Ponerse al día después de un tiempo fuera

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  • 1. Vuelve a activar las notificaciones de G Suite

    Si has desactivado la opción para recibir notificaciones de los servicios de G Suite cuando estés fuera de la oficina, actívala.

    Activar las notificaciones de eventos de Google Calendar:

    1. Abre Calendar y haz clic en el icono de la rueda dentada chat_settings_24dp > Configuración.
    2. En la parte izquierda, en General, haz clic en Configuración de los eventos.
    3. Haz clic en Notificaciones y selecciona una opción:
      • Desactivadas
      • Notificaciones de escritorio
      • Alertas
    4. (Opcional) Para poner sonido a las notificaciones, marca la casilla Reproducir sonido.
    5. En la parte izquierda, selecciona tu calendario y, a continuación, haz clic en Notificaciones generales para gestionar cuándo quieres que se te envíen notificaciones.
    6. Haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a cada opción para activar o desactivar las notificaciones correspondientes.

    Activar las notificaciones de Hangouts Chat:

    En Chat, puedes activar o desactivar las notificaciones de salas o mensajes directos concretos. Aunque las desactives, seguirás recibiendo notificaciones cuando alguien te @mencione.

    Mensajes directos: en la parte izquierda, coloca el cursor sobre el nombre de la persona y haz clic en Más more_vert > Activar notificaciones o Desactivar notificaciones.

    Salas: en la parte izquierda, coloca el cursor sobre la sala y haz clic en Más more_vert > Activar notificaciones o Desactivar notificaciones.

    Para seguir o dejar de seguir distintas conversaciones de una sala, coloca el cursor sobre la conversación en cuestión y haz clic en Seguir   o Dejar de seguir  .

    Crear calendarios de equipo
  • 2. Desactiva las respuestas automáticas

    1. En la parte superior derecha de Gmail, haz clic en el icono de la rueda dentada settings > Configuración.
    2. Desplázate hacia abajo hasta la sección Respuesta automática y selecciona Respuesta automática activada o Respuesta automática desactivada.
    3. Para activarla, debes indicar en qué fechas estarás fuera y añadir un mensaje. A continuación, selecciona quién recibirá una respuesta.
    4. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

  • 1. Revisa si has recibido mensajes importantes por correo

    1. Elegir el tipo de correo electrónico que se mostrará en la parte superior de la bandeja de entrada:
      1. Abre Gmail.
      2. Coloca el cursor sobre Recibidos, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y elige una opción:
        • Importantes primero
        • No leídos primero
        • Destacados primero
    2. En función de lo que selecciones, se mostrarán las secciones Importantes, No leídos y Destacados en la parte superior de la bandeja de entrada. El resto de los mensajes aparecerán en la sección Todo lo demás.
    3. Ocultar los correos electrónicos de secciones: junto al título de una sección, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down. Para mostrar los mensajes, vuelve a hacer clic en la flecha.

  • 2. Responde a nuevas invitaciones a reuniones

    Cuando recibas una invitación a un evento, se mostrará en tu calendario. Si te has suscrito a las notificaciones por correo electrónico, también recibirás la invitación en tu bandeja de entrada. Puedes responder a la invitación directamente desde el correo si usas Gmail.

    Responder a invitaciones:

    1. En la cuadrícula de Calendar, haz clic en un evento para obtener una vista previa.
    2. En la parte inferior de la ventana de vista previa del evento, selecciona una respuesta. Las opciones de respuesta solo están disponibles en la ventana de vista previa, no en la ventana de detalles del evento.
    3. (Opcional) Para añadir una nota o proponer una nueva hora para la reunión, en la parte inferior derecha, haz clic en la flecha hacia abajo keyboard_arrow_down y elige una opción.

    Nota: Todos los invitados pueden proponer una nueva hora, excepto en los eventos que tengan más de 200 invitados o duren todo el día.

  • 3. Crea una lista de comprobación con las tareas que hay que hacer tras las vacaciones

    Crear una tarea desde un mensaje de correo electrónico:

    1. Abre Gmail y arrastra un correo a la ventana de Tareas. De este modo, se creará una tarea con el asunto del correo electrónico.
    2. En la tarea, aparece un enlace para que puedas volver a abrir fácilmente el mensaje.

  • 4. Comprueba si han quedado pendientes elementos importantes

    Comprueba que no te has perdido ningún cambio importante en los archivos almacenados en Google Drive ni tienes elementos pendientes en otros servicios de G Suite como las Tareas de Calendar o Gmail.

    Puedes llevar un control de los cambios que se hacen en los elementos que has creado o subido a Drive, así como ver información específica de tus archivos o carpetas. Para ver la actividad realizada en un archivo o una carpeta concretos, selecciónalos y haz clic en Información info.

    Ver actividad de Drive en la pestaña Actividad:

    Puedes ver los cambios hechos en elementos de Drive, como los siguientes:

    • Quién ha subido, copiado, movido o eliminado un elemento.
    • Quién ha compartido o ha dejado de compartir un elemento.
    • Quién ha comentado, editado o cambiado el nombre de un elemento.
    • A qué personas ha afectado un cambio.

    Ver actividad de Drive en la pestaña Detalles:

    1. En Drive, en la parte superior del panel Actividad, haz clic en Detalles para ver información y cambios como, por ejemplo, los siguientes:
      • Tipo de archivo y propietario.
      • Tamaño de las carpetas y número de elementos.
      • La persona que modificó, creó o abrió un elemento por última vez.
    2. Para añadir una descripción a un elemento, haz clic en Editar create.

    Ver Tareas en Gmail o Calendar desde un navegador web:

    Abre Gmail o Calendar y, en la parte derecha, haz clic en Tareas  .

    Ver Tareas en dispositivos Android:

    1. Toca Play Store   para abrir Google Play.
    2. Instala la aplicación Tareas.

    Ver Tareas en dispositivos iOS:

    Instala la aplicación Tareas para Apple® iPhone® o iPad®.

    Nota: Si no puedes acceder a Tareas, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

  • 5. Revisa los cambios de tus archivos

    Ver los cambios en un vistazo:

    1. En Google Drive, abre el archivo.
    2. Si ha habido cambios en el documento, tienes estas opciones:
      • Junto a la barra de menú, haz clic en Ver últimos cambios.
      • Haz clic en Archivo > Ver últimos cambios.
    3. En la parte superior, utiliza las flechas para desplazarte por la lista de cambios. El texto añadido aparece destacado y el borrado se muestra tachado.
    4. (Opcional) Para ver el historial de revisión completo de tu documento, en la esquina superior, haz clic en Ver historial de revisión.
    5. (Opcional) Para volver a la vista original, haz clic en la flecha hacia atrás que se muestra en la parte superior.

    Ver o recuperar una versión anterior:

    1. En Google Drive, abre el archivo.
    2. Haz clic en Archivo > Historial de versiones > Ver el historial de versiones.
    3. Haz clic en una fecha y hora para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la fecha y hora, se muestra la siguiente información:
      • Los nombres de las personas que editaron el documento.
      • Un color junto al nombre de cada persona para marcar los cambios que haya hecho en el documento.
    4. Haz clic en Restaurar esta versión para convertirla en la versión activa.

    Nota: Para ver el historial de versiones, necesitas tener los permisos Propietario o Puede editar.

  • 1. Mantente al día del trabajo importante y de las próximas tareas

    Para que te informen de las prioridades o de los planes de futuro, envía un correo electrónico a tu equipo o un mensaje a tus compañeros de trabajo en Chat.

    1. Abre Gmail.
    2. En la parte izquierda, haz clic en   Redactar.
    3. (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior, haz clic en Maximizar   o Salir de la pantalla completa  .
    4. Añade los destinatarios y un asunto.
    5. Escribe el mensaje.

      Los mensajes que hayas comenzado a escribir, pero que aún no hayas enviado, se guardarán automáticamente en Borradores, en la parte izquierda.

    6. (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive drive o fotos image.
    7. Haz clic en Enviar.

    Consejo: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer del cuadro que aparecen en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Consulta Deshaz el envío de tus correos.

    Enviar mensajes directos a personas concretas:

    1. Abre Chat.
    2. En la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots.
    3. Introduce un nombre o una dirección de correo electrónico, o selecciona un contacto en la lista de sugerencias.
    4. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar  .

    Enviar mensajes directos a grupos:

    1. En la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots > Mensaje de grupo.
    2. Introduce los nombres o las direcciones de correo electrónico de los contactos a los quieres enviar un mensaje, o bien selecciónalos en la lista de sugerencias.
    3. Una vez que hayas añadido los contactos, haz clic en Mensaje.
    4. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar  .
    5. (Opcional) Para ocultar un mensaje directo de grupo, en la parte izquierda, coloca el cursor sobre el mensaje y haz clic en Más more_vert > Ocultar remove_circle_outline.

  • 2. Revisa tu documento de transición

    Si has creado un documento de transición para que tus compañeros de trabajo lo usen mientras estás fuera, comprueba si tienes que hacer algún cambio o actualizarlo.

    1. En Google Drive, abre el archivo.
    2. Si ha habido cambios en el documento, tienes estas opciones:
      • Junto a la barra de menú, haz clic en Ver últimos cambios.
      • Haz clic en Archivo > Ver últimos cambios.
    3. En la parte superior, utiliza las flechas para desplazarte por la lista de cambios. El texto añadido aparece destacado y el borrado se muestra tachado.
    4. (Opcional) Para ver el historial de revisión completo de tu documento, en la esquina superior, haz clic en Ver historial de revisión.
    5. (Opcional) Para volver a la vista original, haz clic en la flecha hacia atrás que se muestra en la parte superior.

  • 3. Revisa las actualizaciones de la planificación del proyecto

    ¿Quieres ver las tareas que se te han asignado o que deben entregarse en una fecha concreta? Crea una vista de filtro en Hojas de cálculo.

    1. En la parte superior, haz clic en Datos > Vistas de filtro > Crear una nueva vista de filtro.
    2. En la esquina superior izquierda, haz clic junto a Nombre y asigna un nombre a la vista de filtro.
    3. Haz clic en las flechas situadas en los encabezados de columna y selecciona las opciones que quieras para ordenar y filtrar los datos.
    4. (Opcional) Para enviar por correo electrónico un enlace a la vista de filtro, copia la URL y pégala en un mensaje.
    5. En la parte superior derecha, haz clic en Cerrar close para que se cierre la vista de filtro, que se guardará automáticamente.

  • 4. Haz un seguimiento de las tareas

    Haz un seguimiento de las tareas y plazos importantes mediante Tareas. Abre Gmail o Calendar, y, en la parte derecha, haz clic en Tareas  .

    En Tareas, cada tarea se incluye en una lista. Puedes usar una lista predeterminada a la que ir añadiendo tareas o crear tus propias listas.

    Crear una lista:

    1. En la parte superior de la ventana de Tareas, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Crear lista.
    2. Dale un nombre y haz clic en Listo.

    Añadir una tarea a una lista:

    1. En la parte superior de la ventana Tareas, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y selecciona la lista a la que quieres añadir la tarea.
    2. Haz clic en Añadir una tarea.
    3. Introduce una tarea. La tarea se irá guardando automáticamente a medida que escribas.

    Crear una tarea desde un mensaje de correo electrónico:

    1. Abre Gmail y arrastra un correo a la ventana de Tareas. De este modo, se creará una tarea con el asunto del correo electrónico.
    2. En la tarea, aparece un enlace para que puedas volver a abrir fácilmente el mensaje.

    Crear subtareas: organiza tareas relacionadas que dependan de una tarea principal.

    Puedes crear subtareas de varios modos:

    • Haz clic con el botón derecho en una tarea y selecciona Añadir una subtarea.
    • Debajo de la tarea principal, añade una nueva tarea y pulsa Comando + ].
    • Junto a la tarea principal, haz clic en Editar chat_icon_edit_24dp y, en el campo Añadir subtareas, introduce una tarea.

    Para eliminar la sangría de una subtarea, haz clic con el botón derecho en ella y, a continuación, haz clic en Deshacer sangría. También puedes hacer clic en la subtarea y pulsar Comando + [.