Delegar trabajo cuando se está fuera de la oficina

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  • 1. Avisa de que estás fuera de la oficina e informa de qué se debe hacer en tu ausencia

    Elige el modo de comunicación según la persona con la que quieras hablar (por ejemplo, correos electrónicos a tu jefe o mensajes rápidos a tus compañeros de equipo).

    1. Abre Gmail.
    2. En la parte izquierda, haz clic en   Redactar.
    3. (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior, haz clic en Maximizar   o Salir de la pantalla completa  .
    4. Añade los destinatarios y un asunto.
    5. Escribe el mensaje.

      Los mensajes que hayas comenzado a escribir, pero que aún no hayas enviado, se guardarán automáticamente en Borradores, en la parte izquierda.

    6. (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive drive o fotos image.
    7. Haz clic en Enviar.

    Consejo: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer del cuadro que aparecen en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Consulta Deshaz el envío de tus correos.

    Enviar mensajes directos a personas concretas:

    1. Abre Chat.
    2. En la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots.
    3. Introduce un nombre o una dirección de correo electrónico, o selecciona un contacto en la lista de sugerencias.
    4. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar  .

    Enviar mensajes directos a grupos:

    1. En la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots > Mensaje de grupo.
    2. Introduce los nombres o las direcciones de correo electrónico de los contactos a los quieres enviar un mensaje, o bien selecciónalos en la lista de sugerencias.
    3. Una vez que hayas añadido los contactos, haz clic en Mensaje.
    4. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar  .
    5. (Opcional) Para ocultar un mensaje directo de grupo, en la parte izquierda, coloca el cursor sobre el mensaje y haz clic en Más more_vert > Ocultar remove_circle_outline.

  • 2. Añade a tu calendario las fechas en las que estarás fuera de la oficina

    Si estás fuera de la oficina, actualiza tu Google Calendar para que tus compañeros de trabajo sepan que no estás trabajando.

    1. En la cuadrícula de tu calendario, haz clic en el primer día que estés fuera de la oficina.
    2. Haz clic en Fuera de la oficina y selecciona el periodo durante el que estarás fuera.
    3. (Opcional) Para indicar que estás fuera de la oficina, escribe un mensaje en la sección Mensaje de rechazo.
    4. En la sección Visibilidad, selecciona una opción:
      • Público
      • Visibilidad predeterminada
      • Privado
    5. Haz clic en Guardar. Las reuniones nuevas y programadas durante este periodo se rechazarán automáticamente.

  • 3. Cancela o reprograma reuniones

    También debes asegurarte de que rechazas o cambias de día las reuniones. Puedes enviar una nota a tus invitados para indicarles tu ausencia o reprogramar una reunión.

    Rechaza una solicitud de reunión y envía una nota a los invitados:

    1. En Calendar, haz clic en un evento de la cuadrícula de tu calendario para obtener una vista previa.
    2. En la sección ¿Asistirás?, junto a Quizás, haz clic en la flecha hacia abajo keyboard_arrow_down > Añadir nota.
    3. Introduce la nota.
    4. (Opcional) Para seleccionar una respuesta de confirmación de asistencia, en el campo Confirmar asistencia, haz clic en la flecha hacia abajo keyboard_arrow_down y selecciona una opción.
    5. Haz clic en Enviar.

    Reprogramar una reunión:

    1. En Calendar, haz clic en un evento de la cuadrícula de tu calendario.
    2. Ve a la sección ¿Asistirás? y haz clic en la flecha hacia abajo keyboard_arrow_down > Proponer otra hora.
    3. En la sección Tu propuesta, selecciona otra hora o fecha y añade un mensaje.
    4. Haz clic en Enviar propuesta.

    Nota: Si el organizador de un evento te ha dado acceso para modificarlo, puedes volver a programarlo directamente sin proponer otra hora.

  • 4. Configura una respuesta automática

    En Gmail, activa una respuesta automática a los mensajes que recibas para que tus compañeros de trabajo sepan que no estás disponible.

    Activar o desactivar la respuesta automática:

    1. En la parte superior derecha de Gmail, haz clic en el icono de la rueda dentada settings > Configuración.
    2. Desplázate hacia abajo hasta la sección Respuesta automática y selecciona Respuesta automática activada o Respuesta automática desactivada.
    3. Para activarla, debes indicar en qué fechas estarás fuera y añadir un mensaje. A continuación, selecciona quién recibirá una respuesta.
    4. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

  • 1. Crea un documento de transición

    Crear un documento de transición en Documentos de Google o en Google Drive: indica que estás fuera de la oficina, qué usuarios se encargarán de tus tareas y señala los archivos de proyecto relevantes.

    Elige una de estas opciones:

    • En Documentos, desplázate hacia abajo y haz clic en Crear un documento nuevo add.
    • En Google Drive, haz clic en Nuevo > Documentos de Google > Documento en blanco o Desde una plantilla.

  • 2. Busca compañeros de trabajo

    Si tienes que entregar un proyecto y necesitas que lo haga otra persona de tu organización, como un revisor o un gestor, puedes buscar su nombre en Google Cloud Search.

    1. Abre Cloud Search y escribe el nombre de una persona en el cuadro de búsqueda.
    2. En la parte superior de la tarjeta de su perfil, selecciona Iniciar una conversación hangout o Correo email.
    3. Haz clic en Superior inmediato para ver la tarjeta de perfil del supervisor de la persona.
    4. Si estás en un dispositivo móvil, toca el número de teléfono para llamarla.
    5. (Opcional) También puedes buscar expresiones, como número de teléfono de ana. De este modo, se te mostrará una tarjeta de respuesta con el número de teléfono de tu compañera Ana. Si hay más de una persona con ese nombre, haz clic en el enlace ¿Buscas a otra persona que también se llama Ana?.

    Nota: Puedes consultar más información acerca de los contactos y supervisores si tu administrador ha añadido esta información de perfil a las cuentas de usuario.

    Buscar y contactar con usuarios
  • 3. Asigna tareas y comparte archivos con tus compañeros de trabajo

    Asignar tareas en el plan del proyecto:

    1. Abre Hojas de cálculo y selecciona el texto que quieres comentar.
    2. Haz clic en Comentar comment > Añadir comentario add_comment.
    3. (Opcional) Para dirigir una tarea o comentario a una persona específica, introduce un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. De este modo, recibirá un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
    4. Escribe el comentario en el cuadro.
    5. Haz clic en Comentar.

    Compartir archivos o carpetas con determinadas personas:

    Solo puedes compartir archivos de tu propiedad o en los que tengas permiso para editar.

    1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta que quieres compartir y selecciona Compartir person_add.
    2. En Personas, escribe la dirección de correo electrónico de las personas o grupos con los que quieras compartir el archivo.

      Nota: Si no puedes añadir usuarios ajenos a tu empresa, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

    3. Haz clic en Editar edit y elige un nivel de acceso:
        • Puede editar: los colaboradores pueden añadir, editar y comentar contenido.
        • Puede comentar (solo en algunos archivos): los colaboradores pueden comentar el contenido, pero no editarlo.
        • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni comentarlo.

      Todas las personas con las que hayas compartido el contenido recibirán un correo electrónico con un enlace al archivo o carpeta oportunos.

    4. (Opcional) Añade una nota al correo electrónico. Si no quieres que se envíe ningún correo, desmarca la casilla Notificar a las personas.
    5. Haz clic en Enviar.

    Compartir enlaces a archivos o carpetas:

    Puedes enviar un enlace a un archivo o una carpeta a otros usuarios para que aquellos que lo tengan puedan abrirlos. Al compartir un enlace, se te mostrará como propietario del archivo.

    Solo puedes compartir archivos de tu propiedad o en los que tengas permiso para editar.

    1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta que quieres compartir y selecciona Compartir person_add.
    2. En la parte superior derecha, haz clic en Obtener enlace para compartir.
    3. Haz clic en Cualquier usuario de [tu organización] con el enlace puede ver y selecciona un nivel de acceso.
      • Puede editar: los colaboradores pueden añadir, editar y comentar contenido.
      • Puede comentar (solo en algunos archivos): los colaboradores pueden comentar el contenido, pero no editarlo.
      • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni comentarlo.
    4. Haz clic en Copiar enlace.
    5. Haz clic en Listo.
    6. Pega el enlace en un correo electrónico o donde quieras compartirlo.

    Compartir archivos y definir niveles de acceso y visibilidad
  • 4. Explica quién se encarga de tus tareas

    Envía un correo electrónico a tu equipo para explicarles quién se encargará de tus tareas e incluye un documento de transición y las personas de contacto para temas urgentes.

    1. Abre Gmail.
    2. En la parte izquierda, haz clic en   Redactar.
    3. (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior, haz clic en Maximizar   o Salir de la pantalla completa  .
    4. Añade los destinatarios y un asunto.
    5. Escribe el mensaje.

      Los mensajes que hayas comenzado a escribir, pero que aún no hayas enviado, se guardarán automáticamente en Borradores, en la parte izquierda.

    6. (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive drive o fotos image.
    7. Haz clic en Enviar.

    Consejo: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer del cuadro que aparecen en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Consulta Deshaz el envío de tus correos.

  • 1. Revisa el trabajo mientras estás fuera

    Mientras estés fuera, es posible que debas comprobar de vez en cuando el correo o enviar un mensaje directo (MD) para saber cómo van los proyectos.

    1. Abre Gmail.
    2. En la parte izquierda, haz clic en   Redactar.
    3. (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior, haz clic en Maximizar   o Salir de la pantalla completa  .
    4. Añade los destinatarios y un asunto.
    5. Escribe el mensaje.

      Los mensajes que hayas comenzado a escribir, pero que aún no hayas enviado, se guardarán automáticamente en Borradores, en la parte izquierda.

    6. (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive drive o fotos image.
    7. Haz clic en Enviar.

    Consejo: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer del cuadro que aparecen en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Consulta Deshaz el envío de tus correos.

    Enviar mensajes directos a personas concretas:

    1. Abre Chat.
    2. En la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots.
    3. Introduce un nombre o una dirección de correo electrónico, o selecciona un contacto en la lista de sugerencias.
    4. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar  .

    Enviar mensajes directos a grupos:

    1. En la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots > Mensaje de grupo.
    2. Introduce los nombres o las direcciones de correo electrónico de los contactos a los quieres enviar un mensaje, o bien selecciónalos en la lista de sugerencias.
    3. Una vez que hayas añadido los contactos, haz clic en Mensaje.
    4. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar  .
    5. (Opcional) Para ocultar un mensaje directo de grupo, en la parte izquierda, coloca el cursor sobre el mensaje y haz clic en Más more_vert > Ocultar remove_circle_outline.