Planificar y celebrar una reunión

  • 1. Crear una tarea para planificar la reunión

    Elige una de estas opciones:

    Gmail Para abrir Tareas en Gmail, haz clic en la opción Tareas , situada a la derecha.

    Calendar Para abrir Tareas en Calendar, en la sección Mis calendarios, haz clic en Tareas.

  • 2. Comunicar los requisitos de la reunión por correo electrónico o en Hangouts Chat

    Redactar un correo electrónico:

    1. Abre Gmail y, en la barra lateral de la izquierda, haz clic en
       
      Redactar
      .
      Al hacerlo, se abre un nuevo correo electrónico en una esquina inferior de la ventana de Gmail.
    2. Solo tienes que comenzar a escribir el correo electrónico.
      Los mensajes que has empezado a escribir, pero que aún no has enviado, se guardan automáticamente en Borradores, en la barra lateral de la izquierda.

    Enviar mensajes directos a personas concretas:

    1. Abre Chat y, en la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots.
    2. Introduce un nombre o una dirección de correo electrónico, o bien selecciona un contacto en la lista de sugerencias.
    3. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar chat_send_24dp.

    Enviar mensajes directos a grupos:

    1. En la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots > Mensaje de grupo.
    2. Introduce los nombres o las direcciones de correo electrónico, o bien selecciona los contactos en la lista de sugerencias.
    3. Cuando hayas añadido a los contactos, haz clic en Mensaje.
    4. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar chat_send_24dp.
    5. (Opcional) Para ocultar un mensaje directo de grupo, en la barra lateral de la izquierda, coloca el cursor sobre el mensaje directo y haz clic en Más more_vert > Ocultar remove_circle_outline.
  • 3. Bloquear tiempo en Calendar para preparar la reunión (ejemplo: No molestar: preparando una reunión)
    1. Ve a calendar.google.com y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en un espacio en blanco. A continuación, haz clic en Evento. También puedes hacer clic en Crear
      add
      .
    2. (Opcional) Para crear un evento en otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona un calendario.
    3. Añade un título, una fecha y una hora al evento y haz clic en Más opciones o en GUARDAR.
  • 4. Crear la agenda

    Puedes crear un documento directamente en Documentos de Google o en Google Drive.

    Selecciona una de estas opciones:

    • En Documentos, haz clic en Crear add.

    • En Drive, haz clic en Nuevo > Documentos de Google > Documento en blanco o Desde una plantilla.

  • 1. Crear un evento
    1. Ve a calendar.google.com y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en un espacio en blanco. A continuación, haz clic en Evento. También puedes hacer clic en Crear
      add
      .
    2. (Opcional) Para crear un evento en otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona un calendario.
    3. Añade un título, una fecha y una hora al evento y haz clic en Más opciones o en GUARDAR.
  • 2. Añadir invitados
    1. Abre el evento.
    2. En la pestaña Invitados, ve a Añadir invitados y empieza a escribir en el cuadro las primeras letras del nombre o de la dirección de correo electrónico de una persona.

      A medida que escribas se irán mostrando nombres y direcciones del directorio de tu organización que coincidan.

      Consejo: También puedes añadir una dirección de la lista de distribución de Grupos de Google para invitar a un gran grupo de personas a la vez. Para obtener más información sobre cómo invitar a un grupo grande, consulta Gestionar eventos grandes en Calendar.
    3. Haz clic en una sugerencia para añadir esa persona al evento. Si no se muestran sugerencias, escribe la dirección de correo electrónico completa del invitado.
    4. (Opcional) Para marcar la asistencia de un invitado como opcional, coloca el cursor sobre el nombre del invitado y haz clic en Marcar como opcional person.
    5. (Opcional) Para permitir que los invitados puedan modificar el evento, invitar a otras personas o consultar la lista de invitados, marca las casillas correspondientes en la sección Los invitados pueden.

    Nota: Si creas un evento en Calendar y no concedes permiso a los invitados para modificarlo, estos no podrán cambiar la fecha ni la hora en sus calendarios.

  • 3. Encontrar una hora adecuada para todos los participantes en distintas zonas horarias
    1. Haz clic en el icono de la rueda dentada settings > Configuración.
    2. Desplázate hasta la pestaña Zona horaria, haz clic en Zona horaria principal y selecciona tu zona horaria.
    3. Asigna una etiqueta a tu zona horaria.
    4. (Opcional) Para mostrar otra zona horaria, marca la casilla Mostrar la zona horaria secundaria. A continuación, selecciona la zona horaria y asígnale una etiqueta. Para cambiarlas, haz clic en Cambiar swap_vertical_circle.
    5. (Opcional) Para actualizar tu zona horaria según la ubicación, marca la casilla Preguntarme si quiero cambiar mi zona horaria principal por la de mi ubicación actual.

    Puedes cambiar las zonas horarias si eres el propietario del evento o tienes permiso de edición:

    1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento y, a continuación, en Editar mode_edit.
    2. En la parte superior, haz clic en el enlace Zona horaria, situado junto a la fecha y hora.
    3. (Opcional) Si quieres mostrar distintas zonas horarias para el inicio y el fin del evento, haz clic en la casilla Utilizar distintas zonas horarias para la hora de inicio y la de fin.
    4. Selecciona la nueva zona horaria.
    5. Haz clic en Aceptar.
  • 4. Reservar salas

    Nota: Si no ves recursos, datos ni sugerencias automáticas de salas, es posible que tu administrador de G Suite no los haya configurado en tu organización.

    1. Abre un evento.
    2. Haz clic en la pestaña Salas. En función de tu ubicación de trabajo, el número de participantes y las reservas de salas anteriores, aparecerán distintas sugerencias automáticamente.
    3. Si necesitas ajustar los criterios de la sala de reuniones, tienes estas opciones:
      • Haz clic en Personas people para especificar el tamaño de sala necesario.
      • Haz clic en Vídeo videocam para indicar las necesidades de equipo de videoconferencias.
      • Haz clic en Teléfono local_phone para indicar las necesidades de equipo de conferencias de audio.
    4. Coloca el cursor sobre la sala que cumpla tus requisitos y marca la casilla correspondiente para seleccionarla.
    5. Si no ves ninguna sala adecuada:
      1. En el cuadro de búsqueda, introduce el nombre de otro recurso o edificio, el piso o el equipo de conferencias (por ejemplo, Chromebox para reuniones). A medida que escribas, los resultados aparecerán debajo del cuadro de búsqueda.
      2. Coloca el cursor sobre una sala para ver detalles como su capacidad, ubicación, equipamiento y características.
      3. Cuando encuentres la sala que necesitas, coloca el cursor sobre ella y marca la casilla para seleccionarla.
  • 5. Configurar videoconferencias para invitados remotos

    Es fácil programar una videollamada de Meet en Calendar: simplemente añade uno o más invitados al evento o haz clic en Añadir conferencia. Una vez que guardes el evento, se le añadirán el enlace de la reunión y un número de acceso.

  • 6. Añadir detalles del evento, como instrucciones o la agenda
    1. Elige una zona horaria.
    2. Configura un evento recurrente.
    3. Selecciona una hora: busca una hora en la que tus compañeros de trabajo puedan asistir a la reunión.
    4. Añade los detalles del evento: añade la ubicación de la reunión, envía notificaciones de eventos, etc.
    5. Añade videoconferencias: añade una videollamada al evento.
    6. Añade una descripción del evento: proporciona más información sobre el evento, como información de contacto, instrucciones o enlaces. Puedes añadir formato a la descripción, como negrita, cursiva o texto subrayado, así como listas y enlaces.
    7. Añade archivos adjuntos: adjunta archivos, como documentos o presentaciones, a los eventos.
  • 7. Guardar el evento para enviar invitaciones por correo electrónico

    Una vez que hayas terminado de proporcionar todos los detalles, guarda el evento y envía las invitaciones.

    1. Haz clic en GUARDAR.
    2. Haz clic en Enviar para notificar a los invitados por correo electrónico, o en No enviar si no quieres enviarles una notificación en ese momento.
    3. Al invitar a personas ajenas a tu organización, haz clic en Invitar a usuarios externos para enviarles una notificación, o bien selecciona Continuar editando para enviársela más adelante.

    Actualizar un evento:

    Puedes invitar a otras personas, cambiar el lugar de la reunión, etc.

    1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento > Editar mode_edit.
    2. Si quieres invitar a más personas, cambiar el lugar de la reunión o añadir archivos adjuntos, realiza los cambios pertinentes y haz clic en GUARDAR.

    Nota: Si el organizador del evento no te ha dado permisos de edición, no podrás modificar la hora ni la duración.

  • Consultar quién ha aceptado o rechazado tu invitación

    Si necesitas controlar la asistencia al evento que has organizado, puedes saber de manera inmediata quién ha aceptado o rechazado tu invitación y quién ha propuesto celebrar la reunión a una hora diferente.

    Consultar qué invitados asistirán al evento:

    1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento para mostrar una vista previa.
    2. Ve al campo Invitados para ver la lista de respuestas de las personas a las que has enviado la invitación. Es posible que tengas que hacer clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down para ver las respuestas.

    Responder a una propuesta de nueva hora de reunión:

    1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento para mostrar una vista previa.
    2. En la sección Invitados, ve a la propuesta y haz clic en Ver la hora propuesta.
    3. Para aceptar la nueva hora propuesta, haz clic en Guardar.
    4. (Opcional) Para notificar a los invitados la nueva hora de la reunión, haz clic en Enviar.
  • 1. Unirse a la reunión
    1. En Calendar, haz clic en el evento al que te quieras unir.
    2. Haz clic en Unirse a Hangouts Meet y, en la ventana que se abre, haz clic en Unirse a la reunión.

      Utiliza esta hoja de referencia de Hangouts Meet.

  • 2. Presentar, intercambiar ideas y trabajar conjuntamente en materiales
    1. En Google Drive, haz clic en Nuevo > Documentos de Google, o bien abre el archivo que quieras compartir o presentar.

    2. (Opcional) Para editar un documento al mismo tiempo que los invitados:

      1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
      2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
      3. Añade a los invitados a la reunión y concede a todos el acceso Puede editar.
      4. Haz clic en Enviar.
    3. Abre Hangouts Meet y únete a la reunión.

    4. Haz clic en Presentar ahora y elige lo que quieras compartir:

      • Toda la pantalla
      • Una ventana
    5. Haz clic en Compartir.

    Ahora, los demás podrán seguir el documento mientras haces la presentación. Para dejar de compartir tu pantalla en cualquier momento, en la parte inferior de esta, haz clic en Dejar de compartir.

  • 3. Asignar tareas
    1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que te gustaría comentar.
    2. Haz clic en el icono de comentarios comment > Añadir comentario add_comment.
    3. Introduce el comentario que quieras. Para dirigirlo a una persona concreta, escribe el signo más (+) y su correo electrónico en el texto del comentario. Por ejemplo: +sandra@solarmora.com.
    4. Esta persona podrá hacer cambios y responder a tu comentario.
    5. Cuando te convenza el resultado, haz clic en Resolver.
  • 1. Enviar correo electrónico de seguimiento
    1. Ve a Calendar y, en la cuadrícula de tu calendario, haz clic en el nombre del evento.
    2. Haz clic en Editar create y realiza los cambios necesarios en el evento.
    3. Haz clic en Enviar un correo a los invitados email y escribe un mensaje.
    4. Haz clic en Enviar.
  • 2. Hacer un seguimiento del progreso asignando tareas a la agenda

    Si no puedes colaborar en tiempo real, puedes dejar comentarios y preguntas en el lateral del documento para que los miembros del equipo los consulten cuando abran el archivo.

    1. Abre Documentos y selecciona una sección de texto.
    2. Haz clic en el icono de comentarios comment > Añadir comentario add_comment.
    3. Añade las notas que quieras y haz clic en Comentar.

    Si es importante que un colaborador concreto vea un comentario, escribe add seguido de su dirección. Recibirá un correo electrónico con tu comentario, junto con un enlace al documento. Podrá contestar a tus comentarios para responder a una pregunta o iniciar una conversación.

    Cuando el tema del comentario esté resuelto, haz clic en Resolver.

  • 3. Programar reuniones de seguimiento para obtener actualizaciones de estado
    1. Ve a calendar.google.com y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en un espacio en blanco. A continuación, haz clic en Evento. También puedes hacer clic en Crear
      add
      .
    2. (Opcional) Para crear un evento en otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona un calendario.
    3. Añade un título, una fecha y una hora al evento y haz clic en Más opciones o en GUARDAR.