Cloud Search スタートガイド

Cloud Search でできること

Google のサービスを横断的に検索したり、同僚の連絡先情報を見つけたり、今日の会議に備えたり、最近使用したファイルにアクセスしたりすることができます。

必要なもの:

account_circle G Suite アカウント

schedule 10 分

1

Cloud Search へのアクセス

まずは Google Cloud Search にアクセスします。

このセクションの内容:

1.1

Cloud Search へのアクセス

Cloud Search を開く前に G Suite アカウントにログインします。

ウェブブラウザの場合:

cloudsearch.google.com にアクセスします。

Android 搭載端末の場合:

  1. Play ストア アイコン Google Play ストア アイコン
  2. Google Cloud Search アプリをインストールします。

Android 5.0(Lollipop)以降を搭載した端末を使用していて、G Suite アカウントが仕事用プロファイルにある場合は、managed Google Play から Google Cloud Search アプリをダウンロードする必要があります。詳しくは、仕事用プロファイルと端末ポリシーの詳細をご覧いただくか、G Suite 管理者にお問い合わせください

iOS 端末の場合:

Apple® の iPhone® または iPad® 用)をインストールします。

注: Cloud Search にアクセスできない場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。サービスを使用するには、管理者が Google 管理コンソールで Cloud Search を有効にしている必要があります。

2

検索の実行

チーム プロジェクトについての情報やチームメンバーの連絡先情報を探している場合は、検索クエリを Cloud Search に入力すればすぐに結果が得られます。普段使う表現で、G Suite サービスから連絡先情報やコンテンツを検索することもできます。

注: 検索結果には、Gmail、Google カレンダー、Google ドライブ、Google グループ、Google サイトなど、他の G Suite サービスと同じ共有設定の権限が適用されます。

このセクションの内容:

2.1

G Suite サービスを検索する

G Suite サービス内の語句を検索したり、組織内のユーザーを検索したりすることで、必要な情報を見つけます。

cloudsearch.google.com に移動するか、Cloud Search アプリを開きます。

  1. Cloud Search の検索ボックスに、ユーザー名やドキュメント内の語句などの検索クエリを入力します。「Jane が先月送信したドキュメント」など、普段使う表現を検索で使用します。解釈が間違っている場合は、[元のクエリの検索結果を表示] をクリックします。
  2. クエリの入力を開始すると、カスタマイズされた候補が表示されます。下矢印をクリックして候補を順に確認し、目的の候補を選択します。
  3. (省略可)一般公開されているウェブの検索結果を表示するには、[ウェブを検索] をクリックします。
  4. 結果を確認し、目的の検索結果を選択します。

一般的な語句を検索で使用するには:

ユーザー、ドキュメント、Google サービスなどに関連する語句を使用します。

検索

一般的なキーワード

検索クエリの例

検索

ユーザー

一般的なキーワード

名、姓、ユーザー名

メールアドレス

住所

電話番号

役職

管理者

直属の上司

同僚

関連情報

検索クエリの例

Joe Smith のメール

Joe Smith の役職

Jane 直属の部下

Jane の上司

私の同僚

検索

Google カレンダー

一般的なキーワード

予定リスト

会議

スケジュール

検索クエリの例

今日の予定リスト

7 月 10 日の自分の予定リスト

次の月曜日の自分の予定リスト

次回の会議

自分の次回の会議

次の月曜日の自分の会議

明日の自分のスケジュール

検索

Gmail

一般的なキーワード

概要

送信元

受信

送信

自分宛て

トピック

検索クエリの例

Jane からの販売に関するメール

Smith から昨日受信したメール

先週の Joe Smith からのメール

検索

コンテンツ、ソース

一般的なキーワード

ファイル*

ドキュメント

メール

sheets

スライド

送信元

オーナー

最近

先週

前年

before 日付**

after 日付


* ドライブや添付ファイル内のすべてのファイル形式が含まれます。

** before または after 演算子をクエリで使用する場合、
タイムゾーンの違いにより、結果に before または after で指定した日付のコンテンツが含まれることがあります。

検索クエリの例

先月の Mary Moore からのスライド

Jane からのドキュメント

先週の Smith によるファイル

Joe Smith からのメール before 06/01/17

Mary Moore がオーナーであるドキュメント

Mary からの販売に関するドキュメント

検索

ドキュメント共有

一般的なキーワード

共有

共有しているが閲覧されていない

名前リンク*

未対処の名前リンク**

要注意***


* 自分と共有されていて、閲覧済み、閲覧されていない、または返信済みのコメントに自分の名前リンクが含まれているドキュメント。

** 自分と共有されていて、未返信のコメントに自分の名前リンクが含まれているドキュメント。

*** 自分と共有されていて閲覧されていないドキュメント、または、自分と共有されていて、未返信のコメントに自分の名前リンクが含まれているドキュメント。

検索クエリの例

私の名前リンクが最近追加されたドキュメント

過去 2 週間に私と共有されたファイル

Audrey によって共有されたスプレッドシート

注意を必要とするドキュメント

2.2

ユーザーを検索して連絡する

Cloud Search では、探している相手を見つけて、すぐに会話を始めたりメールを送信したりできます。ユーザーの名前を検索すると、そのユーザーのプロフィール カードが表示されます。

  1. 検索ボックスにユーザーの名前を入力します。
  2. ユーザーのプロフィール カードの上部にあるハングアウトを開始アイコン hangout またはメールアイコン email を選択します。
  3. [直属の上司] をクリックして、ユーザーの上司のプロフィール カードを表示します。
  4. モバイルの場合は電話番号をタップすると発信します。
  5. (省略可)「Jane の電話番号」など、普段使う表現で検索することもできます。Jane という名前の同僚の電話番号を含む回答カードが表示されます。同じ名前を持つユーザーが複数いる場合は、[別の名前を検索する] をクリックします。

注: 管理者がプロフィールの詳細をユーザー アカウントに追加している場合は、連絡先や上司の詳細情報を表示できます。

2.3

検索結果を表示する

検索クエリを入力すると、G Suite のサービス全体で検索が行われます。

すべての検索結果に含まれる詳細情報:

タイトル

検索結果の最初の青い行です。タイトルをクリックするとコンテンツが開きます。

アイコン

各検索結果の先頭に表示されるアイコンは、コンテンツの種類を示しています。たとえば email は結果がメールの一部であることを示します。

簡単な説明

タイトルの下には、アイテムに関する簡単な説明が表示されます。検索キーワードが太字で表示され、求めているコンテンツがどの検索結果に含まれているか判断しやすくなっています。

公開設定、日付、オーナー

検索結果の下部には、次のような詳細情報が表示されます。

  • コンテンツの公開設定(コンテンツを閲覧できるユーザー)
  • コンテンツの作成日または変更日(ドライブ)、受信日(Gmail)、投稿日(Google グループ)
  • オーナーまたは送信者の名前
3

検索のカスタマイズ

フィルタや演算子を使用して、検索クエリを絞り込みます。

このセクションの内容:

3.1

検索フィルタを使用する

フィルタを使用して検索クエリを絞り込みます。たとえば、検索結果にフィルタを適用して、ドキュメントで作成されたコンテンツを表示したり、特定の期間に作成されたコンテンツを表示したりできます。

  1. 検索ボックスに検索クエリを入力します。
  2. 検索結果の上部で、フィルタの基準となる [メール] や [ドライブ] などのコンテンツ ソースを選択します。
  3. 以下のいずれかの方法で検索ツールを開きます。
    • ウェブの場合は、[検索ツール] をクリックします。
    • モバイル ブラウザの場合は、[その他] > [検索ツール] をタップします。
    • Android アプリまたは iOS アプリの場合は、[期間指定なし] または [すべて] をタップします。
  4. 検索ツールのリストからフィルタを選択します(複数可)。日時、オーナー、ファイルの種類で絞り込むことができます。
  5. フィルタを削除するには、[消去] を選択します。
  6. 絞り込む前の結果に戻るには、[すべて] を選択します。
3.2

検索演算子を使用する

  1. 検索キーワードを入力し、末尾にスペースを 1 つ追加します。
  2. 検索クエリの末尾に演算子とその値を追加し、Enter キーを押すか、選択します。

演算子

説明

演算子

" "(引用符)

"市場分析"

説明

引用符で囲んだ語句とまったく同じ文字列を含むコンテンツを検索します。

演算子

-
(ハイフン)

給与 -レポート
在庫 -owner:me
営業 contenttype:doc -owner:me

説明

指定した語句や演算子キーワードを含まないコンテンツを検索します。

注: この演算子は単独では機能しません。検索キーワードや別の演算子も指定する必要があります。

演算子

AND
&

営業レポート
営業 & レポート

説明

デフォルトでは、指定した検索キーワードすべてを含むページのみが返されるので、検索キーワードを AND でつなぐ必要はありません。

演算子

OR
|

営業 OR マーケティング
営業 | マーケティング
営業 from:(marysmith OR johndoe)

説明

検索キーワードや演算子キーワードを少なくとも 1 つ含むコンテンツを検索します。

演算子

NOT

営業 NOT マーケティング

説明

指定した語句や演算子キーワードを含まないコンテンツを検索します。

演算子

source:

トレーニング source:mail

説明

Gmail、ドライブ、サイト、グループ、カレンダーなどの特定の G Suite サービスからコンテンツを検索します。

演算子

contenttype:

トレーニング contenttype:doc

説明

ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、画像、フォルダ、添付ファイルなどの特定の種類のコンテンツを検索します。

演算子

filetype:

トレーニング filetype:(doc OR pdf)

説明

特定のファイル拡張子が付いたコンテンツを検索します。

演算子

owner:

レポート owner:me
レポート owner:marysmith

説明

自分が所有するコンテンツや、共有アイテムのオーナーを指定して検索します。

演算子

from:

レポート from:me source:drive
レポート from:(marysmith OR johndoe)

説明

探しているコンテンツの送信者または作成者を指定します。

演算子

to:

レポート to:me from:marysmith
レポート to:golf-club-members

説明

探しているコンテンツの受信者を指定します。

演算子

before:

注文 before:09/30/2015

説明

特定の日よりも前に作成または編集されたコンテンツを検索します(MM/DD/YYYY)。

演算子

after:

注文 after:09/20/2015

注文 after:09/20/2015
before:09/30/2015

説明

特定の日よりも後に作成または編集されたコンテンツを検索します(MM/DD/YYYY)。

4

ファイルや会議の情報の取得

アシストカードを使用すると、作業途中のファイルの場所を見つけたり、今後の会議の情報にアクセスしたりすることができます。Cloud Search のトップページには、[作業を再開するドキュメントの選択] や会議カードなどのアシストカードが表示されるので、計画的に行動できるようになります。つまり、必要な情報が適切なタイミングで表示されます。

注: アシストカードは現在、モバイル ブラウザではご利用いただけません。

このセクションの内容:

4.1

[作業を再開するドキュメントの選択] カードを使用する

ドライブで最近作業をしたり、他のユーザーが自分のファイルにコメントを付けたりした場合、[作業を再開するドキュメントの選択] カードが Cloud Search のホームページに表示されます。作業が別のファイルに移るたびに、カードが自動的に更新されます。

  1. [作業を再開するドキュメントの選択] カードに移動します。
  2. アイテムが 4 つ以上ある場合は、[もっと見る] をクリックします。アプリの場合は左にスワイプします。
  3. カードをクリックまたはタップして、ドライブのファイルを開きます。
  4. ホームページに戻るには:
    • ウェブブラウザの場合は、戻るアイコン arrow_back をクリックします。
    • Android アプリまたは iOS アプリの場合は、閉じるアイコン close をタップします。
4.2

会議カードを使用する

Google カレンダーに今後の会議の予定がある場合は、会議カードがトップページに表示されます。参加するすべての会議のスケジュール、添付ファイル、会議の予定がない時間帯などを確認できます。

会議カードの操作の選択:

a ゲストにメールを送信する

b ビデオハングアウトに参加する

c 出欠の返信を変更する

d カレンダーで予定を編集する

当日の会議スケジュールの確認:

  1. 会議カードを開き、[もっと見る] をクリックするか、[今日の会議] をタップします。
    その日に予定されているすべての会議のタイムラインが表示されます。会議がない時間が 1 時間以上あれば、その時間帯も表示されます。
  2. (省略可)会議の詳細を確認するには、その会議を選択します。
  3. トップページに戻るには:
    • ウェブブラウザまたは Android アプリの場合は、戻るアイコン arrow_back をクリックまたはタップします。
    • iOS アプリの場合は、戻るアイコン arrow_back_ios をタップします。
5

アカウント アクティビティの管理

Cloud Search アカウント アクティビティをオンにすると、カスタマイズされた候補が表示されるようになります。

注: アカウント アクティビティをオンにできない場合は、管理者にお問い合わせください。この機能を使用するには、管理者が組織のウェブ履歴サービスを有効にしている必要があります。

このセクションの内容:

5.1

カスタマイズされた候補を表示する

カスタマイズされた候補の有効化または無効化:

  • ウェブブラウザで cloudsearch.google.com にアクセスします。または、Android アプリを開きます。
  • Chrome や Apple® Safari® などの iPhone または iPad ウェブブラウザの場合は、cloudsearch.google.com にアクセスします。
  1. 上部のその他アイコン more_vert > [設定] > [アカウント アクティビティ] を選択します。
  2. [ウェブとアプリのアクティビティ] をオンまたはオフにして設定を変更します。
  3. ページ下部の [オンにする] または [一時停止] を選択して設定を変更します。

次のステップ

トレーニングを続ける

未完了のファイルに簡単に戻る方法、会議に前もって備える方法などを紹介します。