外部クライアントと一緒にプロジェクトを計画する

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  • 1. 同僚から情報を収集する

    外部クライアントと共同でプロジェクトを開始する前に、外部クライアントとその役割をよく知っている社内の同僚に確認してください。同僚にメールまたは簡単なメッセージを送信します。

    メールを作成するには:

    1. Gmail を開きます。
    2. 左側にある  作成 をクリックします。
    3. (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、上部にある [最大化] または [全画面表示を終了] をクリックします。
    4. 受信者と件名を追加します。
    5. メッセージを入力します。

      作成を開始した後の未送信メールは、左側の [下書き] に自動的に保存されます。

    6. (省略可)ドライブ ファイルdriveやフォトimageなどの添付ファイルを追加します。
    7. 送信 をクリックします。

    ヒント: メールの送信をキャンセルするには、ウィンドウ下部にある [取消] をクリックします。このオプションが表示されるのはわずかな期間だけですが、表示時間を変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

    他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには:

    1. Chat を開きます。
    2. 左側にある [ユーザー、チャットルーム、bot を検索] をクリックします。
    3. 名前またはメールアドレスを入力するか、候補から連絡先を選択します。
    4. ダイレクト メッセージを入力し、送信アイコン   をクリックします。

    グループにダイレクト メッセージを送信するには:

    1. 左側にある [ユーザー、チャットルーム、bot を検索] > [グループ メッセージ] をクリックします。
    2. 名前またはメールアドレスを入力するか、候補から連絡先を選択します。
    3. 連絡先を追加したら、メッセージ をクリックします。
    4. ダイレクト メッセージを入力して送信アイコン   をクリックします。
    5. (省略可)グループのダイレクト メッセージを非表示にするには、左側でダイレクト メッセージにカーソルを合わせ、その他アイコン more_vert > 非表示アイコン remove_circle_outline をクリックします。

  • 2. 外部クライアントとコミュニケーションをとる

    連絡すべきクライアントを把握したら、紹介メールを送信します。

    1. Gmail を開きます。
    2. 左側にある  作成 をクリックします。
    3. (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、上部にある [最大化] または [全画面表示を終了] をクリックします。
    4. 受信者と件名を追加します。
    5. メッセージを入力します。

      作成を開始した後の未送信メールは、左側の [下書き] に自動的に保存されます。

    6. (省略可)ドライブ ファイルdriveやフォトimageなどの添付ファイルを追加します。
    7. 送信 をクリックします。

    ヒント: メールの送信をキャンセルするには、ウィンドウ下部にある [取消] をクリックします。このオプションが表示されるのはわずかな期間だけですが、表示時間を変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

  • 1. 会議の予定を作成する

    Google アカウントを持っていないユーザーとの予定やビデオ会議を作成し、 ゲストにメールで招待状を送って返答してもらうことができます。Hangouts Meet を使用すれば、すべてのゲストが招待状のリンクをクリックして会議に参加できます。Google カレンダーの予定にない会議のリクエストを受けた場合でも、リクエストに返答した後でカレンダーに会議を追加できます。

    1. カレンダーのカレンダー グリッドで予定のない時間枠をクリックし、[予定] をクリックします。 作成 をクリックすることもできます。
    2. 予定のタイトル、日付、時刻を追加します。
    3. (省略可)別のカレンダーを使用して予定を作成するには、自分の名前の横にある下矢印 arrow_drop_down をクリックしてカレンダーを選択します。
    4. [その他のオプション] または 保存 をクリックします。

  • 2. 会議に参加する

    スケジュールされた会議をカレンダーで確認し、ビデオ会議に参加します。詳しくは、Hangouts Meet クイック リファレンスをご覧ください。

    1. カレンダーで、参加する予定をクリックします。
    2. [Hangouts Meet に参加] をクリックし、表示されるウィンドウで [会議に参加] をクリックします。

  • 3. 要件を把握する

    クライアントの要件をまとめたドキュメントを作成します。

    次のいずれかを行います。

    • ドキュメントで下にスクロールし、新しいドキュメントの作成アイコン add をクリックします。
    • ドライブで、[新規] > [Google ドキュメント] > [空白のドキュメント] または [テンプレートから] をクリックします。

  • 4. クライアントにフォローアップ メールを送信する

    会議の後で、会議メモをまとめたフォローアップ メールを送信し、追加する情報がないか確認します。

    1. Gmail を開きます。
    2. 左側にある  作成 をクリックします。
    3. (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、上部にある [最大化] または [全画面表示を終了] をクリックします。
    4. 受信者と件名を追加します。
    5. メッセージを入力します。

      作成を開始した後の未送信メールは、左側の [下書き] に自動的に保存されます。

    6. (省略可)ドライブ ファイルdriveやフォトimageなどの添付ファイルを追加します。
    7. 送信 をクリックします。

    ヒント: メールの送信をキャンセルするには、ウィンドウ下部にある [取消] をクリックします。このオプションが表示されるのはわずかな期間だけですが、表示時間を変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

  • 1. クライアントからの情報を確認する

    クライアントからドキュメントなどのファイルを受け取ったら、関連のあるプロジェクト情報をすべて 1 か所にまとめて保存します。プロジェクトのドキュメント、画像、その他のファイルをドライブに保存すれば、変更内容はすべてクラウドに同期されるため、全員が最新のコンテンツを確認できます。

    ドライブにファイルを保存するには、ファイルのコピーをウェブブラウザからアップロードする方法があります。

    1. ドライブに移動します。
    2.   新規 をクリックし、[ファイルのアップロード] または [フォルダのアップロード] を選択して、アップロードするファイルまたはフォルダを選択します。
    3. [開く] をクリックします。

    Chrome や Firefox® の最新バージョンを使用している場合は、パソコン上のファイルを直接ブラウザのドライブページにドラッグすることもできます。

    既存のファイルと同じ名前のファイルをアップロードすると、新しい版として追加されます。重複するファイルは作成されません。前の版を確認するには、版を管理できます。

    ファイルが正常にアップロードされると、[アップロードが完了しました] と表示されます。アップロードしたファイルには、ブラウザや、ドライブがインストールされたデバイスからアクセスできます。

  • 2. 同僚にタスクを割り当てる

    適任の同僚が決まったら、その人にタスクを割り当てます。

    1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
    2. コメント アイコン comment > コメントを追加アイコン add_comment をクリックします。
    3. ボックスにコメントを入力します。
    4. (省略可)特定のユーザー宛にコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザー数に制限はありません。コメントと併せてファイルへのリンクを含むメールが、そのユーザーに送信されます。
    5. (省略可)特定のユーザーにコメントを割り当てるには、[割り当て先] チェックボックスをオンにします。
    6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

  • 3. 更新や変更を確認する

    条件付き書式ルールを使用すると、プロジェクト タスクの進捗状況が一目でわかります。たとえば、完了したタスクを未処理または処理中のタスクと区別できるように色を追加します。

    進捗状況がわかるように設定するには:

      1. スプレッドシートを開き、書式ルールを適用する列を選択します。
      2. [表示形式] > [条件付き書式] を選択します。
      3. ルールを設定します。この例では、完了、未処理、処理中のそれぞれのタスクに異なる色を割り当てます。

    a [単一色] タブの [セルの書式設定の条件] の下で [次を含むテキスト] を選択します。

    b [次を含むテキスト] の下のボックスに「完了」と入力します。

    c [書式設定のスタイル] で、背景やテキストに色付けするためのリストをクリックして選択します。

    d テキストや背景にカスタムの色を割り当てるには、テキストの色アイコン format_color_text や塗りつぶしアイコン format_color_fill をクリックします。必要に応じて、テキストと背景のそれぞれの色を指定することができます。

    e 他のルールを追加する場合は、[条件を追加] をクリックして同じ手順を行います。たとえば、未処理のタスクの背景色に赤を割り当てて、処理中のタスクの背景色にはオレンジを割り当てます。

    f 完了 をクリックします。

  • 4. 成果物を共有フォルダに保存する

    プロジェクトのドキュメント、画像、その他のファイルをドライブに保存すれば、同僚やクライアントと簡単かつ安全に共有できます。ファイルの変更内容はすべてクラウドに同期されるため、全員が最新のコンテンツを確認できます。

    チームドライブでファイルを保存、共有する方法について詳しくは、チームドライブ スタートガイドをご覧ください。

    フォルダを作成するには:

    ドライブで [新規] > [フォルダ] をクリックします。

    特定のユーザーとファイルやフォルダを共有するには:

    所有権または編集権限を持っているファイルのみ共有できます。

    1. ドライブで、譲渡するファイルやフォルダを右クリックし、共有アイコン person_add を選択します。
    2. [ユーザー] に共有したいユーザーまたはグループの名前かメールアドレスを入力します。

      注: 社外または組織外のユーザーを追加できない場合は、G Suite の管理者にお問い合わせください。

    3. 編集アイコン edit をクリックし、アクセスレベルを変更する:
        • 編集者: コンテンツを追加、編集したり、コメントを追加したりできます。
        • コメント可(一部のファイルのみ): コメントを追加することはできますが、コンテンツを編集することはできません。
        • 閲覧者: ファイルを閲覧することはできますが、コンテンツの編集やコメントの追加を行うことはできません。

      共有相手全員に、ファイルやフォルダへのリンクを含むメールが送信されます。

    4. (省略可)メールにメモを追加するには、メモを入力します。メールを送信しない場合は、[メールで通知] をオフにします。
    5. [送信] をクリックします。

    ファイルまたはフォルダへのリンクを共有するには:

    ファイルやフォルダへのリンクを他のユーザーに送信すると、リンクを知っている全員がファイルやフォルダを開けるようになります。なお、リンクを共有した場合は、自分の名前がオーナーとして表示されます。

    所有権または編集権限を持っているファイルのみ共有できます。

    1. ドライブで、譲渡するファイルやフォルダを右クリックし、共有アイコン person_add を選択します。
    2. 右上にある [共有可能なリンクを取得] をクリックします。
    3. [リンクを知っている 組織名 の全員がアクセスできます] をクリックし、アクセスレベルを選択します。
      • 編集者: コンテンツを追加、編集したり、コメントを追加したりできます。
      • コメント可(一部のファイルのみ): コメントを追加することはできますが、コンテンツを編集することはできません。
      • 閲覧者: ファイルを閲覧することはできますが、コンテンツの編集やコメントの追加を行うことはできません。
    4. [リンクをコピー] をクリックします。
    5. [完了] をクリックします。
    6. メールなど共有する媒体にリンクを貼り付けます。

  • 5. レビューとフィードバックのためにファイルをクライアントに送信する

    Google ドライブのファイルは、Google アカウントを持っていない外部クライアントとも共有可能です*。相手のメールアドレスを指定してファイルを共有するだけで、共有相手はファイルへのリンクを受け取り、ウェブ上でそのファイルを閲覧できます。ファイルを編集したり、コメントを追加したりするには、ファイルから直接 Google アカウントに登録することが可能です。

    *Google アカウントを持っていないクライアントとファイルを共有するには、自分の組織で外部ユーザー(Google アカウントの有無は問わない)とのドライブ ファイルの共有が許可されていて、外部ユーザーがログインしなくてもファイルを閲覧できるようになっている必要があります。

    1. Google ドライブでファイルを選択し、共有アイコン person_add をクリックします。
    2. ファイルを共有する相手の名前を入力します。

      注: 会社の外部のユーザーを追加できない場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。

    3. 編集アイコン mode_edit をクリックし、付与するアクセス権限に応じて [編集者]、[コメント可]、[閲覧者] のいずれかを選択します。
    4. [通知] をオンにして、送信 をクリックします。

  • 6. コメント先を指定する、タスクを割り当てる

    1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
    2. コメント アイコン comment > コメントを追加アイコン add_comment をクリックします。
    3. ボックスにコメントを入力します。
    4. (省略可)特定のユーザー宛にコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザー数に制限はありません。コメントと併せてファイルへのリンクを含むメールが、そのユーザーに送信されます。
    5. (省略可)特定のユーザーにコメントを割り当てるには、[割り当て先] チェックボックスをオンにします。
    6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

  • 1. クライアントとの最終会議をスケジューリングする

    すべての作業が完了したら、クライアントとの最終会議をスケジューリングします。

    1. カレンダーのカレンダー グリッドで予定のない時間枠をクリックし、[予定] をクリックします。 作成 をクリックすることもできます。
    2. 予定のタイトル、日付、時刻を追加します。
    3. (省略可)別のカレンダーを使用して予定を作成するには、自分の名前の横にある下矢印 arrow_drop_down をクリックしてカレンダーを選択します。
    4. [その他のオプション] または 保存 をクリックします。

  • 2. 会議に参加する

    スケジュールされた会議をカレンダーで確認し、ビデオ会議に参加します。詳しくは、Hangouts Meet クイック リファレンスをご覧ください。

    1. カレンダーで、参加する予定をクリックします。
    2. [Hangouts Meet に参加] をクリックし、表示されるウィンドウで [会議に参加] をクリックします。

  • 3. ビデオ会議中にドキュメントを共有してプレゼンテーションを行う

    自分の画面を共有し、最終的なドキュメント、プレゼンテーション、スプレッドシートなどをビデオ会議の場で見てもらうことができます。

    1. Google ドライブで、共有または表示する Google ドキュメントGoogle スプレッドシート、または Google スライドのファイルを開きます。
    2. (省略可)ゲストと同時にドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを編集するには:
      1. 右上にある 共有 をクリックします。
      2. ドキュメントにタイトルを追加して、保存 をクリックします。
      3. 会議のゲストを追加し、全員に [編集者] のアクセス権を付与します。
      4. 送信 をクリックします。
    3. Hangouts Meet を開いて、会議に参加します。
    4. [今すぐ表示] をクリックして、共有する範囲を以下から選択します。
      • 全画面
      • ウィンドウ
    5. 共有 をクリックします。

      表示したファイルが相手に見えるようになります。画面の共有を停止するには、画面下部の 共有を停止 をクリックします。

  • 4. 最終成果物をクライアントに送信する

    ドライブ内の機密性の高いファイルを外部クライアントと共有する際は、ファイルのダウンロード、印刷、コピーを禁止できます。プロジェクトが終わった後は外部のパートナーや代理店がアクセスできないように、ファイルの 有効期限を設定することも可能です。

    1. ドライブで、自身が所有するファイルまたはフォルダを選択します。
    2. 上部にある共有アイコン person_add をクリックします。
    3. 下部にある [詳細設定] をクリックします。
    4. [編集者によるアクセス権の変更や新しいユーザーの追加を禁止します] チェックボックスをオンにします。 

      [コメント可] または [閲覧者] のアクセス権を持つユーザーは新しいユーザーを追加したりアクセス権を変更したりできませんが、これで [編集者] のアクセス権を持つユーザーも同様にこれらの操作を行えないようになります。

    5. 変更を保存 をクリックします。
    6. 完了 をクリックします。

    [編集者] のアクセス権を持つユーザーは、制限付きのファイルやフォルダを再共有しようとするときに所有者に共有の許可をメールで求めることができ、所有者はファイルを共有するかどうかを決めることができます。ファイルの共有が許可されても、ユーザーがアクセス権を変更することはできません。アクセス権の変更設定はグレー表示され、利用できないようになっています。

  • 5. フォローアップ メールをクライアントに送信する

    最終成果物の概要を記載したフォローアップ メールを送信し、フィードバックを集めます。

    1. Gmail を開きます。
    2. 左側にある  作成 をクリックします。
    3. (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、上部にある [最大化] または [全画面表示を終了] をクリックします。
    4. 受信者と件名を追加します。
    5. メッセージを入力します。

      作成を開始した後の未送信メールは、左側の [下書き] に自動的に保存されます。

    6. (省略可)ドライブ ファイルdriveやフォトimageなどの添付ファイルを追加します。
    7. 送信 をクリックします。

    ヒント: メールの送信をキャンセルするには、ウィンドウ下部にある [取消] をクリックします。このオプションが表示されるのはわずかな期間だけですが、表示時間を変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。