共有ドライブのおすすめの利用方法

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共有ドライブとは

共有ドライブは、チームで共有するファイルを保存するためのスペースです。共有ドライブを使用すると、どこにいても、どのデバイスからでも、ファイルの保存や検索、ファイルへのアクセスを行えます。

マイドライブ内のファイルとは異なり、共有ドライブ内のファイルはユーザーではなくチームに属します。メンバーがチームから退出してもファイルはそのままなので、残りのチーム メンバーはファイルを引き続き使用することができます。

ご紹介したおすすめの方法やヒントを利用して共有ドライブを最大限に活用してください。

重要: 共有ドライブは G Suite Enterprise、Business、Education エディションでのみご利用いただけます。お客様の組織で共有ドライブをご利用いただけない場合、Google ドライブには表示されません。詳細については、G Suite 管理者にお問い合わせください。

1

共有ドライブを使用したほうが良い場合

はじめに、マイドライブではなく、共有ドライブを使用する必要があるかどうかを判断します。

このセクションの内容:

1.1

マイドライブと共有ドライブの違い

マイドライブと共有ドライブの主な違い:

マイドライブ

共有ドライブ

ファイルを追加できるユーザー

マイドライブ

マイドライブを所有するユーザー。

共有ドライブ

[投稿者] アクセス以上の権限をお持ちのすべてのメンバー。

追加できるファイル形式

マイドライブ

すべてのファイル形式。

共有ドライブ

すべてのファイル形式(Google マップを除く)。

ファイルやフォルダのオーナー

マイドライブ

ファイルまたはフォルダを作成したユーザー。

共有ドライブ

チーム。

ファイルとフォルダの移動

マイドライブ

可能です。マイドライブ内でファイルとフォルダを移動できます。

共有ドライブ

  • 投稿者以上のアクセス権を持つ場合、マイドライブから共有ドライブにファイルを移動できます。
  • コンテンツ管理者以上のアクセス権を持つ場合、共有ドライブのファイルやフォルダを移動できます。
  • 管理者のアクセス権を持つ場合、共有ドライブからファイルを移動したり、共有ドライブ間でファイルを移動したりできます。
  • マイドライブから共有ドライブにフォルダを移動したい場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。

共有ドライブにファイルを追加する方法について詳しくは、共有ドライブ スタートガイドをご覧ください。

パソコンとのファイル同期

マイドライブ

可能です。ドライブ ファイル ストリームまたはバックアップと同期を使用します。

共有ドライブ

どちらの同期ソリューションを使用しているかによって異なります。

  • ドライブ ファイル ストリーム: 可
  • バックアップと同期: 不可

共有の仕組み

マイドライブ

個々のファイルへのアクセス権限に応じて、フォルダに表示されるファイルはユーザーごとに異なることがあります。

共有ドライブ

共有ドライブのメンバー全員が、すべてのファイルを閲覧できます。

ゴミ箱に移動したファイルの保持期間

マイドライブ

ゴミ箱内のファイルやフォルダは、ユーザーが [完全に削除] を選択するまで削除されません。

共有ドライブ

  • 共有ドライブにはそれぞれのゴミ箱があります。
  • コンテンツ管理者以上のアクセス権があるメンバーは、ファイルをゴミ箱に移動できます。
  • ゴミ箱内にあるファイルとフォルダは 30 日後に完全に削除されます。
  • 管理者のアクセス権を持つメンバーは、30 日の経過を待たずにファイルを完全に削除できます。

ファイルの復元

マイドライブ

可能です。ファイルのオーナーであれば、ファイルを復元できます。

共有ドライブ

可能です。[投稿者] アクセス以上の権限をお持ちの場合は、ファイルを復元できます。

1.2

共有ドライブを使用したほうが良い場合

次の状況では共有ドライブを使用することをおすすめします。

  • グループでプロジェクトやイベントに取り組んでいて、全員が同じファイルにアクセスする必要がある。
  • ほとんどのファイルが同じグループのメンバーと共有される。
  • ファイル間で一貫したテーマやトピックを共有している。
  • 保存するコンテンツが個人用ではなく、特定のチームやグループにとって興味深いものである。
1.3

共有ドライブの一般的な使用例

共有ドライブの一般的な使用例:

  • プロジェクト - 同じプロジェクトに参加しているユーザー用。
  • イベント - 特定のイベントや成果物で定義された期間に作業を行うユーザー用。
  • テンプレート - ユーザーがコピーや再利用を行えるファイル用。
  • 会社全体で使用するファイル - トレーニング用のファイルなど、全員がアクセスする必要があるファイル用。
  • 機密ファイル - 機密性の高いファイル用。セキュリティを強化してアクセスを制限できる。
2

共有ドライブにファイルを移動する

マイドライブから共有ドライブにファイルを移動するには、コピーを作成する代わりにファイルを移動します。こうすることで、リンクがそのまま残り、既存の共同編集者は引き続きファイルにアクセスできます。

このセクションの内容:

2.1

共有ドライブにファイルを移動する

まず、次の点にご注意ください。

  • 複数のファイルをまとめて移動できます
  • マイドライブから共有ドライブにフォルダを移動することはできませんが、共有ドライブに新しいフォルダを作成することはできます
  • 共有ドライブでメンバー以外のアクセスが許可されていない場合を除き、ファイルを直接共有されたユーザーは誰でも引き続きファイルにアクセスできます。
  • 共有フォルダからファイルにアクセスしていたユーザーは、ファイルを移動するとアクセスできなくなります。これらのユーザーが引き続きアクセスできるようにするには、ファイルを共有ドライブに移動した後で権限を更新してください。

マイドライブから共有ドライブにファイルを移動したり、共有ドライブ間でファイルを移動したりするには、移動先の共有ドライブにファイルをドラッグします。フォルダを移動する場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。

マイドライブから共有ドライブにファイルを移動するには:

自分がオーナーであるファイルは、どこからでも(別のドライブ、パソコン、モバイル デバイスなど)共有ドライブに移動できます。

次の条件に該当する場合、ファイルのオーナーでなくても編集者以上のアクセス権があれば共有ドライブにファイルを移動できます。

  • G Suite 管理者がこのオプションを有効にしている。
  • ファイルのオーナーが、移動先の共有ドライブのメンバーである。

上記に該当しない場合は、共有ドライブにファイルを移動するようオーナーに依頼する必要があります。

共有ドライブ間でファイルを移動するには:

共有ドライブ間でファイルを移動するには、移動元の共有ドライブの管理者のアクセス権と、移動先の共有ドライブの投稿者以上のアクセス権が必要です。

3

共有ドライブでファイルを管理する

共有ドライブの作成、ファイルの追加と検索に関するヒントをご覧ください。

このセクションの内容:

3.1

共有ドライブを設定する

アクセスするユーザーに基づいて共有ドライブを作成する

共有ドライブに対してユーザーに付与したアクセスレベルは、共有ドライブ内のすべてのフォルダに適用されます。各ファイルへのアクセスレベルは変更できますが、フォルダへのアクセスレベルは変更できません。

例: 営業チームの全員が同じリソースにアクセスする必要がある場合、営業チーム用の共有ドライブを作成し、業務で必要となる重要な関連資料をここに保存します。

命名規則を設定する

共有ドライブでファイル名の競合を回避するには、組織全体の命名規則を決めます。

例:

  • 会社の営業部門がさまざまな地域にある場合は、各地域の営業部門用の共有ドライブを作成して、共有ドライブ名に地域名または地域の略称を接頭辞として追加できます。
  • プロジェクトのステータスを示すために、アクティブでないプロジェクトには [アーカイブ]、アクティブなプロジェクトには [進行中] などの接頭辞を追加できます。
  • 社内や社外で共有される共有ドライブを区別するために、[社外] または [社内] という接頭辞を追加できます。

関連するトピック用のフォルダを作成する

コンテンツを各フォルダに分類します。次に、関連するトピックごとにフォルダをネストします。

例:

  • プロジェクト X 用の共有ドライブを作成してから、各トピック用のフォルダを作成します。
  • マーケティング部門用の共有ドライブを作成してから、各プロジェクト用のフォルダを作成します。

各共有ドライブは 1 つのプロジェクトまたは 1 つの部門だけで使用する

共有ドライブに多数のメンバーが含まれている場合、多数のプロジェクトや部門が表示されることがあり、コンテンツの検索や管理が困難になる可能性があります。それぞれの共有ドライブは 1 つのプロジェクトまたは 1 つの部門だけで使用するようにし、トピックやプロジェクトごとにフォルダを作成するようにします。

例:プロジェクト X 用の共有ドライブを作成してから、プロジェクトの各トピック用のフォルダを作成します。これでファイルを整理できるので、プロジェクト X のメンバーは目的のファイルを簡単に見つけることができます。

テーマを使用して共有ドライブを簡単に見分けられるようにする

共有ドライブのバナーに画像を追加して、簡単に判別できるようにすることができます。共有ドライブのテーマを変更するをご覧ください。

3.2

共有ドライブではなくマイドライブにファイルを作成したほうが良い場合

次の場合は、マイドライブにファイルを作成します。

  • 個人のファイルで作業をする。
  • 個人のファイルの下書きを作成する - 共有または共同編集の準備ができたら、共有ドライブにファイルを移動できる。移動すると、所有権は自分からチームに移動する。

次の場合は、共有ドライブにファイルを作成します。

  • チームと共有するファイルで作業をする。
  • ファイルをすぐに共同編集する。
3.3

共有ドライブ内のファイルを検索する

共有ドライブ内のファイルやフォルダが増えるにつれて、特定のコンテンツを見つけることが困難になる可能性があります。このような場合は、検索対象を特定のフォルダに限定できます。

共有ドライブ内を検索するには:

  1. フォルダを右クリックし、[「<フォルダ名>内を検索] をクリックします。
  2. 検索ボックスで検索キーワードを入力し、Enter キーを押します。
4

ファイルを共有する

4.1

共有ドライブに対するアクセスレベルを設定する

共有ドライブの用途に応じてアクセスレベルを設定する

共有ドライブの用途に関係なく、共有ドライブを管理するユーザーには管理者のアクセス権を付与し、メンバーの追加や削除、コンテンツの削除などを行えるようにします。

他のユーザーに対しては、共有ドライブの用途に応じて次のようにアクセス権を付与します。

  • 共同編集を進めるスペースとして利用する場合 - コンテンツ管理者または投稿者のアクセス権を付与して、ユーザーがコンテンツを更新できるようにします。コンテンツ管理者は共有ドライブ内でファイルやフォルダを移動したり、ファイルをゴミ箱に移動したりできます(ただし、ファイルを完全に削除することはできません)。
  • 最終的なコンテンツのリポジトリとして利用する場合 - 閲覧者(コメント可)または閲覧者のアクセス権を付与して、ユーザーがコンテンツを更新できないようにします。

ファイルを削除できるユーザーを管理する

ユーザーが以下の操作を行えるようにするには:

  • ファイルをゴミ箱に移動する - コンテンツ管理者以上のアクセス権を付与します。
  • ファイルをゴミ箱から完全に削除する - 管理者のアクセス権を付与します。
  • ファイルをゴミ箱から復元する - 投稿者以上のアクセス権を付与します。

ファイルを削除すると、すべてのメンバーの共有ドライブから削除されます。ファイルはゴミ箱に移動され、30 日後、または管理者のアクセス権を持つメンバーが削除した時点で完全に削除されます。

共同編集者が Google 以外のファイルを編集する方法を検討する

共同編集者が Google 以外のファイル(Adobe® PDF® や Microsoft® Office® ファイルなど)にアクセスするためドライブ ファイル ストリームを使用している場合は、共同編集者にコンテンツ管理者権限を付与します。

注: 投稿者権限を持っているメンバーは、ドライブ ファイル ストリームを使用しなくても、パソコンからオフラインで編集した最新バージョンをアップロードできます。詳しくは、すべてのドラフトを単一のドライブ ファイル内に保管し、必要に応じて前の版に戻すをご覧ください。

完了したプロジェクトで共有ドライブのアクセスレベルとドライブ名を変更する

共有ドライブをプロジェクト用に使用している場合、プロジェクトが完了した後、次の操作をすることができます。

  • ユーザーのアクセス権を管理者コンテンツ管理者、または投稿者から、閲覧者(コメント可)または閲覧者に変更できます。
  • 共有ドライブ名に [アーカイブ] などのステータスを追加できます。

こうすることで、共有ドライブがアクティブなプロジェクト フォルダではなく、リポジトリのようになります。

4.2

共有ドライブのアクセス権限をリクエストする

共有ドライブのアクセス権限は、その共有ドライブのリンクを共有したユーザーにリクエストすることをおすすめします。そのユーザーが管理者権限を持っている場合は、あなたを共有ドライブに直接追加できます。アクセス権限のリクエストは、管理者権限を持つ共有ドライブのメンバー全員に送信されるわけではありません。

4.3

メンバー以外とファイルを共有する

メンバー以外のユーザーとファイルを共有できます。

注: G Suite 管理者または共有ドライブの管理者は、各共有ドライブに対してこのオプションを無効にできます。

ファイルをメンバー以外のユーザーと共有すると、ドライブ内の [共有アイテム] フォルダに表示されます。メンバー以外のユーザーはこのフォルダや [最近使用したアイテム] フォルダからそのファイルにアクセスし続けることができますが、マイドライブや他の共有ドライブに追加することはできません。

メンバー以外のグループ用に別の共有ドライブを作成する

メンバー以外のグループと多数のファイルを共有している場合は、別の共有ドライブを作成してこれらのユーザーをメンバーとして追加します。

例: 社外の代理店と一緒にプロジェクトに取り組む場合は、社内のチームメンバー用の共有ドライブとは別に、社内外の協力者用に共有ドライブを作成します。こうすることで、社外のメンバーが社内専用のコンテンツにアクセスすることを防止できます。

4.4

共有を制限する

組織外のユーザーや組織内のメンバー以外のユーザーとの共有を制限する

共有ドライブ内の機密ファイルについては、管理者のアクセス権を持つメンバーが(メンバー以外または組織外のユーザーとの)共有を制限できます。ファイルに対して以下の操作を許可するかどうかを指定できます。

  • ドメイン外のユーザーとのファイルの共有
  • 共有ドライブのメンバーではないユーザーとのファイルの共有
  • 閲覧者(コメント可)または閲覧者のアクセス権を持つユーザーに、ファイルのダウンロード、コピー、印刷を許可

共有ドライブ内のすべてのファイルを保護するには:

管理者のアクセス権が必要です。

  1. 左側で、保護するファイルが含まれている共有ドライブをクリックします。
  2. 上部の共有ドライブ名の横にある下矢印アイコン arrow_drop_down > [共有ドライブの設定] をクリックします。
  3. [編集] をクリックして、以下の権限を設定します。
    • 組織外のユーザーとのファイルの共有
    • 共有ドライブのメンバーではない組織内のユーザーとのファイルの共有
    • 閲覧者(コメント可)または閲覧者のアクセス権を持つユーザーに、ファイルのダウンロード、コピー、印刷を許可
  4. 項目を選択したら、[適用] をクリックします。
  5. [完了] をクリックします。

共有ドライブを組織全体で共有しない

コンテンツのテーマがきわめて明確でない限り、組織全体で共有ドライブを共有しないようにしてください。

例:

  • 良い例: 米国を拠点とする企業が全従業員用に共有ドライブを作成してオフィス ポリシーを保存する。
  • 悪い例: 国際企業が全社用の共有ドライブを作成して、「米国のオフィス ポリシー」という名前のフォルダを追加する。このようにすると、共有ドライブの整理や検索が困難になる可能性があります。

Google グループでメンバーシップを管理する

Google グループでグループを作成して、共有ドライブのユーザーを追加します。こうすると、最新情報などのお知らせメールを毎週グループに配信することもできます。メンバーの追加とアクセスレベルの設定をご覧ください。

共有の制限について検討する

共有ドライブには個人やグループのメンバーを多数含めることができます。

  • 個人またはグループのメールアドレスを最大 600 個追加できます。
  • グループには最大 50,000 名のメンバーを含めることができます。

注: グループとユーザーは 1 人のメンバーとしてカウントされます。1 人のユーザーが個人およびグループのメンバーとして追加された場合も、1 人のメンバーとしてカウントされます。

4.5

共有ドライブの変更履歴を確認する

アクティビティ ストリームで、共有ドライブの次の更新情報を確認できます。

  • メンバーの変更
  • 新規作成または削除されたファイル
  • 共有ドライブの設定の変更
  • ファイルを変更したユーザーと変更日時

共有ドライブの最近のアクティビティを確認するには:

  1. Google ドライブを開き、左側で共有ドライブを選択します。
  2. 右上にある詳細を表示アイコン info をクリックします。
  3. [履歴] をクリックします。

次のステップ

使ってみる

Google ドライブで [共有ドライブ] をクリックして利用を開始します。

注: [共有ドライブ] が表示されない場合は、共有ドライブが有効になっていない可能性があります。G Suite 管理者にお問い合わせください。

トレーニングを続ける

共有ドライブの使用に関するヒントとおすすめの方法をご覧ください。