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リソースを 1 か所で管理する
重要なドキュメントを複数の場所に保存していて、何がどこにあるかわからない場合は、コンテンツをドライブやチームドライブに移行すれば、従業員、ボランティア、理事、寄付提供者と簡単にファイルを共有できます。特定のコンテンツを探す場合も、ドライブで検索すれば、目的のドキュメントやフォルダがすぐに見つかります。
大きな問題を解決しようとするときは、適切なツールが必要です。G Suite for Nonprofits は、一定の条件を満たす非営利団体にご利用いただけるツールです。このツールを使えば、コミュニケーションを効率化し、どこにいても共同で作業ができることに加え、データは安全な場所でセキュアに保護され、年中無休 24 時間体制のサポートを受けることができます。G Suite for Nonprofits では、G Suite Basic と Gmail、カレンダー、ドライブなどのツールをご利用いただけるため、IT 管理に煩わされることなく、活動に集中して取り組むことができるようになります。
重要なドキュメントを複数の場所に保存していて、何がどこにあるかわからない場合は、コンテンツをドライブやチームドライブに移行すれば、従業員、ボランティア、理事、寄付提供者と簡単にファイルを共有できます。特定のコンテンツを探す場合も、ドライブで検索すれば、目的のドキュメントやフォルダがすぐに見つかります。
ドキュメントを使って、説得力のある助成金申請書を作成しましょう。画像を追加したり地図を埋め込んだりすることで、申請書のデザインの質を高めることができます。ドキュメントを共有すれば、対象を指定したコメント機能で、共同作業者からリアルタイムでフィードバックを得ることができます。下書きをいくつも作成する必要はありません。変更履歴を使用すれば、いつでも変更を確認したり、前の版に戻したりすることができます。最後に、直接 PDF に書き出すと、洗練されたデザインの申請書ができあがります。
カレンダーを使ってチーム カレンダーを作成し、共同作業者、ボランティア、理事と共有すれば、スケジュール管理が容易になります。Hangouts Meet で互いの顔を見ながら話をすることで、個人的な関係を強化できます。G Suite サービスのシームレスなモバイルオプションを利用して、出張中も仕事を続けることができます。
受信トレイに未読メールがたまっているならば、Gmail のフィルタやラベルを使って、送信者やコンテンツを元に受信メールを整理しましょう。これで、助成金申請、寄付提供者、プログラムの中核となる作業に関するメールを見落とすことはなくなります。また、返信定型文を活用すると、決まったメールの返信に費やす時間を節約できます。
新規従業員やボランティアの研修プロセスを刷新したい場合は、サイトで社内または社外のウェブサイトを作成し、関連情報をすべて掲載して新人と共有する、という方法があります。ドライブのドキュメントを埋め込んだり、フォームを使用して連絡先情報を入力してもらったり、トレーニングの完了を認定したりできます。配属先の関連グループ（財務、ボランティアなど）に新人を追加して、役割固有の資料やメーリング リストにアクセスできるようにします。
イベントのボランティアを募集する場合は、フォームを使って情報収集用のアンケートを作成しましょう。このフォームをウェブサイトに掲載するかフォームへのリンクを送信して回答を回収します。スプレッドシートに回答を書き出すと、データをフィルタしたり傾向を分析したりできます。さらに、グループを使って、ボランティアが連絡や共同作業に使用できるグループを新規作成します。サイトで作成したボランティア用ウェブサイトへのリンクを記載したウェルカム メールを送信します。
さまざまな場所のユーザーにトレーニングを実施する場合は、1 か所でトレーニングを行えるよう、Google サイトを使用してウェブサイトを作成します。新人研修項目、団体のポリシー、その他のドキュメントをすべてドライブやチームドライブに保存し、それらのファイルをトレーニング サイトに埋め込みます。各地でライブのトレーニングを行う必要がある場合は、Hangouts Meet を使えば時間と出張費用の節約になります。トレーニングを録画して YouTube チャンネルに投稿すると、ボランティアに見てもらうことができます。
団体を離れる従業員やボランティアがオーナーとなっていた助成金、データ、レポートにアクセスするために苦労している場合は、チームドライブを使って共有スペースを作成しましょう。このスペースに各チームがコンテンツを簡単に保存、検索、共有できます。たとえチームメンバーが団体を離れても、コンテンツはチームドライブに残ります。
ドキュメントを使ってマーケティング キャンペーンの概要を作成し、内部の関係者と共有します。その後、メッセージを広めましょう。一定の条件を満たす非営利団体には Ad Grants をご利用いただくことができます。Ad Grants は、Google 広告での広告掲載を提供するプログラムです。YouTube for Nonprofits を設定し、動画コンテンツをリリースして団体のストーリーを伝えましょう。団体の Google+ ページでキャンペーンのプロモーションを行い、革新的なアイデアを共有したり参加したりするようメンバーを促しましょう。
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