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チームアドレスを 1 つにしてコミュニケーションや共有をよりシンプルに

世界中のチームメンバーと同じ情報を共有する必要がある場合、Google グループでチームのメーリング リストを作成すれば、コミュニケーションを容易に行うことができるようになります。個別のメンバーのメールアドレスではなく、グループのメールアドレスを使用することで、進捗状況の報告したり、チームのカレンダー、ドライブ ドキュメントなどのリソースを共有したりする際に、全員に対して一度に送信できるようになります。

2
チーム プロジェクトでドキュメントの下書きや共同編集をリアルタイムかつシームレスに行う

ドキュメントやプレゼンテーション、その他のプロジェクトをチームで作成するときに、メールのやりとりを繰り返しながらたくさんの添付ファイルに対処する必要はもうありません。ドキュメントスプレッドシートスライドを使用すれば、リアルタイムで同時に編集したり、ファイル内でチャットしたり、コメント機能で的の絞られたアドバイスを得たりすることができます。変更内容は自動保存されるため、チームメンバーは常に最新版にアクセスできます。

3
リモートのチームメンバーとビデオ会議や交流イベントをする

チームの連帯感を高めましょう。チームが世界中にいる場合は、メンバーが常につながっていることが重要になります。ハングアウトを使えば、世界中のどこにいてもパソコンやモバイル端末で簡単にチームメンバー全員と顔を合わせることができます。ビデオハングアウトを活用すれば、アイデアを出し合う、チーム プロジェクトに取り組む、バーチャル チームの交流イベントを開催するなど、さまざまなことができます。全員がお互いの顔を見ながら話し合うためだけに出張の手間やコストをかける必要はもうありません。

4
プロジェクトの計画やスケジュールを調整する

チームのプロジェクトやスケジュールの管理は、期限が変更になったり、土壇場で作業が増えたりといった変動が原因で難しくなりがちです。チームの作業計画や進捗管理に動的なスプレッドシートを活用すれば、こうした変動にも柔軟に対応できるようになります。世界中どこからでも進捗状況をリアルタイムでスプレッドシートに入力できるため、メールで逐一報告する必要もなくなります。同じプロジェクト計画表を全員が見たり更新したりできるため、作業の分担やスケジュール変更への対応も容易になります。

5
チーム カレンダーで日程を調整する

チームメンバーが世界中にいて時差がある中で仕事をしている場合、全員の都合が付く日程を調整することには困難が伴います。カレンダーではチームの各メンバーのカレンダーを重ね合わせることで、全員の空き時間を容易に確認することができます。会議、トレーニング、休暇など、管理目的に合わせて複数のチーム カレンダーを作成することもできます。メンバーの空き時間がわかるようになれば、チーム会議や予定の日程を簡単に決めることができるようになります。

6
メンバー全員に確実にチーム内のお知らせを伝える

チーム全体に関わる重要な通知や最新情報を全員に一斉に伝える簡単な方法があると便利です。グループカレンダーを使用すれば、スケジュールの変更やその他の重要な通知を全員に通知することができます。まずチーム全員のグループを作成し、そのグループのアドレスに宛てて送信すれば、招待、通知、メモなどを常に全員に配信することができます。

7
世界中どこからでもチームのリソースを保存、共有、確認する

ドライブで 1 つのフォルダにチームのファイルをまとめて保存すれば、チームのリソースを安全に保存、共有し、迅速に全員で共有できます。誰かが変更を加えると、どのファイルが変更されたかがドライブに表示されます。チームメンバーは、いつでもどの端末からでも、最新のファイルに安全にアクセスできます。

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1 か所で最新情報を入手できるチームのサイトを作成する

チームのスケジュール、プロジェクトの情報、リソースなどの管理には時間がかかります。メンバーが世界各地にいる場合はなおさらです。Google サイトでウェブサイトを作成すれば、組織内の誰もがどこからでもチームの連絡先情報、プロジェクトの最新情報、ロードマップ、販促資料、その他のリソースを 1 か所で見つけることができるようになります。

9
バーチャル コミュニティでメンバー同士の結束を高める

Google+ コミュニティを作成すれば、さまざまな地域で業務を行うメンバーが交流を図ることができます。メンバー同士の親交を深めながら、プロジェクトのアイデアを共有したり、おすすめの方法について意見を交換したり、連帯感を高めたりすることができます。

10
オンライン アンケートを作成してパフォーマンスに関するフィードバックを集める

プロジェクトの終了時や年次評価の際には、メンバー個人の能力や改善の余地がある点について具体的に把握し、今後に役立てたいものです。フォームでオンライン アンケートを作成すれば、パフォーマンスに関する建設的なフィードバックを集めることができます。職場での仕事ぶり、コミュニケーション能力、コラボレーション能力など、把握したい内容を質問に入れ、得られたフィードバックを参考にしながら、チームのメンバーごとにトレーニングの必要性や能力開発の目標を計画することができます。

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