Collaborare con i responsabili delle decisioni

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  • 1. Cerca le persone interessate

    Se stai lavorando a un problema o un compito urgente e devi coinvolgere altre persone della tua organizzazione, puoi cercarle in Google Cloud Search.

    Trova e contatta le persone interessate:

    1. Apri Cloud Search e digita il nome della persona nella casella di ricerca.
    2. Nella parte superiore della scheda del profilo della persona, seleziona Avvia una conversazione hangout o Invia email email.
    3. Fai clic su Riferisce a per visualizzare la scheda del profilo del responsabile della persona.
    4. Sul dispositivo mobile, tocca il numero di telefono per chiamare il responsabile.
    5. Puoi anche eseguire una ricerca utilizzando parole di uso comune, ad esempio numero di telefono di giovanna (facoltativo). Riceverai una scheda risposte con il numero di telefono della tua collega di nome Jane. Se ci sono più persone con lo stesso nome, fai clic sul link che consente di cercare un altro nome.

    Nota: puoi visualizzare altre informazioni sul contatto e il suo responsabile se l'amministratore ha aggiunto questi dettagli del profilo agli account utente.

  • 2. Comunica con le persone interessate

    Dopo aver stabilito chi devi contattare, scrivi un'email o invia un messaggio alle persone interessate.

    1. Apri Gmail.
    2. A sinistra, fai clic su   Scrivi .
    3. Per modificare le dimensioni della finestra, nell'angolo in alto, fai clic su Ingrandisci   o Chiudi schermo intero   . (facoltativo)
    4. Aggiungi i destinatari e un oggetto.
    5. Digita il messaggio.

      I messaggi che inizi a scrivere ma non invii vengono automaticamente salvati in Bozze a sinistra.

    6. Aggiungi allegati, ad esempio file di Drive drive o foto image. (facoltativo)
    7. Fai clic su Invia.

    Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Consulta Annulla l'invio di posta.

    Inviare un messaggio diretto a qualcuno:

    1. Apri Chat.
    2. Fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bot a sinistra.
    3. Inserisci un nome o un indirizzo email oppure seleziona un contatto dai suggerimenti.
    4. Digita il messaggio diretto e fai clic su Invia  .

    Inviare un messaggio diretto a un gruppo:

    1. A sinistra, fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bot > Messaggio di gruppo.
    2. Inserisci i nomi o gli indirizzi email oppure seleziona i contatti dai suggerimenti.
    3. Dopo aver aggiunto i contatti, fai clic su Messaggio.
    4. Digita il messaggio diretto e fai clic su Invia  .
    5. Per nascondere un messaggio diretto di gruppo, a sinistra, posiziona il puntatore sul messaggio diretto e fai clic su Altro more_vert > Nascondi remove_circle_outline. (facoltativo)

  • 1. Guarda quando è possibile incontrarsi

    Coordinare la programmazione per gruppi numerosi distribuiti su fusi orari diversi può essere complicato. Prima di programmare una riunione, puoi controllare la disponibilità di ciascuno in Google Calendar..

    1. Apri Calendar e fai clic su   Crea > Altre opzioni.
    2. Accanto a Dettagli evento, fai clic su Trova un orario. Sotto il nome degli invitati che si trovano in altri fusi orari viene visualizzata l'ora locale corrispondente.
    3. Scorri gli intervalli di tempo verso l'alto o verso il basso o fai clic sulle frecce in alto per visualizzare altri giorni e settimane.
    4. Fai clic su un intervallo di tempo e scegli Salva.

      Nota: puoi anche visualizzare gli orari suggeriti per la riunione dopo aver aggiunto gli invitati. Sotto l'elenco degli invitati, fai clic su Orari suggeriti e scegli un orario.

  • 2. Programma una riunione

    1. In Calendar, fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario e fai clic su Evento. Puoi anche scegliere   Crea .
    2. Aggiungi un titolo, una data e un orario dell'evento.
    3. Per creare un evento usando un altro calendario, accanto al tuo nome, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e seleziona il calendario. (facoltativo)
    4. Fai clic su Altre opzioni o Salva.

    Crea un evento
  • 3. Allega i file all'invito alla riunione

    Allega documenti o qualsiasi altra risorsa di cui vuoi parlare. Gli invitati possono esaminare i file pertinenti prima della riunione e arrivare preparati.

    1. In Calendar, apri il tuo evento.
    2. Nel campo Descrizione evento, fai clic su Aggiungi allegato attach_file.
    3. Scegli il foglio di lavoro del piano di progetto e fai clic su Seleziona.
    4. Fai clic su Salva.

  • 4. Partecipa alla riunione

    Visualizza la tua riunione programmata in Calendar e partecipa subito a una riunione video. Utilizza questa scheda di riferimento di Hangouts Meet.

    1. In Calendar, fai clic su un evento a cui vuoi partecipare.
    2. Fai clic su Partecipa a Hangouts Meet quindi, nella finestra che si apre, fai clic su Partecipa alla riunione.

  • 5. Condividi e presenta contenuti durante una riunione video

    1. Su Google Drive, apri il file di Documenti, Fogli, o Presentazioni Google che vuoi condividere o presentare.
    2. Per modificare un documento, un foglio di lavoro o una presentazione in simultanea con gli invitati: (facoltativo)
      1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Condividi.
      2. Aggiungi un titolo al documento e fai clic su Salva.
      3. Aggiungi invitati alla riunione e assegna loro l'accesso con autorizzazione Può modificare.
      4. Fai clic su Invia.
    3. Apri Hangouts Meet e partecipa alla riunione.
    4. Fai clic su Presenta ora e scegli cosa condividere:
      • Il tuo schermo intero
      • Una finestra
    5. Fai clic su Condividi.

      Ora gli invitati possono visualizzare il materiale durante la tua esposizione. Per interrompere la condivisione dello schermo in qualsiasi momento, fai clic su Interrompi condivisione in fondo allo schermo.

  • 6. Condividi file e altri materiali

    Condividi i file o le cartelle pertinenti per preparare tutte le persone che lavorano al compito.

    Condividere un file o una cartella con persone specifiche:

    Puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali hai accesso in modifica.

    1. Su Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi person_add.
    2. In Persone, inserisci l'indirizzo email della persona o del gruppo con cui vuoi condividere.

      Nota: se non riesci ad aggiungere persone esterne alla tua azienda o organizzazione, contatta il tuo amministratore di G Suite.

    3. Fai clic su Modifica edit e scegli il livello di accesso:
        • Può modificare: i collaboratori possono aggiungere e modificare contenuti nonché aggiungere commenti.
        • Può commentare (solo file selezionati): i collaboratori possono aggiungere commenti ma non modificare i contenuti.
        • Può visualizzare: le persone possono visualizzare il file, ma non modificarlo né aggiungere commenti.

      Tutte le persone con cui condividi ricevono un'email con un link al file o alla cartella.

    4. Per aggiungere una nota all'email, digita la nota. (facoltativo) Per non inviare un'email, deseleziona la casella Invia notifiche.
    5. Fai clic su Invia.

    Condividere un link a un file o una cartella:

    Puoi inviare ad altre persone un link a un file o una cartella in modo che chiunque abbia il link possa aprirli. Quando condividi un link, il tuo nome è indicato come proprietario.

    Puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali hai accesso in modifica.

    1. Su Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi person_add.
    2. In alto a destra, fai clic su Ottieni link condivisibile.
    3. Fai clic su Chiunque abbia il link in tua organizzazione può visualizzare e scegli un livello di accesso:
      • Può modificare: i collaboratori possono aggiungere e modificare contenuti nonché aggiungere commenti.
      • Può commentare (solo file selezionati): i collaboratori possono aggiungere commenti ma non modificare i contenuti.
      • Può visualizzare: le persone possono visualizzare il file, ma non modificarlo né aggiungere commenti.
    4. Fai clic su Copia link.
    5. Fai clic su Fine.
    6. Incolla il link in un'email o in qualsiasi posto tu voglia condividerlo.

    Condividi i file e imposta i livelli di accesso e visibilità
  • 7. Assegna le attività

    Dopo aver stabilito a chi affidare il compito, puoi assegnare le attività alle persone coinvolte.

    1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo da commentare.
    2. Fai clic su Commenta comment > Aggiungi commento add_comment.
    3. Digita il tuo commento nella casella.
    4. Per indirizzare il commento a una persona specifica, digita il segno più (+) seguito dall'indirizzo email della persona. (facoltativo) Puoi aggiungere quante persone vuoi. Ogni persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
    5. Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a. (facoltativo)
    6. Fai clic su Commenta o Assegna.

  • 8. Invia un'email di follow-up

    Dopo la riunione, invia un'email di follow-up per riepilogare le note sulla riunione ed eventuali attività aggiuntive.

    1. Apri Gmail.
    2. A sinistra, fai clic su   Scrivi .
    3. Per modificare le dimensioni della finestra, nell'angolo in alto, fai clic su Ingrandisci   o Chiudi schermo intero   . (facoltativo)
    4. Aggiungi i destinatari e un oggetto.
    5. Digita il messaggio.

      I messaggi che inizi a scrivere ma non invii vengono automaticamente salvati in Bozze a sinistra.

    6. Aggiungi allegati, ad esempio file di Drive drive o foto image. (facoltativo)
    7. Fai clic su Invia.

    Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Consulta Annulla l'invio di posta.

  • 1. Collabora su soluzioni possibili

    Crea un documento che serva da pagina bianca dove tutti possano inserire idee e opinioni. Modifica insieme agli altri in tempo reale, chatta all'interno dei file e ricevi feedback mirato tramite i commenti e i suggerimenti.

    1. Apri Fogli e seleziona il testo che vuoi commentare.
    2. Fai clic su Commenta comment > Aggiungi commento add_comment.
    3. Per indirizzare il commento a una persona specifica, digita il segno più (+) seguito dall'indirizzo email della persona. (facoltativo) La persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
    4. Digita il tuo commento nella casella.
    5. Fai clic su Commenta.

  • 2. Monitora gli aggiornamenti e le modifiche

    Utilizza le regole di formattazione condizionale per vedere a colpo d'occhio lo stato di avanzamento delle attività del progetto. Ad esempio, aggiungi i colori per far risaltare le attività completate rispetto alle attività non ancora iniziate o in corso.

    Impostare strumenti di monitoraggio dello stato di avanzamento:

      1. Apri Fogli e seleziona la colonna a cui vuoi applicare le regole di formattazione.
      2. Seleziona Formato > Formattazione condizionale.
      3. Imposta le regole. In questo esempio, si assegna un colore diverso alle attività completate, non iniziate o in corso:

    a Nella scheda Colore singolo, in Formatta le celle se, seleziona Il testo contiene.

    b Nella casella sotto Il testo contiene, digita Completato.

    c In Stile di formattazione, fai clic sull'elenco per specificare se il colore deve essere applicato allo sfondo o al testo.

    d Per assegnare un colore personalizzato allo sfondo o al testo, fai clic su Colore testo format_color_text o Colore riempimento format_color_fill. Se necessario, puoi specificare un colore per il testo e uno per lo sfondo. (facoltativo)

    e Per aggiungere altre regole, fai clic su Aggiungi un'altra regola e segui la stessa procedura. Ad esempio, assegna uno sfondo rosso alle attività con stato Non iniziato e uno sfondo arancione alle attività con stato In corso. (facoltativo)

    f Fai clic su Fine.

  • 3. Programma una riunione finale

    Programma una riunione finale per accertarti che tutti abbiano completato i propri incarichi e discuti eventuali domande.

    1. In Calendar, fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario e fai clic su Evento. Puoi anche scegliere   Crea .
    2. Aggiungi un titolo, una data e un orario dell'evento.
    3. Per creare un evento usando un altro calendario, accanto al tuo nome, fai clic sulla freccia giù arrow_drop_down e seleziona il calendario. (facoltativo)
    4. Fai clic su Altre opzioni o Salva.

  • 4. Collabora su un'agenda durante la riunione

    Durante la riunione, condividi l'agenda in modo che tutti abbiano le informazioni necessarie.

    1. Su Google Drive, apri il file di Documenti, Fogli, o Presentazioni Google che vuoi condividere o presentare.
    2. Per modificare un documento, un foglio di lavoro o una presentazione in simultanea con gli invitati: (facoltativo)
      1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Condividi.
      2. Aggiungi un titolo al documento e fai clic su Salva.
      3. Aggiungi invitati alla riunione e assegna loro l'accesso con autorizzazione Può modificare.
      4. Fai clic su Invia.
    3. Apri Hangouts Meet e partecipa alla riunione.
    4. Fai clic su Presenta ora e scegli cosa condividere:
      • Il tuo schermo intero
      • Una finestra
    5. Fai clic su Condividi.

      Ora gli invitati possono visualizzare il materiale durante la tua esposizione. Per interrompere la condivisione dello schermo in qualsiasi momento, fai clic su Interrompi condivisione in fondo allo schermo.

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