1

メールの件名を効果的に使う

Gmail では、同じ件名のメールはスレッドにまとめられます。件名をメールの具体的な見出しにすると、適切なメールのグループが作成され、見つけやすくなります。他のユーザーに何をしてほしいかが明確に伝わるように、行動を表す言葉を件名に入れることを検討してください。途中からトピックが変わった場合は、それに応じて件名を付けなおします。そうすれば、受信トレイで無関係のメールがまとめられることはなくなります。

2

メールの受信者に配慮する

メールをメーリング リストで送信するときは、本当にグループの全員が受け取る必要があるメールかどうかをまず検討し、メール本文の冒頭で、グループにメールを送信する理由を説明します。返信してもらうことを想定していない相手には、Gmail の [Cc] 欄や [Bcc] 欄を使用して報告のみであることがわかるようにします。

3

スレッドにユーザーを追加または削除したことをわかりやすくする

多数のユーザーが関わっているスレッドでは、ユーザーを追加または削除したことが当事者以外には解りづらい場合があります。Gmail でスレッドにユーザーを追加または削除するときは、プラス(+)記号やマイナス(-)記号を使ってユーザーを追加または削除したことがわかるようにします。たとえば、スレッドに佐藤さんを追加するときは、メールの先頭に「+佐藤さん」と入力すると、佐藤さんがスレッドに参加したことを他の全員に知らせることができます。後で、限られた人だけで話を続けたい場合は、「-佐藤さん」のように入力することでユーザーを削除したことを知らせます。これで、誰がスレッドに参加しているのかを全員が正確に把握できます。

4

無関係なメールのスレッドを非表示にする

関心がなくなったスレッドが受信トレイに表示されないようにするには、Gmail でスレッドをミュートすると、受信トレイをスキップして自動的にアーカイブされるようになります。スレッドの新着メッセージがあなただけを宛先にしていたり、[To] や [Cc] にあなたが追加されている場合には、再び受信トレイに表示されます。これで、重要なメールに集中できるようになります。

5

メールではなく動画やチャットで話し合う

メールのスレッドが長くなったり混乱したりしてくると、直接話す方が伝わりやすいこともあります。ハングアウトを使ってビデオハングアウトを開始すると、世界のどこにいる相手とでもお互いの顔を見ながら話すことができます。「はい」か「いいえ」の答えで済むことならば、ハングアウトのチャットを使うと簡単です。

6

リアルタイムで共有、共同編集する

会議では、貴重なブレーンストーミングの機会を 1 分も無駄にはできません。ハングアウトをしながらリアルタイムで共同編集をしましょう。ブレーンストーミングに使うテンプレートをドキュメントで作成してチームで共有しておき、そのリンクをハングアウト チャットで共有すれば、皆で会議中に生まれたアイデアをそこにメモできるようになります。

7

受信トレイから直接会議をスケジュールする

メールのスレッドが込み入ってきたら、会議で話をまとめるのが効果的です。Gmail では、受信トレイから会議をスケジュールすることができます。作成される予定では、自動的にメールの件名がタイトルに、メール メッセージが説明に、メールスレッドのユーザーが参加者に設定されます。

8

送信メールの取り消しが簡単

入力ミスや宛先の間違いに気付いたり、気が変わって送信したメールを取り下げたいときには、Gmail の「送信取り消し」機能を有効にしておくと、送信後 30 秒以内ならばメールの送信を取り消すことができます。

9

会議に関係するファイルをメールに添付する

メールでは説明しきれない場合は、メールに添付ファイルを追加します。Gmail では、最大 25 MB のファイルを添付できます。動画やデザイン ファイルなど、最大 30 GB のファイルを追加するには、添付ファイルではなくドライブのファイルを挿入します。

10

グループ アドレスで複数のメールアドレスを 1 つにまとめて時間を節約する

特定のプロジェクトやトピックに関して同じ複数の相手に頻繁にメールを送信する場合は、Google グループでグループを作成しておくと効率的です。グループのメールアドレスを使用すれば、情報の送信やファイルの共有を全員に一度にできるので、迅速に最新情報を関係者全員に提供できるようになります。

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