに残るので、後で検索することもできます。ちょうど、メールをゴミ箱に移動する代わりに、安全保管のためにファイル キャビネットに移し替える作業に似ています。

  1. アーカイブするメールを選択します。

  2. をクリックします。

不要なメールを削除またはアーカイブする
4

メールの検索

必要な 1 つのメールを探すために、古いメールすべてに目を通すのは大変な作業です。Gmail ではメールを検索できます。

このセクションの内容:

4.1

受信トレイを検索する

メールを検索するときは、メールの項目(件名、本文、送信者名)に出てくるキーワードを検索条件にすることができます。Gmail 画面の上部にある検索ボックスで目的のキーワードを入力するだけで、メールを検索できます。

Gmail では検索をすばやく行えるように、検索ボックスに入力を開始すると、既存のメール、連絡先、ラベル、過去の検索対象に基づいて、検索キーワードの候補が表示されます。いずれかの候補をクリックすると、その候補が開きます。検索結果の一覧を表示するには、 をクリックします。

受信トレイを検索する
4.2

詳細オプションで検索対象を絞り込む

検索対象をさらに絞り込むには、Gmail 検索ボックスの右側にある をクリックします。これによって、さらに多くの検索オプションが表示されます。

検索オプションでは、具体的な検索条件を入力できます。たとえば、アリスさんからのメールのうち、添付ファイルを含み、特定の期間内のメールを検索できます。

詳細オプションで検索対象を絞り込む
5

署名の作成

最後に、仕事用の署名を送信メールに自動的に追加する方法について説明します。

このセクションの内容:

5.1

署名を作成する

署名には、名前、役職、連絡先情報を含めることができます。

  1. をクリックして [設定] を選択します。

  2. [全般] ページの [署名] セクションまでスクロールし、署名を作成します。書式設定バーを使用して、テキストの色やスタイル、リンク、画像を追加することもできます。

  3. 画面下部の 変更を保存 をクリックします。

署名の作成

次のステップ

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トレーニングを続ける

受信トレイを自動的に整理したり、送信済みメールの送信をキャンセルしたくなった場合に送信を取り消したり、新しいアカウントを作成せずにアドレスを無制限に使用したりできます。

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