意思決定者と共同作業する

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  • 1. 関係者を探す

    緊急度の高い問題や課題に取り組んでいるときに、組織内の誰かの助けが必要な場合は、Google Cloud Search から適切な人物を検索できます。

    関係者を見つけて連絡するには:

    1. Cloud Search を開き、検索ボックスにユーザーの名前を入力します。
    2. ユーザーのプロフィール カードの上部にあるハングアウトを開始アイコン hangout またはメールアイコン email を選択します。
    3. [直属の上司] をクリックして、ユーザーの上司のプロフィール カードを表示します。
    4. モバイルの場合は電話番号をタップすると発信します。
    5. (省略可)「Jane の電話番号」など、普段使う表現で検索することもできます。Jane という名前の同僚の電話番号を含む回答カードが表示されます。同じ名前を持つユーザーが複数いる場合は、[別の名前を検索する] をクリックします。

    注: 管理者がプロフィールの詳細をユーザー アカウントに追加している場合は、連絡先や上司の詳細情報を表示できます。

  • 2. 関係者と連絡をとる

    連絡する必要のある相手を確認したら、その相手にメールを作成するか、メッセージを送信します。

    1. Gmail を開きます。
    2. 左側にある  作成 をクリックします。
    3. (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、上部にある [最大化] または [全画面表示を終了] をクリックします。
    4. 受信者と件名を追加します。
    5. メッセージを入力します。

      作成を開始した後の未送信メールは、左側の [下書き] に自動的に保存されます。

    6. (省略可)ドライブ ファイルdriveやフォトimageなどの添付ファイルを追加します。
    7. 送信 をクリックします。

    ヒント: メールの送信をキャンセルするには、ウィンドウ下部にある [取消] をクリックします。このオプションが表示されるのはわずかな期間だけですが、表示時間を変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

    他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには:

    1. Chat を開きます。
    2. 左側にある [ユーザー、チャットルーム、bot を検索] をクリックします。
    3. 名前またはメールアドレスを入力するか、候補から連絡先を選択します。
    4. ダイレクト メッセージを入力し、送信アイコン   をクリックします。

    グループにダイレクト メッセージを送信するには:

    1. 左側にある [ユーザー、チャットルーム、bot を検索] > [グループ メッセージ] をクリックします。
    2. 名前またはメールアドレスを入力するか、候補から連絡先を選択します。
    3. 連絡先を追加したら、メッセージ をクリックします。
    4. ダイレクト メッセージを入力して送信アイコン   をクリックします。
    5. (省略可)グループのダイレクト メッセージを非表示にするには、左側でダイレクト メッセージにカーソルを合わせ、その他アイコン more_vert > 非表示アイコン remove_circle_outline をクリックします。

  • 1. 会議に都合のよい日時を確認する

    さまざまなタイムゾーンにメンバーがいる大規模なグループでのスケジュール調整は、容易ではありません。Google カレンダーで全員の空き情報を確認しておけば、会議のスケジューリングもスムーズです。

    1. カレンダーを開き、 作成 アイコン > [その他のオプション] をクリックします。
    2. [予定の詳細] の横にある [時間を探す] をクリックします。他のタイムゾーンにいるゲストの現地時間が、名前のすぐ下に表示されます。
    3. 時間枠を上下にスクロールするか、上部にある矢印をクリックすると、別の日や週が表示されます。
    4. 時間枠をクリックし、保存 をクリックします。

      注: ゲストを追加した後に、候補となる会議時間を取得することもできます。ゲストのリストの下にある [おすすめの時間] をクリックし、時間を選択します。

  • 2. 会議の予定を作成する

    1. カレンダーのカレンダー グリッドで予定のない時間枠をクリックし、[予定] をクリックします。 作成 をクリックすることもできます。
    2. 予定のタイトル、日付、時刻を追加します。
    3. (省略可)別のカレンダーを使用して予定を作成するには、自分の名前の横にある下矢印 arrow_drop_down をクリックしてカレンダーを選択します。
    4. [その他のオプション] または 保存 をクリックします。

    予定を作成する
  • 3. 会議の招待状にファイルを添付する

    会議で取り上げたいドキュメントやその他のリソースを添付します。ゲストは会議の前に関連ファイルに目を通して、準備を整えられます。

    1. カレンダーで、予定を開きます。
    2. [イベントの説明] フィールドで、添付ファイルを追加アイコン attach_file をクリックします。
    3. プロジェクト計画書のスプレッドシートを選択して、選択 をクリックします。
    4. 保存 をクリックします。

  • 4. 会議に参加する

    スケジュールされた会議をカレンダーで確認し、ビデオ会議に参加します。詳しくは、Hangouts Meet クイック リファレンスをご覧ください。

    1. カレンダーで、参加する予定をクリックします。
    2. [Hangouts Meet に参加] をクリックし、表示されるウィンドウで [会議に参加] をクリックします。

  • 5. ビデオ会議中にドキュメントを共有してプレゼンテーションを行う

    1. Google ドライブで、共有または表示する Google ドキュメントGoogle スプレッドシート、または Google スライドのファイルを開きます。
    2. (省略可)ゲストと同時にドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを編集するには:
      1. 右上にある 共有 をクリックします。
      2. ドキュメントにタイトルを追加して、保存 をクリックします。
      3. 会議のゲストを追加し、全員に [編集者] のアクセス権を付与します。
      4. 送信 をクリックします。
    3. Hangouts Meet を開いて、会議に参加します。
    4. [今すぐ表示] をクリックして、共有する範囲を以下から選択します。
      • 全画面
      • ウィンドウ
    5. 共有 をクリックします。

      表示したファイルが相手に見えるようになります。画面の共有を停止するには、画面下部の 共有を停止 をクリックします。

  • 6. ファイルやその他の資料を共有する

    同じ課題に取り組んでいる全員が準備できるように、関連するファイルやフォルダを共有します。

    特定のユーザーとファイルやフォルダを共有するには:

    所有権または編集権限を持っているファイルのみ共有できます。

    1. ドライブで、譲渡するファイルやフォルダを右クリックし、共有アイコン person_add を選択します。
    2. [ユーザー] に共有したいユーザーまたはグループの名前かメールアドレスを入力します。

      注: 社外または組織外のユーザーを追加できない場合は、G Suite の管理者にお問い合わせください。

    3. 編集アイコン edit をクリックし、アクセスレベルを変更する:
        • 編集者: コンテンツを追加、編集したり、コメントを追加したりできます。
        • コメント可(一部のファイルのみ): コメントを追加することはできますが、コンテンツを編集することはできません。
        • 閲覧者: ファイルを閲覧することはできますが、コンテンツの編集やコメントの追加を行うことはできません。

      共有相手全員に、ファイルやフォルダへのリンクを含むメールが送信されます。

    4. (省略可)メールにメモを追加するには、メモを入力します。メールを送信しない場合は、[メールで通知] をオフにします。
    5. [送信] をクリックします。

    ファイルまたはフォルダへのリンクを共有するには:

    ファイルやフォルダへのリンクを他のユーザーに送信すると、リンクを知っている全員がファイルやフォルダを開けるようになります。なお、リンクを共有した場合は、自分の名前がオーナーとして表示されます。

    所有権または編集権限を持っているファイルのみ共有できます。

    1. ドライブで、譲渡するファイルやフォルダを右クリックし、共有アイコン person_add を選択します。
    2. 右上にある [共有可能なリンクを取得] をクリックします。
    3. [リンクを知っている 組織名 の全員がアクセスできます] をクリックし、アクセスレベルを選択します。
      • 編集者: コンテンツを追加、編集したり、コメントを追加したりできます。
      • コメント可(一部のファイルのみ): コメントを追加することはできますが、コンテンツを編集することはできません。
      • 閲覧者: ファイルを閲覧することはできますが、コンテンツの編集やコメントの追加を行うことはできません。
    4. [リンクをコピー] をクリックします。
    5. [完了] をクリックします。
    6. メールなど共有する媒体にリンクを貼り付けます。

    ファイルを共有し、アクセスレベルと公開の設定を行う
  • 7. タスクを割り当てる

    適任者を確認したら、その人にタスクを割り当てます。

    1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
    2. コメント アイコン comment > コメントを追加アイコン add_comment をクリックします。
    3. ボックスにコメントを入力します。
    4. (省略可)特定のユーザー宛にコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザー数に制限はありません。コメントと併せてファイルへのリンクを含むメールが、そのユーザーに送信されます。
    5. (省略可)特定のユーザーにコメントを割り当てるには、[割り当て先] チェックボックスをオンにします。
    6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

  • 8. フォローアップ メールを送信する

    会議が終わったら、会議メモや追加タスクをまとめたフォローアップ メールを送信します。

    1. Gmail を開きます。
    2. 左側にある  作成 をクリックします。
    3. (省略可)ウィンドウ サイズを変更するには、上部にある [最大化] または [全画面表示を終了] をクリックします。
    4. 受信者と件名を追加します。
    5. メッセージを入力します。

      作成を開始した後の未送信メールは、左側の [下書き] に自動的に保存されます。

    6. (省略可)ドライブ ファイルdriveやフォトimageなどの添付ファイルを追加します。
    7. 送信 をクリックします。

    ヒント: メールの送信をキャンセルするには、ウィンドウ下部にある [取消] をクリックします。このオプションが表示されるのはわずかな期間だけですが、表示時間を変更できます。詳しくは、送信したメールを取り消すをご覧ください。

  • 1. ソリューションの案を一緒に考える

    共有ドキュメントを作成し、皆にそれぞれのアイデアやソリューションを書き込んでもらう真っ白なキャンバスとして使用しましょう。リアルタイムで共同編集したり、ファイル内でチャットしたり、コメントや提案機能による的確なフィードバックを得たりしながら、アイデアを詰めていくことができます。

    1. スプレッドシートを開き、コメントを追加するテキストを選択します。
    2. コメント アイコン comment > コメントを追加アイコン add_comment をクリックします。
    3. (省略可)特定のユーザー宛にコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。コメントと併せてファイルへのリンクを含むメールが、そのユーザーに送信されます。
    4. ボックスにコメントを入力します。
    5. コメント をクリックします。

  • 2. 更新や変更を確認する

    条件付き書式ルールを使用すると、プロジェクト タスクの進捗状況が一目でわかります。たとえば、完了したタスクを未処理または処理中のタスクと区別できるように色を追加します。

    進捗状況がわかるように設定するには:

      1. スプレッドシートを開き、書式ルールを適用する列を選択します。
      2. [表示形式] > [条件付き書式] を選択します。
      3. ルールを設定します。この例では、完了、未処理、処理中のそれぞれのタスクに異なる色を割り当てます。

    a [単一色] タブの [セルの書式設定の条件] の下で [次を含むテキスト] を選択します。

    b [次を含むテキスト] の下のボックスに「完了」と入力します。

    c [書式設定のスタイル] で、背景やテキストに色付けするためのリストをクリックして選択します。

    d テキストや背景にカスタムの色を割り当てるには、テキストの色アイコン format_color_text や塗りつぶしアイコン format_color_fill をクリックします。必要に応じて、テキストと背景のそれぞれの色を指定することができます。

    e 他のルールを追加する場合は、[条件を追加] をクリックして同じ手順を行います。たとえば、未処理のタスクの背景色に赤を割り当てて、処理中のタスクの背景色にはオレンジを割り当てます。

    f 完了 をクリックします。

  • 3. 最終会議をスケジューリングする

    全員の作業完了を確認するための最終会議をスケジューリングし、疑問点について話し合います。

    1. カレンダーのカレンダー グリッドで予定のない時間枠をクリックし、[予定] をクリックします。 作成 をクリックすることもできます。
    2. 予定のタイトル、日付、時刻を追加します。
    3. (省略可)別のカレンダーを使用して予定を作成するには、自分の名前の横にある下矢印 arrow_drop_down をクリックしてカレンダーを選択します。
    4. [その他のオプション] または 保存 をクリックします。

  • 4. 会議の場で皆で議題に取り組む

    会議中は、議題を共有して全員が話し合いに参加できるようにします。

    1. Google ドライブで、共有または表示する Google ドキュメントGoogle スプレッドシート、または Google スライドのファイルを開きます。
    2. (省略可)ゲストと同時にドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを編集するには:
      1. 右上にある 共有 をクリックします。
      2. ドキュメントにタイトルを追加して、保存 をクリックします。
      3. 会議のゲストを追加し、全員に [編集者] のアクセス権を付与します。
      4. 送信 をクリックします。
    3. Hangouts Meet を開いて、会議に参加します。
    4. [今すぐ表示] をクリックして、共有する範囲を以下から選択します。
      • 全画面
      • ウィンドウ
    5. 共有 をクリックします。

      表示したファイルが相手に見えるようになります。画面の共有を停止するには、画面下部の 共有を停止 をクリックします。

    チームで共有する