共有ドライブ スタートガイド

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共有ドライブでできること

共有ドライブは、チームで共有するファイルを保存するためのスペースです。共有ドライブを使用すると、ユーザーの場所やデバイスに関係なく、ファイルの保存や検索、ファイルへのアクセスが可能です。

マイドライブ内のファイルとは異なり、共有ドライブ内のファイルは個人ではなくチームに属します。一部のメンバーがいなくなってもファイルはそのまま残るため、チームで引き続き情報を共有して仕事を進めることができます。

重要: 共有ドライブを利用できるのは、G Suite Enterprise、G Suite Business、G Suite for Education をご利用のお客様だけです。Google ドライブに共有ドライブが表示されない場合は、所属する組織で利用できない可能性があります。詳細については、G Suite 管理者にお問い合わせください。

マイドライブまたは共有ドライブのどちらを使用すべきか不明な場合:

以下の質問を参考にしてください。

  • 特定のプロジェクト チームの大多数もしくはすべてのメンバーがファイルを必要としているか。
  • ファイルに一貫した共通のテーマがあるか。

どちらの質問の答えも「はい」であれば、共有ドライブを作成することをおすすめします。さまざまなプロジェクトでファイルを使用する場合は、複数の共有ドライブを作成します。

マイドライブと共有ドライブの違いについては、ドライブに関するよくある質問「マイドライブと共有ドライブの違いは何ですか?」をご覧ください。

必要なもの:

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schedule 10 分

1

共有ドライブを設定する

1.1

共有ドライブを作成する

  1. Google ドライブを開きます。
  2. 左側にある [共有ドライブ] をクリックします。
  3. 上部にある   新規 をクリックします。
  4. 名前を入力し、作成 をクリックします。

1.2

メンバーの追加とアクセスレベルの設定

新しいメンバーを追加すると、そのメンバーにはコンテンツ管理者アクセスの権限が付与されます。メンバーのアクセスレベルは変更できます。

注: ライブ ファイル ストリームでファイルを編集する必要があるメンバーにコンテンツ管理者アクセスの権限を付与します。

権限

管理者

コンテンツ管理者

投稿者

閲覧者(コメント可)

閲覧者

権限

ファイルやフォルダを閲覧する

管理者

check

コンテンツ管理者

check

投稿者

check

閲覧者(コメント可)

check

閲覧者

check

権限

ファイルにコメントする

管理者

check

コンテンツ管理者

check

投稿者

check

閲覧者(コメント可)

check

閲覧者

remove

権限

ファイルを編集する

管理者

check

コンテンツ管理者

check

投稿者

check

閲覧者(コメント可)

remove

閲覧者

remove

権限

ファイルを作成・追加する、フォルダを作成する

管理者

check

コンテンツ管理者

check

投稿者

check

閲覧者(コメント可)

remove

閲覧者

remove

権限

特定のファイルにユーザーを追加する

管理者

check

コンテンツ管理者

check

投稿者

check

閲覧者(コメント可)

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閲覧者

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権限

ゴミ箱からファイルを復元する(最大 30 日間)

管理者

check

コンテンツ管理者

check

投稿者

check

閲覧者(コメント可)

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閲覧者

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権限

マイドライブから共有ドライブにファイルを移動できます

管理者

check

コンテンツ管理者

check

投稿者

check

閲覧者(コメント可)

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閲覧者

remove

権限

共有ドライブからファイルを移動したり、共有ドライブ間でファイルを移動したりできます

管理者

check

コンテンツ管理者

check

投稿者

remove

閲覧者(コメント可)

remove

閲覧者

remove

権限

ファイルやフォルダをゴミ箱に移動する

管理者

check

コンテンツ管理者

check

投稿者

remove

閲覧者(コメント可)

remove

閲覧者

remove

権限

共有ドライブ内のファイルやフォルダを移動できます

管理者

check

コンテンツ管理者

check

投稿者

remove

閲覧者(コメント可)

remove

閲覧者

remove

権限

共有ドライブのメンバーを追加または削除できます

管理者

check

コンテンツ管理者

remove

投稿者

remove

閲覧者(コメント可)

remove

閲覧者

remove

権限

メンバーのアクセスレベルを変更する

管理者

check

コンテンツ管理者

remove

投稿者

remove

閲覧者(コメント可)

remove

閲覧者

remove

権限

ゴミ箱のファイルを完全に削除する

管理者

check

コンテンツ管理者

remove

投稿者

remove

閲覧者(コメント可)

remove

閲覧者

remove

メンバーを追加してアクセスレベルを設定するには:

管理者のアクセス権が必要です

  1. 左側にある共有ドライブをクリックします。
  2. 上部の共有ドライブ名の下にある [メンバーを追加] をクリックします。
  3. 名前、メールアドレス、Google グループのいずれかを追加します。
  4. (省略可)アクセスレベルを変更するには、[コンテンツ管理者] の横にある下矢印アイコン arrow_drop_down をクリックし、アクセスレベルを選択します。
  5. (省略可)メッセージを入力します。
  6. (省略可)新しいメンバーに通知を送信しない場合は、[通知の送信をスキップ] チェックボックスをオンにします。
  7. [送信] または [追加] をクリックします。
1.3

メンバーのアクセスレベルを変更する

管理者のアクセス権が必要な場合:

  1. 左側にある共有ドライブをクリックします。
  2. 上部の共有ドライブ名の横にある下矢印アイコン arrow_drop_down > [メンバーを管理] をクリックします。
  3. メンバー名の横にある下矢印アイコン arrow_drop_down をクリックし、別のアクセスレベルを選択します。
  4. [完了] をクリックします。
1.4

メンバーの削除

管理者権限が必要です

  1. 左側にある共有ドライブをクリックします。
  2. 上部の共有ドライブ名の横にある下矢印 arrow_drop_down > [メンバーを管理] の順にクリックします。
  3. メンバー名の横にある下矢印 arrow_drop_down をクリックし、[メンバーを削除] を選択します。
  4. [完了] をクリックします。

注: 共有ドライブからユーザーを削除しても、共有ドライブ以外の方法で共有されたファイル(リンクやグループを使って組織内の全員と共有されたファイルなど)には、そのユーザーも引き続きアクセスできる場合があります。

2

ファイルやフォルダの追加

ファイルやフォルダを共有ドライブに追加します。

このセクションの内容:

2.1

フォルダを作成する

新しいフォルダを作成するには:

  1. 左側にある共有ドライブをクリックします。
  2. [新規] > [フォルダ] をクリックします。
  3. フォルダの名前を入力し、作成 をクリックします。

注:

  • マイドライブや他の共有ドライブにすでに保存されているフォルダを共有ドライブに移動する場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。
  • サブフォルダのアクセス権は、最上位フォルダのアクセス権と同じにする必要があります。

パソコンから既存のフォルダにアップロードするには:

  1. 左側にある共有ドライブをクリックします。
  2. パソコン上の既存フォルダを共有ドライブにドラッグします。または、[新規] > [フォルダのアップロード] をクリックします。目的のフォルダに移動してフォルダを開きます。

2.2

ファイルを追加、編集する

投稿者以上のアクセス権が必要です

追加したすべてのファイルは、チームによって所有されます。ファイルを追加したユーザーが共有ドライブのメンバーではなくなっても、そのファイルは共有ドライブに残ります。

  1. 左側にある共有ドライブをクリックします。
  2. 自分のパソコンやマイドライブから既存のファイル(自分がオーナーのファイル*)を共有ドライブにドラッグします。または、[新規] をクリックし、次のいずれかの操作を行います。
    • ファイルを作成するには、ファイル形式(Google ドキュメントなど)を選択します。
    • ファイルをアップロードするには、[ファイルのアップロード] をクリックします。目的のファイルに移動してファイルを開きます。
  3. ファイルをダブルクリックして開き、編集します。

* ファイルのオーナーではないけれども、Google ドライブで編集者のアクセス権がある場合、ファイルを共有ドライブに移動できます(G Suite 管理者が移動を許可している場合)。

注: パソコンにファイルを保存してアクセスするには、ドライブ ファイル ストリームを使用します。詳しくは、ドライブ スタートガイドをご覧ください。

3

ファイルやフォルダを管理する

共有ドライブの作成、ファイルの作成と検索に関するヒントをご覧ください。

このセクションの内容:

3.1

重要なファイルにスターを付ける

重要なファイルやフォルダにスターを付けて、後で見つけやすいようにします。ファイルまたはフォルダを右クリックして、[スターを付ける] を選択します。

すべてのスター付きファイルやフォルダを左側に表示するには、[スター付き] をクリックします。

3.2

ファイルを移動する

マイドライブから共有ドライブにファイルを移動したり、共有ドライブ間でファイルを移動したりするには、移動先の共有ドライブにファイルをドラッグします。フォルダを移動する場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。

マイドライブから共有ドライブにファイルを移動するには:

自分がオーナーであるファイルは、どこからでも(別のドライブ、パソコン、モバイル デバイスなど)共有ドライブに移動できます。

次の条件に該当する場合、ファイルのオーナーでなくても編集者以上のアクセス権があれば共有ドライブにファイルを移動できます。

  • G Suite 管理者がこのオプションを有効にしている。
  • ファイルのオーナーが、移動先の共有ドライブのメンバーである。

上記に該当しない場合は、共有ドライブにファイルを移動するようオーナーに依頼する必要があります。

共有ドライブ間でファイルを移動するには:

共有ドライブ間でファイルを移動するには、移動元の共有ドライブの管理者のアクセス権と、移動先の共有ドライブの投稿者以上のアクセス権が必要です。

3.3

ファイルを削除または復元する

ファイルをゴミ箱に移動するには:

コンテンツ管理者以上のアクセス権が必要です

  1. 削除するファイルをクリックします。
  2. 上部にあるゴミ箱アイコン delete をクリックします。
  3. [全員から削除] をクリックします。

ファイルは共有ドライブのゴミ箱フォルダに移動されます。共有ドライブのゴミ箱フォルダ内のファイルは、30 日後に自動的に削除されます。

ゴミ箱のファイルを完全に削除するには:

管理者以上のアクセス権が必要です

  1. ゴミ箱フォルダ内の削除するファイルを右クリックして [完全に削除] を選択します。
  2. [完全に削除] をクリックして確定します。

ファイルを復元するには(最長 30 日間):

投稿者以上のアクセス権が必要です

  1. 左側にある共有ドライブをクリックします。
  2. 上部の共有ドライブ名の横にある下矢印アイコン arrow_drop_down > [ゴミ箱を表示] をクリックします。
  3. ファイルをクリックし、復元アイコン history をクリックします。
3.4

ファイルを検索する

共有ドライブで検索するには:

  1. 共有ドライブを右クリックし、[「<フォルダ名>内を検索] をクリックします。
  2. 検索ボックスに検索キーワードを入力し、Enter キーを押します。
4

共有と共同編集

共有ドライブに追加したファイルは、その共有ドライブのメンバーと自動的に共有されます。また、共有を制限していない限り、すべてのメンバーがメンバー以外のユーザーと共有ドライブのファイルを共有できます。

このセクションの内容:

4.1

ファイルを共有する

投稿者以上のアクセス権が必要です

注: 共有ドライブ内のフォルダは共有できません。

ドライブと同様に、共有ドライブのメンバーではないユーザーと共有ドライブ内のファイルを共有する方法はいくつかあります。

注: 組織により、ファイルの共有が制限されていることがあります。詳しくは、G Suite 管理者にお問い合わせください。

個々のユーザーやグループとファイルを共有するには:

  1. 共有ドライブで、共有するファイルをクリックします。
  2. 上部にある共有アイコン person_add をクリックします。
  3. 名前、メールアドレス、Google グループのいずれかを追加します。
  4. (省略可)[編集] から権限を変更するには、下矢印 arrow_drop_down をクリックし、別の権限を選択します。
  5. (省略可)メッセージを追加します。
  6. (省略可)通知を送信しない場合は、[通知の送信をスキップする] チェックボックスをオンにします。
  7. [送信] または [追加] をクリックします。

共有オプションを制限するには、機密性の高いドライブ ファイルの共有オプションを制限するをご覧ください。

リンクを共有するには:

ファイルを幅広くアクセスできるようにして、組織内でのアクセスの管理を回避するには、リンクでファイルを共有します。リンクを知っている組織内のすべてのユーザーがファイルにアクセスできます。必要に応じて、組織外のユーザーとのリンクの共有を他のユーザーに許可できます。

  1. 共有ドライブで、共有するファイルをクリックします。
  2. 上部にある共有アイコン person_add をクリックします。
  3. [アクセスできるユーザー] をクリックします。
  4. [リンクの共有がオフ] の横にある下矢印 expand_more をクリックします。
  5. [リンクの共有] の横にあるアイコン slider-off をクリックしてオンにします。
  6. [URL] の下の下矢印 arrow_drop_down をクリックし、権限レベルを選択します。
  7. (省略可)組織外とのリンクの共有を許可するには、[外部からのアクセスを許可] チェックボックスをオンにします。

    注: このオプションが表示されない場合は、G Suite 管理者によってオフに設定されている可能性があります。

  8. (省略可)ドライブ内でドキュメントを検索可能にするには、[検索結果に表示可能] チェックボックスをオンにします。
  9. [コピー] をクリックしてリンクをコピーします。
  10. [完了] をクリックします。
  11. リンクをメール、ウェブサイトなどの共有する場所に貼り付けます。
4.2

ファイルの共有を停止する

組織とのファイルの共有を停止するには:

  1. 共有ドライブで、共有を停止するファイルをクリックします。
  2. 共有アイコン person_add をクリックします。
  3. [アクセスできるユーザー] をクリックします。
  4. [リンク共有] の横にあるアイコン slider-on をクリックして無効にします。
  5. [完了] をクリックします。

個々のユーザーとのファイルの共有を停止するには:

  1. 共有ドライブで、共有を停止するファイルをクリックします。
  2. 共有アイコン person_add をクリックします。
  3. [アクセスできるユーザー] をクリックします。
  4. ユーザーの横にある下矢印アイコン arrow_drop_down > [削除] をクリックします。
  5. [完了] をクリックします。

注: グループの設定は、個々のユーザーの設定より優先されます。そのため、ユーザーはファイルの共有を停止されても、所属する組織やグループにそのファイルへのアクセス権があれば、引き続きファイルを利用できます。

4.3

ファイルを保護する

共有ドライブ内のすべてのファイルを保護するには:

管理者のアクセス権が必要です

  1. 左側で、保護するファイルが含まれている共有ドライブをクリックします。
  2. 上部の共有ドライブ名の横にある下矢印アイコン arrow_drop_down > [共有ドライブの設定] をクリックします。
  3. [編集] をクリックして、以下の権限を設定します。
    • 組織外のユーザーとのファイルの共有
    • 共有ドライブのメンバーではない組織内のユーザーとのファイルの共有
    • 閲覧者(コメント可)および閲覧者のアクセス権を持つユーザーにファイルのダウンロード、コピー、印刷を許可
  4. 項目を選択したら、[適用] をクリックします。
  5. [完了] をクリックします。

他のユーザーに、ファイルのダウンロード、印刷、コピーを禁止するには:

管理者権限が必要です

  1. 保護するファイルをクリックします。
  2. 上部にある共有アイコン person_add をクリックします。
  3. 下部にある [アクセスできるユーザー] をクリックします。
  4. その他アイコン more_vert をクリックし、[コメント投稿者と閲覧者に対して、このファイルのダウンロード、印刷、コピーを許可しない] チェックボックスをオンにします。
  5. [完了] をクリックします。

注: Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド内での共有、印刷、ダウンロード、コピーは制限できますが、他のユーザーがファイルの内容をその他の方法で共有することまでは制限できません。

4.4

メンバーを表示する、メールを送信する

共有ドライブのメンバーを確認するには:

  1. 左側にある共有ドライブをクリックします。
  2. 上部の共有ドライブ名の横にある下矢印アイコン arrow_drop_down > [メンバーを表示] をクリックします。

共有ドライブのメンバーにメールを送信するには:

  1. 左側にある共有ドライブをクリックします。
  2. 上部の共有ドライブ名の横にある下矢印アイコン arrow_drop_down > [メンバーにメールを送信] をクリックします。
  3. 件名を変更し、メッセージを入力します。
  4. (省略可)特定のアクセスレベルを持つメンバーのみにメールを送信する場合や、自分自身にメールのコピーを送信する場合は、該当するチェックボックスをオンにします。
  5. [送信] をクリックします。

共有ドライブへのリンクがメールに記載されます。

次のステップ

使ってみる

Google ドライブで [共有ドライブ] をクリックして利用を開始します。

注: [共有ドライブ] が表示されない場合は、共有ドライブが有効になっていない可能性があります。G Suite 管理者にお問い合わせください。

トレーニングを続ける

共有ドライブの使用に関するヒントとおすすめの方法をご覧ください。