Pianificare un progetto con clienti esterni

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  • 1. Raccogliere informazioni dai colleghi

    Prima di iniziare a lavorare su un progetto con clienti esterni, contatta i colleghi della tua organizzazione che possono fornirti informazioni su quei clienti e sui rispettivi ruoli. Invia un'email o un messaggio rapido a qualcuno di loro.

    Scrivi un'email:

    1. Apri Gmail.
    2. A sinistra, fai clic su   Scrivi .
    3. Per modificare le dimensioni della finestra, nell'angolo in alto, fai clic su Ingrandisci   o Chiudi schermo intero   . (facoltativo)
    4. Aggiungi i destinatari e un oggetto.
    5. Digita il messaggio.

      I messaggi che inizi a scrivere ma non invii vengono automaticamente salvati in Bozze a sinistra.

    6. Aggiungi allegati, ad esempio file di Drive drive o foto image. (facoltativo)
    7. Fai clic su Invia.

    Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Consulta Annulla l'invio di posta.

    Inviare un messaggio diretto a qualcuno:

    1. Apri Chat.
    2. Fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bot a sinistra.
    3. Inserisci un nome o un indirizzo email oppure seleziona un contatto dai suggerimenti.
    4. Digita il messaggio diretto e fai clic su Invia  .

    Inviare un messaggio diretto a un gruppo:

    1. A sinistra, fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bot > Messaggio di gruppo.
    2. Inserisci i nomi o gli indirizzi email oppure seleziona i contatti dai suggerimenti.
    3. Dopo aver aggiunto i contatti, fai clic su Messaggio.
    4. Digita il messaggio diretto e fai clic su Invia  .
    5. Per nascondere un messaggio diretto di gruppo, a sinistra, posiziona il puntatore sul messaggio diretto e fai clic su Altro more_vert > Nascondi remove_circle_outline. (facoltativo)

  • 2. Comunicare con i clienti esterni

    Dopo aver stabilito quali clienti devi contattare, invia loro un'email di presentazione.

    1. Apri Gmail.
    2. A sinistra, fai clic su   Scrivi .
    3. Per modificare le dimensioni della finestra, nell'angolo in alto, fai clic su Ingrandisci   o Chiudi schermo intero   . (facoltativo)
    4. Aggiungi i destinatari e un oggetto.
    5. Digita il messaggio.

      I messaggi che inizi a scrivere ma non invii vengono automaticamente salvati in Bozze a sinistra.

    6. Aggiungi allegati, ad esempio file di Drive drive o foto image. (facoltativo)
    7. Fai clic su Invia.

    Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Consulta Annulla l'invio di posta.

  • 1. Programmare una riunione

    Puoi pianificare eventi e riunioni video con persone che non hanno un Account Google. Gli invitati riceveranno un invito via email e potranno rispondere. Mediante Hangouts Meet, qualsiasi invitato può partecipare alla riunione se fa clic sul link incluso nell'invito. Se ricevi una richiesta di riunione non di Google Calendar, puoi comunque rispondere e poi aggiungere la riunione a Calendar.

    1. In Calendar, fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario e fai clic su Evento. Puoi anche scegliere   Crea .
    2. Aggiungi un titolo, una data e un orario dell'evento.
    3. Per creare un evento usando un altro calendario, accanto al tuo nome, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e seleziona il calendario. (facoltativo)
    4. Fai clic su Altre opzioni o Salva.

  • 2. Partecipare a una riunione

    Visualizza la tua riunione programmata in Calendar e partecipa subito a una riunione video. Utilizza questa scheda di riferimento di Hangouts Meet.

    1. In Calendar, fai clic su un evento a cui vuoi partecipare.
    2. Fai clic su Partecipa a Hangouts Meet quindi, nella finestra che si apre, fai clic su Partecipa alla riunione.

  • 3. Definire i requisiti

    Crea un documento per delineare i requisiti del cliente.

    Scegli un'opzione:

    • In Documenti, scorri verso il basso e fai clic su Crea un nuovo documento add.
    • Su Drive, fai clic su Nuovo > Documenti Google > Documento vuoto o Da un modello.

  • 4. Inviare un'email di follow-up ai clienti

    Dopo la riunione, invia un'email di follow-up per riepilogare le note sulla riunione e richiedere eventuali informazioni aggiuntive.

    1. Apri Gmail.
    2. A sinistra, fai clic su   Scrivi .
    3. Per modificare le dimensioni della finestra, nell'angolo in alto, fai clic su Ingrandisci   o Chiudi schermo intero   . (facoltativo)
    4. Aggiungi i destinatari e un oggetto.
    5. Digita il messaggio.

      I messaggi che inizi a scrivere ma non invii vengono automaticamente salvati in Bozze a sinistra.

    6. Aggiungi allegati, ad esempio file di Drive drive o foto image. (facoltativo)
    7. Fai clic su Invia.

    Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Consulta Annulla l'invio di posta.

  • 1. Rivedi le informazioni dei clienti

    Quando ricevi documenti e altri file dal tuo cliente, raduna tutte le informazioni relative al progetto in unico posto. Archivia i documenti di progetto, le immagini e altri file in modo sicuro in Drive. Tutte le modifiche che vengono apportate sono sincronizzate nella cloud in modo che tutti possano vedere i contenuti aggiornati.

    Uno dei sistemi per archiviare i file su Drive consiste nel caricare una copia utilizzando il browser web:

    1. Vai a Drive.
    2. Fai clic su   Nuovo, seleziona Caricamento di file o Caricamento di una cartella, quindi scegli il file o la cartella che vuoi caricare.
    3. Fai clic su Apri.

    Se utilizzi la versione più recente di Chrome o Firefox®, puoi semplicemente trascinare i file direttamente dal computer alla pagina Drive sul browser.

    Se carichi un file che ha lo stesso nome di un file esistente, Drive lo aggiunge come nuova versione anziché creare un duplicato. Per visualizzare la versione precedente del file puoi gestire le versioni.

    Se viene visualizzato il messaggio Caricamento completato, i file sono stati caricati e sono disponibili per l'accesso in qualsiasi browser o dispositivo su cui è installato Drive.

  • 2. Assegna le attività ai colleghi

    Dopo aver stabilito a chi affidare i vari compiti, puoi assegnare le attività ai colleghi.

    1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo da commentare.
    2. Fai clic su Commenta comment > Aggiungi commento add_comment.
    3. Digita il tuo commento nella casella.
    4. Per indirizzare il commento a una persona specifica, digita il segno più (+) seguito dall'indirizzo email della persona. (facoltativo) Puoi aggiungere quante persone vuoi. Ogni persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
    5. Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a. (facoltativo)
    6. Fai clic su Commenta o Assegna.

  • 3. Monitora gli aggiornamenti e le modifiche

    Utilizza le regole di formattazione condizionale per vedere a colpo d'occhio lo stato di avanzamento delle attività del progetto. Ad esempio, aggiungi i colori per far risaltare le attività completate rispetto alle attività non ancora iniziate o in corso.

    Impostare strumenti di monitoraggio dello stato di avanzamento:

      1. Apri Fogli e seleziona la colonna a cui vuoi applicare le regole di formattazione.
      2. Seleziona Formato > Formattazione condizionale.
      3. Imposta le regole. In questo esempio, si assegna un colore diverso alle attività completate, non iniziate o in corso:

    a Nella scheda Colore singolo, in Formatta le celle se, seleziona Il testo contiene.

    b Nella casella sotto Il testo contiene, digita Completato.

    c In Stile di formattazione, fai clic sull'elenco per specificare se il colore deve essere applicato allo sfondo o al testo.

    d Per assegnare un colore personalizzato allo sfondo o al testo, fai clic su Colore testo format_color_text o Colore riempimento format_color_fill. Se necessario, puoi specificare un colore per il testo e uno per lo sfondo. (facoltativo)

    e Per aggiungere altre regole, fai clic su Aggiungi un'altra regola e segui la stessa procedura. Ad esempio, assegna uno sfondo rosso alle attività con stato Non iniziato e uno sfondo arancione alle attività con stato In corso. (facoltativo)

    f Fai clic su Fine.

  • 4. Salva le consegne in una cartella condivisa

    Archivia i documenti di progetto, le immagini e altri file in Drive e condividili all'istante, e in modo sicuro, con i colleghi o i clienti. Tutte le modifiche apportate ai file sono sincronizzate nella cloud, in modo che tutti vedano i contenuti aggiornati.

    Per archiviare e condividere file nel Drive del team, vedi Guida introduttiva all'utilizzo dei Drive del team.

    Creare una cartella:

    Su Drive, fai clic su Nuovo > Cartella.

    Condividere un file o una cartella con persone specifiche:

    Puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali hai accesso in modifica.

    1. Su Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi person_add.
    2. In Persone, inserisci l'indirizzo email della persona o del gruppo con cui vuoi condividere.

      Nota: se non riesci ad aggiungere persone esterne alla tua azienda o organizzazione, contatta il tuo amministratore di G Suite.

    3. Fai clic su Modifica edit e scegli il livello di accesso:
        • Può modificare: i collaboratori possono aggiungere e modificare contenuti nonché aggiungere commenti.
        • Può commentare (solo file selezionati): i collaboratori possono aggiungere commenti ma non modificare i contenuti.
        • Può visualizzare: le persone possono visualizzare il file, ma non modificarlo né aggiungere commenti.

      Tutte le persone con cui condividi ricevono un'email con un link al file o alla cartella.

    4. Per aggiungere una nota all'email, digita la nota. (facoltativo) Per non inviare un'email, deseleziona la casella Invia notifiche.
    5. Fai clic su Invia.

    Condividere un link a un file o una cartella:

    Puoi inviare ad altre persone un link a un file o una cartella in modo che chiunque abbia il link possa aprirli. Quando condividi un link, il tuo nome è indicato come proprietario.

    Puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali hai accesso in modifica.

    1. Su Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi person_add.
    2. In alto a destra, fai clic su Ottieni link condivisibile.
    3. Fai clic su Chiunque abbia il link in tua organizzazione può visualizzare e scegli un livello di accesso:
      • Può modificare: i collaboratori possono aggiungere e modificare contenuti nonché aggiungere commenti.
      • Può commentare (solo file selezionati): i collaboratori possono aggiungere commenti ma non modificare i contenuti.
      • Può visualizzare: le persone possono visualizzare il file, ma non modificarlo né aggiungere commenti.
    4. Fai clic su Copia link.
    5. Fai clic su Fine.
    6. Incolla il link in un'email o in qualsiasi posto tu voglia condividerlo.

  • 5. Invia il lavoro ai clienti per la revisione e il feedback

    Puoi condividere i file di Google Drive con clienti esterni, anche se non hanno un Account Google*. Devi solo condividere il file con il loro indirizzo email. Riceveranno un link al tuo file e potranno visualizzarlo sul Web. Se vogliono modificare o commentare il tuo file, possono registrarsi per creare un Account Google direttamente dal file.

    *Se il cliente non ha un Account Google, la tua organizzazione deve consentire la condivisione dei file di Drive con persone esterne all'organizzazione (con o senza un Account Google) e alle persone esterne di visualizzare i file senza effettuare l'accesso.

    1. Su Google Drive, seleziona un file e fai clic su Condividi person_add.
    2. Digita il nome delle persone con cui vuoi condividere il file.

      Nota: se non riesci ad aggiungere persone che non fanno parte della tua organizzazione, rivolgiti all'amministratore di G Suite per ricevere assistenza.

    3. Fai clic su Modifica mode_edit e seleziona Può modificare, Può commentare o Può visualizzare, in base al tipo di accesso che vuoi concedere.
    4. Assicurati che la casella Invia notifiche sia selezionata e fai clic su Invia.

  • 6. Indirizza i commenti e assegna le attività

    1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo da commentare.
    2. Fai clic su Commenta comment > Aggiungi commento add_comment.
    3. Digita il tuo commento nella casella.
    4. Per indirizzare il commento a una persona specifica, digita il segno più (+) seguito dall'indirizzo email della persona. (facoltativo) Puoi aggiungere quante persone vuoi. Ogni persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
    5. Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a. (facoltativo)
    6. Fai clic su Commenta o Assegna.

  • 1. Pianifica una riunione finale con i clienti

    Quando tutto i compiti sono stati completati, pianifica una riunione finale con i clienti.

    1. In Calendar, fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario e fai clic su Evento. Puoi anche scegliere   Crea .
    2. Aggiungi un titolo, una data e un orario dell'evento.
    3. Per creare un evento usando un altro calendario, accanto al tuo nome, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e seleziona il calendario. (facoltativo)
    4. Fai clic su Altre opzioni o Salva.

  • 2. Partecipa alla riunione

    Visualizza la tua riunione programmata in Calendar e partecipa subito a una riunione video.Utilizza questa scheda di riferimento di Hangouts Meet.

    1. In Calendar, fai clic su un evento a cui vuoi partecipare.
    2. Fai clic su Partecipa a Hangouts Meet quindi, nella finestra che si apre, fai clic su Partecipa alla riunione.

  • 3. Condividi e presenta contenuti durante una riunione video

    Durante la riunione video, condividi lo schermo per presentare i documenti finali, le presentazioni i fogli di lavoro e altro ancora.

    1. Su Google Drive, apri il file di Documenti, Fogli, o Presentazioni Google che vuoi condividere o presentare.
    2. Per modificare un documento, un foglio di lavoro o una presentazione in simultanea con gli invitati: (facoltativo)
      1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Condividi.
      2. Aggiungi un titolo al documento e fai clic su Salva.
      3. Aggiungi invitati alla riunione e assegna loro l'accesso con autorizzazione Può modificare.
      4. Fai clic su Invia.
    3. Apri Hangouts Meet e partecipa alla riunione.
    4. Fai clic su Presenta ora e scegli cosa condividere:
      • Il tuo schermo intero
      • Una finestra
    5. Fai clic su Condividi.

      Ora gli invitati possono visualizzare il materiale durante la tua esposizione. Per interrompere la condivisione dello schermo in qualsiasi momento, fai clic su Interrompi condivisione in fondo allo schermo.

  • 4. Invia le consegne finali ai clienti

    Quando condividi file Drive sensibili con i clienti esterni, puoi impedire alle persone di scaricarli, stamparli o copiarli. Puoi anche impostare una data di scadenza sui file in modo che partner ed agenzie esterni non possano accedervi dopo la fine del progetto.

    1. Su Drive, seleziona un file o una cartella di tua proprietà.
    2. In alto, fai clic su Condividi person_add.
    3. In basso, fai clic su Avanzate.
    4. Seleziona la casella Impedisci agli editor di modificare gli accessi e aggiungere nuove persone

      Le persone che dispongono già dell'accesso Può commentare o Può visualizzare non possono aggiungere nuove persone o cambiare le autorizzazioni di accesso. Ora non possono farlo neanche le persone con accesso Può modificare.

    5. Fai clic su Salva modifiche.
    6. Fai clic su Fine.

    Quando un utente che dispone dell'accesso Può modificare prova a ricondividere un file o una cartella con limitazioni, può inviarti un'email per chiederti l'autorizzazione per la condivisione del file. Puoi decidere se condividere il file o meno. Se lo fai, l'utente non potrà comunque cambiare le autorizzazioni di accesso, che saranno disattivate e non disponibili.

  • 5. Invia un'email di follow-up ai clienti

    Invia un'email di follow-up per riepilogare le consegne finalizzate e ricevere il feedback.

    1. Apri Gmail.
    2. A sinistra, fai clic su   Scrivi .
    3. Per modificare le dimensioni della finestra, nell'angolo in alto, fai clic su Ingrandisci   o Chiudi schermo intero   . (facoltativo)
    4. Aggiungi i destinatari e un oggetto.
    5. Digita il messaggio.

      I messaggi che inizi a scrivere ma non invii vengono automaticamente salvati in Bozze a sinistra.

    6. Aggiungi allegati, ad esempio file di Drive drive o foto image. (facoltativo)
    7. Fai clic su Invia.

    Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Consulta Annulla l'invio di posta.