カレンダーでできること

Google カレンダーでは会議や予定を簡単にスケジュール設定でき、また今後の活動のリマインダーを受け取ることができるため、常に次の予定を把握できます。カレンダーはチーム向けに設計されているため、スケジュールを他のユーザーと共有したり、複数のカレンダーを作成してチームで使用したりできます。

必要なもの:

G Suite アカウント

10 分

他のカレンダー プログラムから移行する場合は、Microsoft Outlook カレンダーから Google カレンダーへの移行または IBM Notes カレンダーから Google カレンダーへの移行もご覧ください。

注: 管理者が以前のカレンダーをまだ移行していない場合は、このチュートリアルを始める前に以前のカレンダーを読み込むことをおすすめします。

Google カレンダーでできること
1

予定のスケジュール設定

カレンダーではカンファレンスなどの 1 回限りの活動や、スタッフ会議などの繰り返しの予定を簡単にスケジュール設定できます。予定への招待を受け取ったら、1 クリックで全員に参加を知らせることができます。

このセクションの内容:

1.1

予定の作成

カレンダーで予定を作成するには:

  1. calendar.google.com に移動します。
  2. 作成 をクリックします。
予定の作成
1.2

ユーザーの招待、会議室とリソースの予約

ユーザーを予定に招待するには:

  1. [予定の詳細] ページの [追加] セクションで [ゲスト] をクリックします。

  2. ボックスにユーザー名の最初の数文字を入力するか、メールアドレスを入力します。入力を進めると、組織ディレクトリ内で一致するアドレスが表示されます。

  3. 予定に追加するユーザーの候補を 1 つクリックします。候補が表示されない場合は、ゲストの完全なメールアドレスを入力して、[追加] をクリックします。

多くのユーザーがいるグループを一度に招待するには、Google グループのメーリング リストのアドレスを追加することもできます。たとえば、チーム(marketing@solarmora.com)または組織全体(everyone@solarmora.com)などです。

予定の部屋とリソース* を予約するには:

  1. [予定の詳細] ページの [追加] セクションで [会議室など] をクリックします。

  2. (省略可)使用可能なリソースのみを表示する場合は、[利用可能なもののみ表示] チェックボックスをオンにします。

  3. 会議室やリソース名の入力を開始し、候補の 1 つをクリックします。またはリソースのリストを参照し、使用可能なリソースの隣の [追加] をクリックします。

*G Suite の管理者が組織のカレンダー リソースを設定しておく必要があります。

ユーザーの招待、会議室とリソースの予約
1.3

予定時刻の選択

予定の日時を選択するには、日時のボックスをクリックして、予定の開始日時と終了日時を選択します。

繰り返しの予定を設定するには(週次ミーティングなど):

  1. [繰り返し] チェックボックスをオンにし、繰り返しの予定のスケジュール方法を入力します。

  2. 保存 をクリックします。

ゲストが多い場合でも、全員が参加可能な日時を簡単に確認できます。ゲスト一覧の下の [おすすめの時間] をクリックすると、全員が参加可能な日時のリストが表示されます。または [時間を探す] タブをクリックするとゲストのカレンダーが重なって表示されるので、スケジュールが競合しない時間を選択できます。

予定時刻の選択
1.4

予定の保存と更新

詳細の入力が終了したら、予定を保存します:

  1. 保存 をクリックします。

  2. ポップアップで [送信] をクリックしてメールでゲストに通知するか、後でゲストに知らせる場合は [送信しない] をクリックします。

既存の予定を更新するには:

  1. カレンダーの予定をクリックします。

  2. [予定を編集] をクリックして、時間の変更や招待するゲストの追加などを行います。また、招待を承認したゲストを確認することもできます。

  3. 保存 をクリックします。

予定の保存と更新
1.5

招待への返信

予定に招待されると、その予定がカレンダーに表示されます。

カレンダーの予定に返信するには:

  1. カレンダーのグリッドで予定をクリックします。

  2. ダイアログ ボックスで回答を選択します。回答に短いメモを含める場合は、[詳細] をクリックして回答を選択し、メモを入力して [保存] をクリックします。

  3. [詳細] > [メモを追加/返答を変更] をクリックすれば、いつでも回答を変更できます。

メールで招待を受けることもあります。Gmail をご利用の場合は、メッセージ リストの [出欠確認] をクリックするか、メッセージの回答オプションをクリックすることで、招待に回答できます。

招待への返信
1.6

削除した予定の表示と復元

誤って削除した予定を復元したり、削除した予定を完全に削除したりできます。

削除した予定を表示、復元するには*:

  1. カレンダーで [マイ カレンダー] リストを開きます。
  2. カレンダーにカーソルを合わせ、名前の横の カレンダーのプルダウン矢印 > [ゴミ箱] をクリックします。
  3. 変更する予定の左側にあるチェックボックスをオンにし、次のいずれかを行います。
    • 削除した予定を復元するには、[選択した予定を元に戻す] をクリックします。
    • 予定を完全に削除するには、[完全に削除] をクリックします。
  4. (省略可)ゴミ箱内の予定をすべて削除するには、[ゴミ箱を今すぐ空にする] をクリックします。

*他のカレンダーで削除された予定を表示、管理するには、「予定の変更権限」または「変更および共有の管理権限」が必要です。

注: 削除した予定はカレンダーのゴミ箱に 30 日間保存されます。

2

通知の設定

予定を忘れないようにするために、通知を設定します。メール、スマートフォン、パソコンのいずれかで予定の通知を受け取ることができます。

このセクションの内容:

2.1

既定の通知を設定する

  1. をクリックして [設定] を選択します。

  2. 上部の [カレンダー] タブをクリックします。

  3. カレンダー名の横の [通知を編集] をクリックします。

  4. 個別の予定や更新について、通知する方法と時間を選択します。

  5. 保存 をクリックします。

既定の通知を設定する
2.2

予定の通知を追加または変更する

重要な予定の準備に時間を取りたい場合や、予定の通知を受け取りたくない場合でも、既定の通知設定を変更する必要はありません。その予定の通知を追加または更新するだけです。

  1. カレンダーの予定をクリックして、[予定を編集](ゲストがいない予定)または [詳細](複数のゲストがいる予定)をクリックします。

  2. [通知] セクションで、その予定について通知する方法を選択します。

  3. (省略可)複数の通知を追加するには、[通知を追加] をクリックします。

  4. (省略可)通知を削除するには、削除する通知の横の をクリックします。

  5. 保存 をクリックします。

予定の通知を追加または変更する
3

共有と表示

同僚、家族、友人とカレンダーを共有すれば、空いている時刻を簡単に確認できます。また、カレンダーを共有することにより、他のユーザーのカレンダーを見ることもできます。

このセクションの内容:

3.1

他のユーザーとカレンダーを共有する

カレンダーを共有するユーザーと閲覧範囲を選択するには:

  1. カレンダー名の横の カレンダーのプルダウン矢印 をクリックします。

  2. [このカレンダーを共有] をクリックします。

  3. メールアドレスを入力し、共有するユーザーの権限を設定します。

  4. [保存] をクリックします。

他のユーザーとカレンダーを共有する

Google カレンダーを使用していないユーザーとカレンダーを共有するには:

  1. カレンダー名の横の カレンダーのプルダウン矢印 をクリックします。

  2. [カレンダー設定] をクリックします。

  3. [カレンダーのアドレス] までスクロールしてオプションの 1 つをクリックし、共有できるリンクを取得します。たとえば、共有するユーザーが共有元のカレンダーをウェブブラウザで表示できるようにするには、 をクリックしてポップアップの URL を共有します。

  4. [OK] > [保存] をクリックします。

他のユーザーとカレンダーを共有する
3.2

他のユーザーのカレンダーを表示する

相手の予定を確認できます。

他のユーザーのカレンダーを表示するには:

  1. [他のカレンダー] の下の [同僚のカレンダーを追加] ボックスにユーザーの名前かアドレスを入力します。

  2. リストからユーザーを選択します。

    • ユーザーがカレンダーを共有している場合は、それが [他のカレンダー] リストに表示されます。そのユーザーの予定もカレンダーに表示されます。
    • ユーザーがカレンダーを共有していない場合、または Google カレンダーを使用していない場合、ダイアログ ボックスが表示されます。依頼内容を入力して [招待状を送信] をクリックします。
  3. [他のカレンダー] リストのユーザー名の左のボックスをクリックすると、カレンダーの予定の表示と非表示が切り替わります。同僚の予定がない時刻を確認したり、カレンダーを重ね合わせるなどして、予定のスケジュールを 1 つのビューで設定します。

他のユーザーのカレンダーを確認したら、カレンダーの横の をクリックして [このカレンダーのみ表示] を選択し、自分のカレンダーのみの表示に戻ります。

他のユーザーのカレンダーを表示する
4

チーム カレンダーの作成

自分のカレンダーだけではなく、プロジェクトのスケジュールを管理したり管理したりするためのカレンダーを作成することができます。たとえば、チームのカレンダーを作成して、チームメンバーの休暇スケジュールや出張日付などの情報を確認できます。1 つのカレンダーで全員の予定を確認できると、次のことを簡単に行えます。

  • 質問があるときや直接話をしたいときに、誰がオフィスにいるかを確認できます。
  • チーム全体の予定や会議を計画できます。
  • ユーザーの空き状況に基づいてタスクやプロジェクトを割り当てることができます。

このセクションの内容:

4.1

チーム カレンダーの作成

チーム カレンダーを作成するには:

  1. [マイカレンダー]の横の をクリックし、[新しいカレンダーを作成] を選択します。

  2. カレンダーに名前を付けてタイムゾーンを入力し、このカレンダーの目的をチームが理解できるような説明を追加します。

  3. [このカレンダーを他のユーザーと共有する] チェックボックスをオンにして、組織の全員と共有します。

  4. このカレンダーを編集または管理できるユーザーのメールアドレスを入力し、その権限レベルを設定します。

  5. [カレンダーを作成] をクリックします。

同じ手順で必要な数のカレンダーを作成できます。

チーム カレンダーの作成
5

カスタマイズ

カレンダーの主な機能の使用法について理解したら、次はあなた自身の仕事の進め方に合わせてカスタマイズします。

このセクションの内容:

5.1

カレンダーの表示を選択する

カレンダーの表示を日、週、月、予定リストに切り替えて、必要な情報だけを画面に表示できます。カレンダーの上部に表示されるオプションから、自分に適したものを選択します。

カレンダーの表示を選択する
5.2

予定の色を変更する

予定の色を変更すると、同じ画面に表示した複数のカレンダーを区別しやすくなります。

自分のカレンダーまたは他のカレンダーの色を変更するには:

  1. カレンダー名の横の をクリックします。

  2. パレットから色を選択します。

予定の色を変更する

次のステップ

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トレーニングを続ける

予定に添付ファイルを追加したり、予約可能なオフィスアワーを設定したり、チーム カレンダーを作成したりできます。

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