受信トレイを使いやすく整理するために、Gmail で受信メールを自動的にアーカイブしましょう。余分なメールが片付けられて、重要なメールに集中できるようになります。フィルタを作成すると、メールの削除、スター追加、転送を行ったり、特定のメールが迷惑メールに分類されないようにしたりできます。また、受信メールに「仕事」「家族」などのラベルを追加して整理したり、自動でメールにラベルを追加して受信トレイから削除し、後で時間のあるときにまとめて読んだりすることも可能です。
送信直後に入力ミスや宛先の間違いに気付いたり、気が変わってメールの送信を取り消したいときには、Gmail の送信取り消し機能を有効にしておけば、送信した直後（30 秒以内）のメールを取り消すことができます。
受信トレイに届いたメールの数が多すぎて、目を通すだけで時間がかかっていませんか。Gmail では、多数のメールの中から優先度の高いものを自動で選別し、優先トレイでまとめて読むことができます。優先トレイ機能を使うことで、受信トレイが [重要な未読メール]、[スター付き]、[その他のメール] という 3 つのセクションに分割され、メールの重要度が自動的に判断されて該当するセクションに振り分けられます。重要なメールをハイライト表示することもできます。優先トレイ機能を使い続けると、重要度の予測精度が向上するため、重要なメールに集中できるようになります。
Gmail 内の [ToDo リスト] を使用すると、やるべき作業を整理し、優先付けできます。ボタンをクリックしてメールをタスクに変換したり、期日をカレンダーに自動で表示したり、完了したタスクのチェック ボックスをオフにして終了したりできます。あらゆる端末からいつでも同じ ToDo リストにアクセスして編集できます。
同じメッセージを繰り返し送信することが多い場合には、Gmail で事前に「返信定型文」を作成しておくと便利です。こうすることで、今後同じ内容のメールを送信する際に、事前に作成した返信定型文を選択するだけでメールを作成できます。
Gmail の返信定型文を利用して、複数のメールの署名を作成できます。フォント、色、写真、リンクなどの情報は、署名ごとにカスタマイズできます。
関心がなくなったスレッドでメールが届き続けている場合は、メールスレッドをミュートすれば以降の返信が自動的にアーカイブされ、受信トレイが整理されます。ミュートされたメールは、必要に応じて簡単に見つけたり、ミュートを解除したりできます。
時間を節約して能率よく仕事を進めるために、Gmail のキーボード ショートカットを活用すれば、作業に必要なクリック回数を減らすことができます。
開封確認を設定することで、重要なメールを送信した際に、受信者がメールを開いた日時を確認できます。相手がメールを開いたときに、その日時が記載されたメールが届きます。
業務ごとにアカウントやエイリアスを作成したくない場合は、現在のメールアドレスの @ 記号の前に、プラス記号（+）と任意の文字列を付け加えます。このメールアドレスにメールを送信すると、引き続き現在のメールアドレスにもメールが配信されます。これにより、目的に応じていくつでもメールアドレスを使い分けることができます（例: ニュースレターの登録には yamada+news@solarmora.com を使用し、緊急リクエスト メールの受信には yamada+urgent@solarmora.com を使用する）。
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