プロジェクトを計画、管理する

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  • 1. メールグループを作成する

    1 つのメールアドレスからチームにメールを送って情報を簡単に共有できるように、Google グループのメーリング リストを設定します。

    注: グループで共有するときは、すべてのメンバーが同じアクセスレベルを持ちます。

    グループに新たに追加したメンバーには、グループで以前に共有したコンテンツへのアクセス権が自動的に割り当てられます。また、グループから削除したユーザーは、グループで共有されているコンテンツにアクセスできなくなります。

    メーリング リスト グループを作成するには:

    1. [Google グループ] で グループの作成 をクリックします。
    2. グループの名前とメールアドレスを入力します。
    3. 必要に応じて、グループの説明を追加します。グループの主要言語を設定することもできます。
    4. [グループの種類] の横で [メーリング リスト] を選択します。
    5. [基本的な権限] の横で、トピックの表示、投稿、グループへの参加ができるメンバーを選択します。詳しくは、グループ スタートガイドをご覧ください。
    6. 作成 をクリックします。
    7. [他のユーザーをグループに招待する] をクリックします。
    8. グループに招待するユーザーのメールアドレスを入力します。
    9. 招待状を送信 をクリックします。

    チームの Google グループを作成する
  • 2. チーム カレンダーやプロジェクト カレンダーを作成する

    チームの会議やメンバーの休暇予定を管理するチーム カレンダーを作成したり、プロジェクトのマイルストーンやタスクを管理するプロジェクト カレンダーを作成したりできます。どちらのカレンダーも同じ手順で作成可能です。

    チーム カレンダーを作成するには:

    1. Google カレンダー を開き、左側にある [カレンダーを追加] の横で追加アイコン more_vert > [新しいカレンダー] をクリックします。
    2. カレンダーに名前を付け、説明を追加します。
    3. [タイムゾーン] をクリックし、タイムゾーンを選択します。
    4. カレンダーを作成 をクリックします。新しいカレンダーが [マイカレンダー] の下に表示されます。
    5. (省略可)カレンダーの設定を更新するには、そのカレンダーにカーソルを合わせてその他アイコン more_vert > [設定] をクリックします。

    同じ手順で、必要なだけカレンダーを作成できます。

    チーム カレンダーを共有するには:

    1. マイカレンダーで、共有するカレンダーにカーソルを合わせその他アイコン more_vert > [設定と共有] をクリックします。
    2. 次のいずれかを行います。
      • 個人と共有するには: [特定のユーザーとの共有] で共有相手のユーザーやメールアドレスを入力し、[ユーザーを追加] > [送信] をクリックします。
      • 多くのユーザーと共有するには: [アクセス権限] で [一般公開して誰でも利用できるようにする] または [組織名で利用できるようにする] を選択します。

  • 3. 定期的な進捗会議を設定する

    チーム会議を定期的にスケジューリングし、メンバー全員の状況を把握してプロジェクト計画のタスクを更新できるようにします。チーム カレンダーで会議を作成し、チームの Google グループ メールアドレスを使って招待状を全員に一括送信します。詳しくは、会議を計画、開催するをご覧ください。

    予定を作成するには:

    1. カレンダーのカレンダー グリッドで予定のない時間枠をクリックし、[予定] をクリックします。 作成 をクリックすることもできます。
    2. 予定のタイトル、日付、時刻を追加します。
    3. (省略可)別のカレンダーを使用して予定を作成するには、自分の名前の横にある下矢印 arrow_drop_down をクリックしてカレンダーを選択します。
    4. [その他のオプション] または 保存 をクリックします。

    予定を作成する
  • 4. チームのウェブサイトを作成する

    所属組織内の全員がチームの情報、プロジェクト、各種リソースを確認できるよう、チーム専用のサイトを作成しましょう。詳しくは、Google サイト スタートガイドをご覧ください。

  • 1. プロジェクト フォルダを作成する

    Google ドライブを使用し、プロジェクト計画、仕様書、会議の議事録をマイドライブまたはチームドライブの共有プロジェクト フォルダに保存できます。

    マイドライブのフォルダを作成するには: 

    ドライブで [新規] > [フォルダ] をクリックします。

    [マイドライブ] 内のフォルダにファイルを移動するには:

    1. ファイルを選択します。
    2. その他アイコン more_vert > 移動アイコン drive_file_move をクリックします。
    3. フォルダを選択して 移動 または ここに移動 をクリックします。

    左側にある [マイドライブ] 内のフォルダにファイルやフォルダをドラッグすることもできます。

    チームドライブ:

    まだ作成していない場合は、チームドライブを作成してメンバーを追加します。メンバーがファイルを共同編集できるよう、すべてのメンバーに [投稿者] アクセス以上の権限を付与します。手順について詳しくは、チームドライブ スタートガイドをご覧ください。その後でチームドライブのフォルダを作成して、ファイルを追加します。 

    新しいフォルダの作成:

    1. 左側にあるチームドライブまたは既存のフォルダをクリックします。
    2.  新規 > [フォルダ] をクリックします。
    3. フォルダの名前を入力し、作成 をクリックします。

    注:

    • マイドライブや他のチームドライブに保存済みのフォルダをチームドライブに移動するには、G Suite 管理者にお問い合わせください。
    • サブフォルダの権限は、最上位フォルダの権限と同じである必要があります。

    パソコンにある既存フォルダのアップロード:

    1. 左側にあるチームドライブ フォルダをクリックします。
    2. パソコン上の既存フォルダをチームドライブにドラッグします。または、 新規 > [フォルダのアップロード] をクリックします。目的のフォルダに移動してフォルダを開きます。

    チームドライブにファイルを追加するには: 

    投稿者以上の権限が必要です。

    追加したファイルのオーナーはチームです。ファイルを追加したユーザーがチームドライブのメンバーではなくなっても、そのファイルはチームドライブに残ります。

    1. 左側のチームドライブ フォルダをクリックします。
    2. 自分のパソコンや [マイドライブ] からチームドライブ フォルダに既存のファイル(自分がオーナーのファイル*)をドラッグします。または、[新規] をクリックし、次のいずれかの操作を行います。
      • ファイルを作成するには、ファイル形式(Google ドキュメントなど)を選択します。
      • ファイルをアップロードするには、[ファイルのアップロード] をクリックします。目的のファイルに移動してファイルを開きます。
    3. ファイルをダブルクリックして開き、編集します。

    *ファイルのオーナーではないがドライブ内で編集者権限を持っている場合、G Suite 管理者から許可を受ければチームドライブにファイルを移動できます。

    注: パソコンにファイルを保存してアクセスするには、ドライブ ファイル ストリームを使用します。詳しくは、ドライブ スタートガイドをご覧ください。

    ファイルをフォルダに移動する
  • 2. 既存のプロジェクト ファイルを見つけて移動する

    プロジェクトの仕様書やプレゼンテーションなど、既存のプロジェクト ファイルをドライブで探します。これらのファイルをプロジェクト フォルダに移動します。

    数百ものファイルから特定のファイルを見つけるのは大変な作業です。代わりにドライブで検索してみましょう。

    ドライブ内のファイルやフォルダを検索するには:

    1. ドライブの検索ボックスに単語やフレーズを入力します。
      すばやく検索できるよう、テキストの入力を開始すると検索キーワードの候補が表示されます。
    2. 検索候補をクリックして開くか、検索アイコン search をクリックして検索結果一覧を表示します。

    詳細検索オプションを使用するには:

    1. 検索ボックスの右側で下矢印アイコン arrow_drop_down をクリックします。
      1 つまたは複数のオプションを選択して、結果を絞り込みます。
      • 種類: ファイルの種類を指定して検索します。
      • オーナー: ファイルのオーナーを指定して検索します。
      • 場所: ファイルの場所を指定して検索します(ゴミ箱またはスター付きに表示されるアイテムも含まれます)。検索できるのは、マイドライブまたはチームドライブ内のフォルダのみです。自分と共有されているフォルダを検索する場合は、まずフォルダをマイドライブに追加する必要があります。
      • 更新日: 最近変更された項目が表示されます(自分以外のユーザーによる変更も含む)。
      • アイテム名: ファイル名を対象にキーワード検索します。
      • 含まれている語句: 特定の語句を含むファイルを検索します。
      • 共有者: ファイルへのアクセス権限を持つユーザーを検索します。
      • フォローアップ: 提案を含む自分がオーナーであるファイル、または自分に割り当てられたアクション アイテムを含むファイルを検索します。
    2. 検索 をクリックします。

    [マイドライブ] 内のフォルダにファイルを移動するには:

    1. ファイルを選択します。
    2. その他アイコン more_vert > 移動アイコン drive_file_move をクリックします。
    3. フォルダを選択して 移動 または ここに移動 をクリックします。

    左側にある [マイドライブ] 内のフォルダにファイルやフォルダをドラッグすることもできます。

  • 3. 会議メモのテンプレートを作成する

    会議メモのテンプレートを選択してカスタマイズし、共有プロジェクト フォルダに保存します。

    次のいずれかを行います。

    • ドキュメントスプレッドシートスライド、またはフォームで、上部に表示されているおすすめのテンプレートから 1 つを選択します。他のテンプレートを表示するには、[テンプレート ギャラリー] をクリックします。
    • すでにドキュメントスプレッドシート、またはスライドでファイルが開いている場合は、[ファイル] > [新規作成] > [テンプレートから作成] をクリックし、使用するテンプレートを選択します。
    • ドライブから、次のいずれかを行います。
      • ドキュメント、スプレッドシート、スライドの場合は   新規 > [Google ドキュメント]、[Google スプレッドシート]、または [Google スライド] > [テンプレートから] をクリックします。
      • フォームの場合は、  新規 > [その他] > [Google フォーム] > [テンプレートから] をクリックします。

  • 4. プロジェクト ファイルを会議に添付する

    (省略可)会議の招待状に、会議メモやプロジェクト計画などのファイルを追加します。

    1. カレンダーで予定を作成するか、既存の予定を開きます。
    2. [説明を追加] 欄で添付ファイル アイコン attach_file をクリックします。
    3. ファイルを選択し、保存 をクリックします。

  • 1. プロジェクト計画を作成してタスクを追加する

    スプレッドシートにタスクを追加して、プロジェクト計画を作成します。作成したプロジェクト計画を、チームドライブまたは共有ドライブ フォルダに追加します。

    プロジェクト計画を作成するには: 

    1. Google ドライブで、 新規 > [Google スプレッドシート] > [空白のスプレッドシート] をクリックします。
    2. [無題のスプレッドシート] をクリックし、プロジェクト計画の新しいタイトルを入力します。
    3. 列ヘッダーを追加します。たとえばプロジェクトのタスクを追跡する場合は、タスクの担当者、期限、ステータス、コメントの列を作成します。
    4. シートにコンテンツを追加してプロジェクト計画を追跡します。シートを共有した後は、他のユーザーもコンテンツを追加することができます。

    詳しくは、スプレッドシートで動的なプロジェクト計画を作成するをご覧ください。

  • 2. タスクの説明を追加する

    (Optional)

    列見出しやタスクに説明が必要な場合は、説明用のメモを追加します。

    1. メモを追加する列を選択します。
    2. [挿入] > [メモ] を選択します。
    3. 説明を入力します。
    4. メモ以外の場所をクリックして閉じます。

  • 3. 選択肢を追加する

    (Optional)

    リスト内の選択肢から選択できるようにします。たとえば、プロジェクト計画の進捗状況を管理するには、[ステータス] 列を作成して、[未処理]、[処理中]、[完了] などの選択肢を用意します。

    セル内にリストを作成するには:

    1. 選択肢を追加する列を選択します。
    2. [データ] > [データの入力規則] をクリックします。
    3. [条件] で、[リストを直接指定] を選択します。
    4. 選択肢をカンマ区切りで入力します。
    5. 保存 をクリックします。
    6. (省略可)選択肢を確認するには、対象列のセルにある矢印をクリックします。

  • 4. 進捗管理を追加する

    (Optional)

    条件付き書式ルールを使用すると、プロジェクト タスクの進捗状況が一目でわかります。たとえば、完了したタスクを未処理または処理中のタスクと区別できるように色を追加します。

    進捗状況がわかるように設定するには:

      1. スプレッドシートを開き、書式ルールを適用する列を選択します。
      2. [表示形式] > [条件付き書式] を選択します。
      3. ルールを設定します。この例では、完了、未処理、処理中のそれぞれのタスクに異なる色を割り当てます。

    a [単一色] タブの [セルの書式設定の条件] の下で [次を含むテキスト] を選択します。

    b [次を含むテキスト] の下のボックスに「完了」と入力します。

    c [書式設定のスタイル] で、背景やテキストに色付けするためのリストをクリックして選択します。

    d テキストや背景にカスタムの色を割り当てるには、テキストの色アイコン format_color_text や塗りつぶしアイコン format_color_fill をクリックします。必要に応じて、テキストと背景のそれぞれの色を指定することができます。

    e 他のルールを追加する場合は、[条件を追加] をクリックして同じ手順を行います。たとえば、未処理のタスクの背景色に赤を割り当てて、処理中のタスクの背景色にはオレンジを割り当てます。

    f 完了 をクリックします。

  • 5. 通知を受け取る

    (Optional)

    メール通知を使用すると、プロジェクトの更新やステータスの変更を常に把握しておくことができます。自分のプロジェクト計画に変更が加えられると、いつ誰がどのような変更を行ったかを知らせる通知が届きます。通知の頻度を変更することもできます。

    通知を追加するには:

    1. スプレッドシートで [ツール] > [通知ルール] を選択します。
    2. 通知メールの配信のタイミングと頻度を選択します。
    3. 保存 をクリックします。
    4. 完了 をクリックします。

  • 1. プロジェクト フォルダを共有する

    マイドライブのフォルダを共有する:

    フォルダをグループと共有すると、グループ内のすべてのメンバーに同じアクセスレベルが割り当てられます。チームメンバーがファイルで共同作業できるように、[編集者] アクセスを付与します。

    特定のユーザーとファイルやフォルダを共有するには:

    所有権または編集権限を持っているファイルのみ共有できます。

    1. ドライブで、譲渡するファイルやフォルダを右クリックし、共有アイコン person_add を選択します。
    2. [ユーザー] に共有したいユーザーまたはグループの名前かメールアドレスを入力します。

      注: 社外または組織外のユーザーを追加できない場合は、G Suite の管理者にお問い合わせください。

    3. 編集アイコン edit をクリックし、アクセスレベルを変更する:
        • 編集者: コンテンツを追加、編集したり、コメントを追加したりできます。
        • コメント可(一部のファイルのみ): コメントを追加することはできますが、コンテンツを編集することはできません。
        • 閲覧者: ファイルを閲覧することはできますが、コンテンツの編集やコメントの追加を行うことはできません。

      共有相手全員に、ファイルやフォルダへのリンクを含むメールが送信されます。

    4. (省略可)メールにメモを追加するには、メモを入力します。メールを送信しない場合は、[メールで通知] をオフにします。
    5. [送信] をクリックします。

    ファイルまたはフォルダへのリンクを共有するには:

    ファイルやフォルダへのリンクを他のユーザーに送信すると、リンクを知っている全員がファイルやフォルダを開けるようになります。なお、リンクを共有した場合は、自分の名前がオーナーとして表示されます。

    所有権または編集権限を持っているファイルのみ共有できます。

    1. ドライブで、譲渡するファイルやフォルダを右クリックし、共有アイコン person_add を選択します。
    2. 右上にある [共有可能なリンクを取得] をクリックします。
    3. [リンクを知っている 組織名 の全員がアクセスできます] をクリックし、アクセスレベルを選択します。
      • 編集者: コンテンツを追加、編集したり、コメントを追加したりできます。
      • コメント可(一部のファイルのみ): コメントを追加することはできますが、コンテンツを編集することはできません。
      • 閲覧者: ファイルを閲覧することはできますが、コンテンツの編集やコメントの追加を行うことはできません。
    4. [リンクをコピー] をクリックします。
    5. [完了] をクリックします。
    6. メールなど共有する媒体にリンクを貼り付けます。

    チームドライブのフォルダを共有する:

    チームドライブに追加されたフォルダやファイルは、自動的にチームドライブのメンバーと共有されます。

  • 2. レビューのためにプロジェクト ファイルを共有する

    準備ができたら、レビューのためにプロジェクト計画をチームと共有します。プロジェクト ファイルには、プロジェクト計画、議題、プレゼンテーションなどを含められます。ファイルを共有するときに、コメントを追加したり、コンテンツを更新したりできるように [コメント可] または [編集可] のアクセス権限をユーザーに付与します。

    次に、チームメンバー(またはチーム用に作成したグループ)とプロジェクト計画書を共有します。

    オーナー権限や編集権限のあるファイルを共有するには:

    1. スプレッドシートで、共有するファイルを開きます。
    2. 共有 をクリックします。
    3. 個々のメールアドレス(またはプロジェクト チームの Google グループ アドレス)を入力します。
    4. 共有相手に付与するアクセス権限の種類を選択します。
      • 編集者: コンテンツの追加や編集、コメントの追加を行うことができます。チームメンバーがプロジェクト計画書を更新できるようにする場合は、この設定を選択します。
      • コメント可: コメントを追加することはできますが、コンテンツを編集することはできません。
      • 閲覧者: ファイルを閲覧することはできますが、コンテンツの編集やコメントの追加を行うことはできません。
    5. (省略可)プロジェクト計画書に関するメモを追加します。
    6. 送信 をクリックします。

    ファイルを共有した全員に、ファイルへのリンクを含むメールが送信されます。編集権限を持つチームメンバーは、次の操作を行うことができます。

    • タスク、担当者、期限など、コンテンツの追加や更新を行う。
    • フィルタを使用して、関心のあるコンテンツを表示する。
    • 特定のユーザー宛てのコメントを挿入する。
    • タスクのステータスを更新する。
    • 説明用のメモをタスクに追加する。

    コメントを追加するには: 

    1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
    2. コメント アイコン comment > コメントを追加アイコン add_comment をクリックします。
    3. ボックスにコメントを入力します。
    4. (省略可)特定のユーザー宛にコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザー数に制限はありません。コメントと併せてファイルへのリンクを含むメールが、そのユーザーに送信されます。
    5. (省略可)特定のユーザーにコメントを割り当てるには、[割り当て先] チェックボックスをオンにします。
    6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

    チームで共有する
  • 1. タスクの最新のステータスを入手する

    プロジェクト計画のステータスを更新するには:

    1. スプレッドシートでプロジェクト計画を開きます。
    2. 自分のタスクの横で、ステータスを変更します。

    チーム会議の前に最新のステータスを送信するには:

    1. In カレンダーでチームのカレンダーを開きます。
    2. チーム会議をダブルクリックします。
    3. [ゲスト] でメールアイコン email をクリックします。
    4. 最新のステータスを入力します。
    5. [送信] をクリックします。

    チーム会議中に最新ステータスを入手するには:

    チーム会議でプロジェクト計画を表示すれば、すべての参加者がリアルタイムで各自のステータスを更新できます。

    1. Meet を開き、ビデオ会議に参加します。
    2. [固定表示する] をクリックして、共有する範囲を選択します。
      • あなたの全画面
      • ウィンドウ
    3. 共有 を選択します。
    4. 固定表示が終了したら、固定表示を停止 をクリックします。
    5. (省略可)他のユーザーから固定表示を引き継ぐには、画面下部で固定表示アイコン present_to_all をクリックし、共有する範囲を選択します。

    グループのメールを使用して最新のステータスを入手するには:

    グループのメールアドレスを使用して全員にメールを一括送信し、 プロジェクト計画の各自のタスクを更新するよう依頼します。

    1. Gmail を開きます。
    2. 左側にある  作成 をクリックします。
    3. (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、上部にある [最大化] または [全画面表示を終了] をクリックします。
    4. 受信者と件名を追加します。
    5. メッセージを入力します。

      作成を開始した後の未送信メールは、左側の [下書き] に自動的に保存されます。

    6. (省略可)ドライブ ファイルdriveやフォトimageなどの添付ファイルを追加します。
    7. 送信 をクリックします。

    ヒント: メールの送信をキャンセルするには、ウィンドウ下部にある [取消] をクリックします。このオプションが表示されるのはわずかな期間だけですが、表示時間を変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

    チャットを使用して最新のステータスを入手するには:

    チームメンバーにチャット メッセージを送信し、最新のステータスを入手します。

    他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには:

    1. Chat を開きます。
    2. 左側にある [ユーザー、チャットルーム、bot を検索] をクリックします。
    3. 名前またはメールアドレスを入力するか、候補から連絡先を選択します。
    4. ダイレクト メッセージを入力し、送信アイコン   をクリックします。

    グループにダイレクト メッセージを送信するには:

    1. 左側にある [ユーザー、チャットルーム、bot を検索] > [グループ メッセージ] をクリックします。
    2. 名前またはメールアドレスを入力するか、候補から連絡先を選択します。
    3. 連絡先を追加したら、メッセージ をクリックします。
    4. ダイレクト メッセージを入力して送信アイコン   をクリックします。
    5. (省略可)グループのダイレクト メッセージを非表示にするには、左側でダイレクト メッセージにカーソルを合わせ、その他アイコン more_vert > 会話を非表示にするアイコン remove_circle_outline をクリックします。

  • 2. プロジェクトのタイムラインを変更する

    タイムライン、要件、リソースが変更された場合は、プロジェクトのドキュメントを更新します。その後、新しいタイムラインに合わせて会議時間を変更したり、新しいチームメンバーを追加したりする必要がある場合は、チームのカレンダーを更新します。

    カレンダーの予定を更新するには:

    詳細情報を入力したら、予定を保存して招待状を送信します。

    予定を保存するには:

    1. 保存 をクリックします。
    2. [送信] をクリックしてメールでゲストに通知するか、後で知らせる場合は [送信しない] をクリックします。
    3. 組織外のユーザーを招待する場合は、[外部のゲストを招待] をクリックして通知するか、後で知らせる場合は [編集を続行] をクリックします。

    既存の予定を更新するには:

    他のゲストを招待したり、会議の場所を変更したりすることができます。

    1. カレンダー グリッドで予定をクリックし、編集アイコン   をクリックします。
    2. 他のゲストを追加したり、会議の場所を変更したり、添付ファイルを追加したりするには、変更を加えてから 保存 をクリックします。

    注: 予定の主催者から編集権限を付与されていない場合は、予定の日時や長さを変更できません。

  • 3. 変更についてチームメンバーに通知する

    プロジェクトの日程やマイルストーンが変更された場合は、メールを使用してすべてのチームメンバーにすばやく通知します。

    Gmail でメンバーに通知するには: 

    1. Gmail で、左側にある  作成 をクリックします。
    2. [To] に、チームメンバーのメールアドレスを個別に追加するのではなく、グループのメールアドレスを入力します。
     

    チームドライブのメンバーにメールを送信するには:

    1. 左側にあるチームドライブをクリックします。
    2. 上部のチームドライブ名の横にある下矢印アイコン arrow_drop_down > [メンバーを管理] をクリックします。
    3. 件名を変更し、メッセージを入力します。
    4. (省略可)特定のアクセスレベルを持つメンバーのみにメールを送信するか、自分自身にメールのコピーを送信するだけの場合は、該当するチェックボックスをオンにします。
    5. [送信] をクリックします。

    チームドライブへのリンクがメール内で引用されます。

  • 4. 共有ファイルを仕上げる

    プロジェクトの共同編集が完了したら、他の共同編集者が最終的なファイルを引き続き編集できないように、共有設定を変更したり、ファイルをアーカイブしたりすることができます。

    詳しくは、最終的なドキュメントを共有するをご覧ください。

  • 5. プロジェクトの終了レポートを作成する

    プロジェクトが完了したら、チームと共有して共同編集するためにプロジェクトの終了プレゼンテーションを作成できます。たとえば、プロジェクトで何を行ったか、その理由、成功と失敗、次のステップなどをレビューできます。

    プレゼンテーションを作成する方法について詳しくは、スライド スタートガイドをご覧ください。プレゼンテーションする際のヒントについて詳しくは、G Suite 活用法のトップ 10 効果的なプレゼンテーションをご覧ください。