チームドライブのおすすめの活用法

チームドライブとは

チームドライブは、チームで共有するファイルを保存するためのスペースです。チームドライブを使用すると、どこにいてもどの端末からでも、ファイルの保存や検索、ファイルへのアクセスが可能です。

マイドライブとは異なり、チームドライブ内のファイルは個人ではなくチームに属します。メンバーがいなくなってもファイルはそのままなので、チームの他のメンバーはファイルを引き続き使用することができます。

こうしたおすすめの方法やヒントを利用してチームドライブを最大限に活用してください。

重要: チームドライブは G Suite Enterprise、Business、Education のみでご利用いただけます。Google ドライブでチームドライブが表示されない場合は、組織で利用できない可能性があります。詳細については、G Suite 管理者に問い合わせてください。

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チームドライブを使用する場合

まず、マイドライブの代わりにチームドライブを使用する必要があるかどうかを判断します。

このセクションの内容:

1.1

チームドライブを使用する場面

以下の状況では、チームドライブを使用することを検討してください。

  • 全員が同じファイルにアクセスする必要があるグループでプロジェクトまたはイベントに取り組んでいる。
  • ほとんどのファイルが同じグループのメンバーと共有される。
  • ファイル間で一貫したテーマやトピックを共有している。
  • 保存するコンテンツが個人用ではなく、特定のチームやグループにとって興味深いものである。
1.2

チームドライブの主な活用例

チームドライブの主な活用例は以下のとおりです。

  • プロジェクト - 同じプロジェクトに関与しているユーザー用。
  • イベント - 特定のイベントや成果物で定義された期間に作業を行うユーザー用。
  • テンプレート - ユーザーがコピーや再利用を行えるファイル用。
  • 会社全体で使用するファイル - トレーニング用のファイルなど、全員がアクセスする必要があるファイル用。
  • 機密ファイル - 非常に機密性が高いファイル用。アクセスを制限するためにセキュリティを強化できる。
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チームドライブへのファイルの移動

マイドライブからチームドライブにファイルを移動するには、コピーを作成する代わりにファイルを移動します。こうすることで、リンクがそのまま残り、既存の共同編集者は引き続きファイルにアクセスできます。

このセクションの内容:

2.1

チームドライブにファイルを移動する

まず、次の点にご注意ください。

  • 複数のファイルをまとめて移動できます
  • マイドライブのフォルダをチームドライブに移動することはできませんが、チームドライブで新しいフォルダを作成することはできます
  • チームドライブでメンバー以外のアクセスが許可されていない場合を除き、ファイルを直接共有されたユーザーは誰でもファイルに引き続きアクセスできます。
  • 共有フォルダからファイルにアクセスしていたユーザーは、ファイルを移動するとアクセスできなくなります。これらのユーザーが引き続きアクセスできるようにするには、ファイルをチームドライブに移動した後でアクセス許可を更新してください。

マイドライブからチームドライブにファイルを移動したり、チームドライブ間でファイルを移動したりするには、移動先のチームドライブ フォルダにファイルをドラッグします。フォルダの移動については、G Suite 管理者にお問い合わせください

マイドライブからチームドライブにファイルを移動するには:

チームドライブには、別のドライブの場所、パソコン、モバイル端末など、どこからでも自分がオーナーのファイルを移動できます。

マイドライブ内のファイルのオーナーではないものの、編集者権限を持っているユーザーは、次に該当する場合にファイルをチームドライブに移動できます。

  • G Suite 管理者が設定を有効にしている。
  • ファイルのオーナーがファイルの移動先のチームドライブのメンバーである。

上記に該当しない場合は、チームドライブにファイルを移動するようオーナーに依頼する必要があります。

チームドライブ間でファイルを移動するには:

チームドライブ間でファイルを移動するには、移動元のチームドライブのすべての権限と移動先のチームドライブの編集権限以上の権限が必要になります。

3

チームドライブ内のファイルを管理する

チームドライブの構築、ファイルの追加、ファイルの検索に関するヒントを参照します。

このセクションの内容:

3.1

チームドライブの設定

アクセスするユーザーに基づいてチームドライブを作成する

ユーザーに付与するチームドライブへの権限は、チームドライブ内のすべてのフォルダに対する権限になります。個々のファイルに対しては権限を変更できますが、フォルダに対しては変更できません。

例: 営業チームの全員が同じリソースにアクセスする必要があるとします。営業チーム用のチームドライブを作成して、営業チームの仕事で必要とされる重要な関連資料のための共有用フォルダを用意します。

命名規則を設定する

チームドライブ、フォルダ、ファイルの名前の競合を回避するために、組織全体の命名規則を決めてください。

例:

  • 会社の営業部門がさまざまな地域にある場合は、各地域の営業部門のチームドライブを作成して、チームドライブの名前に地域名または地域の略称を接頭辞として追加できます。
  • プロジェクトのステータスを示すために、アクティブでないプロジェクトには [アーカイブ]、アクティブなプロジェクトには [進行中] などの接頭辞を追加できます。
  • 社内外で共有されるチームドライブを区別するために、[社外] または [社内] などの接頭辞を追加できます。

関連するトピック用のフォルダを作成する

コンテンツをフォルダにまとめて整理します。次に、関連するトピックごとにフォルダをネストします。

例:

  • プロジェクト X 用のチームドライブを作成し、各トピック用のフォルダを作成します。
  • マーケティング部門用のチームドライブを作成し、各プロジェクト用のフォルダを作成します。

各チームドライブを単一のプロジェクトや部門に特化する

チームドライブに多数のメンバーがいる場合、表示されるプロジェクトや部門が多すぎることがあります。それによって、コンテンツの検索や管理が困難になる可能性があります。各チームドライブを単一のプロジェクトや部門に特化し、各トピックまたはプロジェクトに対してフォルダを作成しましょう。

例: プロジェクト X 用のチームドライブを作成します。プロジェクト内に各トピック用のフォルダを作成します。これによって、ファイルが常に整理されるため、プロジェクト X のメンバーが目的のコンテンツを簡単に見つけられるようになります。

テーマでチームドライブを視覚的に判別する

チームドライブのバナーに画像を追加して、チームドライブをすばやく判別できるようにします。チームドライブのテーマを変更するをご覧ください。

3.2

チームドライブではなくマイドライブにファイルを作成する場合

以下の場合、マイドライブにファイルを作成します。

  • 個人用のファイルに対して作業を行っている。
  • 個人的にファイルの下書きを作成する。共有や共同編集の準備ができたら、チームドライブにファイルを移動できます。所有権は自分からチームに移動します。
  • 以下の場合、チームドライブにファイルを作成します。
    • チームと共有するファイルに対して作業を行っている。
    • ファイルをすぐに共同編集する。
3.3

チームドライブ内のファイルを検索する

チームドライブが大きくなるにつれて、特定のコンテンツを見つけるのが困難になる可能性があります。検索対象を特定のチームドライブに制限できます。

チームドライブまたはフォルダ内で検索するには:

  1. チームドライブを右クリックし、[「チームドライブ名」内を検索] をクリックします。
  2. 検索ボックスで、検索語句を入力して、Enter キーを押します。
4.1

チームドライブに対する権限を設定する

チームドライブの用途に応じて権限を設定する

チームドライブを管理する必要があるユーザーには、すべての権限を付与します。そうすることで、そのユーザーはメンバーの追加や削除、コンテンツの削除などを行えるようになります。

その他のユーザーに対しては、チームドライブの用途に応じて次のように権限を付与します。

  • 共同編集を進めるスペースとして利用する場合 - 編集権限を付与して、ユーザーがコンテンツを更新できるようにします。
  • 最終的なコンテンツのリポジトリとして利用する場合 - 閲覧権限またはコメント権限を付与して、ユーザーがコンテンツを更新できないようにします。

ファイルを削除できるユーザーを管理する

他のユーザーがチームドライブ内のファイルを削除したり復元したりできるようにするには、フルアクセス権限を付与します。

ファイルを削除すると、全メンバー用のチームドライブから削除されることに注意してください。ファイルはゴミ箱に移動し、30 日経過すると完全に削除されます。

共同編集者が Google 以外のファイルを編集する方法を検討する

共同編集者が Google 以外のファイル(Adobe® PDF® や Microsoft® Office® ファイルなど)にアクセスするためドライブ ファイル ストリームを使用している場合は、共同編集者にすべての権限を付与します。

注: 編集権限を持っているメンバーは、ドライブ ファイル ストリームを使用しなくても、パソコンからオフラインで編集した最新バージョンをアップロードできます。詳しくは、すべてのドラフトを単一のドライブ ファイル内に保管し、必要に応じて前の版に戻すをご覧ください。

完了したプロジェクトの権限とチームドライブ名を変更する

チームドライブをプロジェクト用に使用している場合、プロジェクトが完了すると、以下のことが行えます。

  • ユーザーのアクセス権を フルアクセスまたは 編集権限からコメント権限または表示権限に変更できます。
  • ステータスをチームドライブ名に追加できます。例: [Archive]。

これで、チームドライブがアクティブなプロジェクト フォルダではなく、リポジトリのようになりました。

4.2

チームドライブへのアクセスをリクエストする

チームドライブへのリンクを共有したユーザーから、チームドライブへのアクセスをリクエストすることをおすすめします。フルアクセス権限を持っている場合は、ユーザーを直接追加できます。また、アクセスのリクエストは、チームドライブのフルアクセス権限を持つすべてのメンバーには送信されません。

4.3

チームドライブのファイルをメンバー以外のユーザーと共有する

チームドライブのファイルをメンバー以外のユーザーと共有できます。

注: G Suite 管理者はこのオプションを無効にできます。

ファイルをメンバー以外のユーザーと共有すると、ドライブ内の[共有アイテム]フォルダに表示されます。メンバー以外のユーザーはこのフォルダや [最近使用したアイテム] フォルダに引き続きアクセスできますが、そのファイルをマイドライブや他のチームドライブに追加することはできません。

メンバー以外のグループ用のチームドライブを作成する

多数のファイルを同じグループのメンバー以外と共有している場合、別のチームドライブを作成し、それらのユーザーをメンバーとして追加します。

例: 外部代理店と一緒にプロジェクトに取り組む場合。内部のチームメンバー用のチームドライブと、内部と外部の協力者用の別のチームドライブを作成します。これにより、外部メンバーが内部専用のコンテンツにアクセスできないようにすることができます。

4.4

チームドライブでの共有を制限する

組織外のユーザーや組織内のメンバー以外のユーザーとの共有を制限する

チームドライブ内の機密ファイルについては、フルアクセス権を持つメンバーが(メンバー以外または組織外のユーザーとの)共有を制限できます。ファイルに関して以下を許可するかどうかを指定できます。

  • ドメイン外のユーザーと共有する。
  • チームドライブのメンバー以外のユーザーと共有する。
  • コメントを付けたり閲覧したりできるユーザーがダウンロード、コピー、印刷できる

チームドライブ内のすべてのファイルを保護するには:

フルアクセス権が必要です。

  1. 左側で、保護するファイルが含まれているチームドライブをクリックします。
  2. 上部のチームドライブ名の横にある下矢印 arrow_drop_down > [チームドライブの設定] をクリックします。
  3. [編集] をクリックして、以下の権限を設定します。
    • 組織外のユーザーとのファイルの共有
    • チームドライブのメンバーではない組織内のユーザーとのファイルの共有
    • コメント権限を持ユーザー, 表示権限を持つユーザーにファイルのダウンロード、コピー、印刷を許可
  4. 項目を選択したら、[適用] をクリックします。
  5. [完了] をクリックします。

組織全体をチームドライブに追加しない

コンテンツのテーマがきわめて明確でない限り、チームドライブを組織全体で共有しないでください。

例:

  • 実施する: 米国に拠点がある会社の全従業員に対するオフィスのポリシーが含まれるチームドライブを作成する。
  • 実施しない: 国際的な会社全体用のチームドライブを作成し、「US Office Policies」という名前のフォルダを追加する。これによって、チームドライブの整理や検索が困難になる可能性外があります。

Google グループでメンバーシップを管理する

Google グループでグループを作成し、チームドライブにユーザーを追加します。毎週グループに更新情報やその他のお知らせをメールで送信することもできます。メンバーの追加と権限の設定をご覧ください。

共有の制限について検討する

チームドライブには個人やグループのメンバーを多数含めることができます。

  • ユーザー 1 人またはグループ 1 つにつき最大 600 個のメールアドレスを追加できます。
  • グループには最大 50,000 名のメンバーを含めることができます。

注: グループとユーザーは 1 つのメンバーとしてカウントされます。ユーザーが個人かつグループのメンバーとして追加される場合、1 人のメンバーとしてカウントされます。

4.5

チームドライブの変更履歴を確認する

チームドライブの更新情報については、アクティビティ ストリームで次をご確認ください。

  • メンバーの変更
  • 新規作成または削除されたファイル
  • チームドライブ設定の変更
  • ファイルを変更したユーザーと変更日時

チームドライブの最近のアクティビティを表示するには:

  1. Google ドライブを開き、左側でチームドライブを選択します。
  2. 右上にある詳細を表示アイコン info をクリックします。
  3. [履歴] をクリックします。

次のステップ

使ってみる

ドライブに移動して、[チームドライブ] をクリックして開始します。

注: チームドライブが表示されない場合は、有効になっていない場合があります。G Suite 管理者にお問い合わせください。

トレーニングを続ける

オフライン時のチームドライブのファイルへのアクセス方法や、キーボード ショートカットの使い方などを紹介します。