1
メールの件名を効果的に使用する

Gmail では、同じ件名のメールはスレッドにまとめられます。件名をメールの内容を具体的に表すものにすると、メールが適切にまとめられ、後で見つけやすくなります。他のユーザーに何をしてほしいかが明確に伝わるよう、行動を表す言葉を件名に入れると効果的です。やり取りの途中でトピックが変わった場合、内容に応じて件名を付けなおせば、無関係のメールがまとめられてしまうことがなくなります。

2
適切な受信者に送信する

メールをメーリング リスト全体に送信する際は、本当にグループの全員が受け取る必要があるメールかどうかをまず考え、本文の冒頭で、グループにメールを送信する理由を説明します。返信してもらうことを想定していない相手には、Gmail の [Cc] 欄や [Bcc] 欄を使用して報告のみであることがわかるようにすると効果的です。

3
スレッドにユーザーを追加または削除する際は明示する

多数のユーザーが関わっているスレッドでは、ユーザーを追加または削除したことが当事者以外にはわかりにくい場合があります。Gmail でスレッドにユーザーを追加または削除するときは、プラス(+)記号やマイナス(-)記号を使ってユーザーを追加または削除したことを明示するようにします。たとえばスレッドに佐藤さんを追加する際は、メールの先頭に「+佐藤さん」と入力すれば、佐藤さんがスレッドに参加したことを他の全員に周知することができます。より限定的なメンバーで話を続ける場合は、「-佐藤さん」のように入力することでユーザーを削除したことを知らせます。このようにすれば、誰がスレッドに参加しているのかを全員が正確に把握することができます。

4
無関係なメールのスレッドを非表示にする

必要がなくなったスレッドを受信トレイで非表示にする場合、Gmail でスレッドをミュートすれば受信トレイをスキップして自動的にアーカイブされるようになります。スレッドの新着メッセージがあなただけを宛先にしていたり、[To] や [Cc] にあなたが追加されたりしている場合は、再び受信トレイに表示されます。このようにすれば、重要なメールに集中できるようになります。

5
メールではなく動画やチャットで話し合う

メールのスレッドが長くなったり、わかりにくくなったりしてくると、直接話す方が伝わりやすいこともあります。Hangouts Meet でビデオ会議を使えば、世界のどこにいる相手とでもお互いの顔を見ながら話すことができます。「はい」か「いいえ」の答えで済むことであれば、Hangouts Chat が便利です。

6
リアルタイムで共有、共同編集する

貴重なブレインストーミングの時間は 1 分も無駄にしないようにしましょう。Hangouts Chat を使用すると、リアルタイムでの共同作業が可能になります。Hangouts Chat のチャットルームでは会話ごとに個別のスレッドにまとめられるため、複数のテーマについてチームで同時に話し合うことができます。同僚とチャットしたり、ファイルやその他のオンライン リソースを共有したり、チーム プロジェクトに共同で取り組んだりできます。

7
受信トレイから直接会議をスケジュールする

メールのスレッドが込み入ってきたら、会議で話をまとめると効果的です。Gmail では、受信トレイから直接ミーティングをスケジュールできます。その場合、自動的にメールの件名がミーティングのタイトルに、メール メッセージが説明に、メールスレッドのユーザーが参加者に設定されます。

8
メール送信を簡単に取り消す

入力ミスや宛先の間違いに気付いたり、気が変わって送信したメールを取り下げたいときには、Gmail の「送信取り消し」機能を有効にしておくと、送信後 30 秒以内ならばメールの送信を取り消すことができます。

9
会議に関係するファイルをメールに添付する

メールで説明しきれない場合は、ファイルを添付すると効果的です。Gmail では、最大 25 MB までのファイルを添付できます。添付ファイルではなくドライブを活用すれば、動画やデザイン ファイルなど最大 30 GB までのファイルを共有することができます。

10
グループ アドレスで複数のメールアドレスを 1 つにまとめる

特定のプロジェクトやトピックで複数の同じ相手にメールを送信することが多い場合は、Google グループでグループを作成すると効率的です。グループのメールアドレスを使えば情報の送信やファイルの共有を全員に対して一度に行うことができるため、最新情報を迅速に関係者全員で共有できます。

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