外出中に仕事を委任する

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  • 1. 不在の詳細を共有する

    上司にメールを送信したり、チームメイトに簡単なメッセージを送信したりするなど、相手に応じてコミュニケーション ツールを選択します。

    1. Gmail を開きます。
    2. 左側にある  作成 をクリックします。
    3. (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、上部にある [最大化] または [全画面表示を終了] をクリックします。
    4. 受信者と件名を追加します。
    5. メッセージを入力します。

      作成を開始した後の未送信メールは、左側の [下書き] に自動的に保存されます。

    6. (省略可)ドライブ ファイルdriveやフォトimageなどの添付ファイルを追加します。
    7. 送信 をクリックします。

    ヒント: メールの送信をキャンセルするには、ウィンドウ下部にある [取消] をクリックします。このオプションが表示されるのはわずかな期間だけですが、表示時間を変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

    他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには:

    1. Chat を開きます。
    2. 左側にある [ユーザー、チャットルーム、bot を検索] をクリックします。
    3. 名前またはメールアドレスを入力するか、候補から連絡先を選択します。
    4. ダイレクト メッセージを入力し、送信アイコン   をクリックします。

    グループにダイレクト メッセージを送信するには:

    1. 左側にある [ユーザー、チャットルーム、bot を検索] > [グループ メッセージ] をクリックします。
    2. 名前またはメールアドレスを入力するか、候補から連絡先を選択します。
    3. 連絡先を追加したら、メッセージ をクリックします。
    4. ダイレクト メッセージを入力して送信アイコン   をクリックします。
    5. (省略可)グループのダイレクト メッセージを非表示にするには、左側でダイレクト メッセージにカーソルを合わせ、その他アイコン more_vert > 非表示アイコン remove_circle_outline をクリックします。

  • 2. カレンダーに不在日を追加する

    外出予定があるときは、Google カレンダーを更新して不在予定を同僚が把握できるようにします。

    1. カレンダー グリッドで、不在になる最初の日付をクリックします。
    2. [不在] をクリックし、期間を選択します。
    3. (省略可)不在であることを説明するには、[辞退メッセージ] にメッセージを入力します。
    4. [公開設定] で、次のオプションを選択します。
      • 一般公開
      • デフォルトの公開設定
      • 非公開
    5. 保存 をクリックします。同じ日時にスケジュール設定されている他の会議への招待をすべて自動的に辞退するようにします。

  • 3. 会議を辞退する、または会議のスケジュールを再設定する

    会議に参加しない場合や、会議の日程変更が必要な場合は、ゲストに不在を伝えるメールを送信するか、会議のスケジュールを再設定します。

    会議を辞退し、ゲストにメールを送信するには:

    1. カレンダーのカレンダー グリッドで予定をクリックして表示します。
    2. [参加しますか?] で [未定] の横にある下矢印アイコン keyboard_arrow_down > [メモを追加] をクリックします。
    3. メモを入力します。
    4. (省略可)出欠確認の回答を選択するには、[参加しますか?] で下矢印アイコン keyboard_arrow_down をクリックして回答を選択します。
    5. [送信] をクリックします。

    会議のスケジュールを再設定するには:

    1. カレンダーで、カレンダー グリッドにある予定をクリックします。
    2. [参加しますか?] に移動し、下矢印アイコン keyboard_arrow_down > [新しい時間を提案] をクリックします。
    3. [時間の候補] で別の時間または日付を選択して、メッセージを入力します。
    4. 提案を送信 をクリックします。

    注: 予定の主催者から編集権限を付与されている場合は、新しい時間を提案せずに直接予定を変更することができます。

  • 4. 不在通知を設定する

    同僚に不在を伝えるため、Gmail でメールの自動返信を設定します。

    不在通知の有効と無効を切り替えるには:

    1. Gmail の右上にある設定アイコン settings > [設定] をクリックします。
    2. [不在通知] までスクロールして、[不在通知 ON] または [不在通知 OFF] をオンにします。
    3. 不在通知をオンにした場合は、不在となる日付を入力し、メッセージを追加します。次に、不在通知を受け取る相手を選択します。
    4. 下部にある 変更を保存 をクリックします。

  • 1. 引き継ぎドキュメントを作成する

    Google ドキュメントまたは Google ドライブで引き継ぎドキュメントを作成します。自分が不在になることを説明し、作業を引き継ぐ担当者の連絡先とプロジェクトの関連ファイルを一覧にまとめます。

    次のいずれかを行います。

    • ドキュメントで下にスクロールし、新しいドキュメントの作成アイコン add をクリックします。
    • ドライブで、[新規] > [Google ドキュメント] > [空白のドキュメント] または [テンプレートから] をクリックします。

  • 2. 同僚を検索する

    プロジェクトを引き継ぐにあたり、審査担当者や管理者といった人々も組織から探す必要がある場合は、Google Cloud Search で適任者を検索することができます。

    1. Cloud Search を開き、検索ボックスにユーザーの名前を入力します。
    2. ユーザーのプロフィール カードの上部にあるハングアウトを開始アイコン hangout またはメールアイコン email を選択します。
    3. [直属の上司] をクリックして、ユーザーの上司のプロフィール カードを表示します。
    4. モバイルの場合は電話番号をタップすると発信します。
    5. (省略可)「Jane の電話番号」など、普段使う表現で検索することもできます。Jane という名前の同僚の電話番号を含む回答カードが表示されます。同じ名前を持つユーザーが複数いる場合は、[別の名前を検索する] をクリックします。

    注: 管理者がプロフィールの詳細をユーザー アカウントに追加している場合は、連絡先や上司の詳細情報を表示できます。

    ユーザーを検索して連絡する
  • 3. 同僚にタスクを割り当ててファイルを共有する

    プロジェクト計画でタスクを割り当てるには:

    1. スプレッドシートを開き、コメントを追加するテキストを選択します。
    2. コメント アイコン comment > コメントを追加アイコン add_comment をクリックします。
    3. (省略可)特定のユーザー宛にコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。コメントと併せてファイルへのリンクを含むメールが、そのユーザーに送信されます。
    4. ボックスにコメントを入力します。
    5. コメント をクリックします。

    特定のユーザーとファイルやフォルダを共有するには:

    所有権または編集権限を持っているファイルのみ共有できます。

    1. ドライブで、譲渡するファイルやフォルダを右クリックし、共有アイコン person_add を選択します。
    2. [ユーザー] に共有したいユーザーまたはグループの名前かメールアドレスを入力します。

      注: 社外または組織外のユーザーを追加できない場合は、G Suite の管理者にお問い合わせください。

    3. 編集アイコン edit をクリックし、アクセスレベルを変更する:
        • 編集者: コンテンツを追加、編集したり、コメントを追加したりできます。
        • コメント可(一部のファイルのみ): コメントを追加することはできますが、コンテンツを編集することはできません。
        • 閲覧者: ファイルを閲覧することはできますが、コンテンツの編集やコメントの追加を行うことはできません。

      共有相手全員に、ファイルやフォルダへのリンクを含むメールが送信されます。

    4. (省略可)メールにメモを追加するには、メモを入力します。メールを送信しない場合は、[メールで通知] をオフにします。
    5. [送信] をクリックします。

    ファイルまたはフォルダへのリンクを共有するには:

    ファイルやフォルダへのリンクを他のユーザーに送信すると、リンクを知っている全員がファイルやフォルダを開けるようになります。なお、リンクを共有した場合は、自分の名前がオーナーとして表示されます。

    所有権または編集権限を持っているファイルのみ共有できます。

    1. ドライブで、譲渡するファイルやフォルダを右クリックし、共有アイコン person_add を選択します。
    2. 右上にある [共有可能なリンクを取得] をクリックします。
    3. [リンクを知っている 組織名 の全員がアクセスできます] をクリックし、アクセスレベルを選択します。
      • 編集者: コンテンツを追加、編集したり、コメントを追加したりできます。
      • コメント可(一部のファイルのみ): コメントを追加することはできますが、コンテンツを編集することはできません。
      • 閲覧者: ファイルを閲覧することはできますが、コンテンツの編集やコメントの追加を行うことはできません。
    4. [リンクをコピー] をクリックします。
    5. [完了] をクリックします。
    6. メールなど共有する媒体にリンクを貼り付けます。

    ファイルを共有し、アクセスレベルと公開の設定を行う
  • 4. 誰が作業を引き継ぐのかを説明する

    プロジェクトを誰が引き継ぐかに関するメールをチームメンバーに送信します。このメールには引き継ぎドキュメントを添付し、緊急時の連絡先も記載します。

    1. Gmail を開きます。
    2. 左側にある  作成 をクリックします。
    3. (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、上部にある [最大化] または [全画面表示を終了] をクリックします。
    4. 受信者と件名を追加します。
    5. メッセージを入力します。

      作成を開始した後の未送信メールは、左側の [下書き] に自動的に保存されます。

    6. (省略可)ドライブ ファイルdriveやフォトimageなどの添付ファイルを追加します。
    7. 送信 をクリックします。

    ヒント: メールの送信をキャンセルするには、ウィンドウ下部にある [取消] をクリックします。このオプションが表示されるのはわずかな期間だけですが、表示時間を変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

  • 1. 不在中に作業を確認する

    場合によっては、不在中でもメールやダイレクト メッセージで定期的にプロジェクト進捗の確認が必要です。

    1. Gmail を開きます。
    2. 左側にある  作成 をクリックします。
    3. (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、上部にある [最大化] または [全画面表示を終了] をクリックします。
    4. 受信者と件名を追加します。
    5. メッセージを入力します。

      作成を開始した後の未送信メールは、左側の [下書き] に自動的に保存されます。

    6. (省略可)ドライブ ファイルdriveやフォトimageなどの添付ファイルを追加します。
    7. 送信 をクリックします。

    ヒント: メールの送信をキャンセルするには、ウィンドウ下部にある [取消] をクリックします。このオプションが表示されるのはわずかな期間だけですが、表示時間を変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

    他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには:

    1. Chat を開きます。
    2. 左側にある [ユーザー、チャットルーム、bot を検索] をクリックします。
    3. 名前またはメールアドレスを入力するか、候補から連絡先を選択します。
    4. ダイレクト メッセージを入力し、送信アイコン   をクリックします。

    グループにダイレクト メッセージを送信するには:

    1. 左側にある [ユーザー、チャットルーム、bot を検索] > [グループ メッセージ] をクリックします。
    2. 名前またはメールアドレスを入力するか、候補から連絡先を選択します。
    3. 連絡先を追加したら、メッセージ をクリックします。
    4. ダイレクト メッセージを入力して送信アイコン   をクリックします。
    5. (省略可)グループのダイレクト メッセージを非表示にするには、左側でダイレクト メッセージにカーソルを合わせ、その他アイコン more_vert > 非表示アイコン remove_circle_outline をクリックします。