Sich nach Abwesenheit auf den neuesten Stand bringen

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  • 1. G Suite-Benachrichtigungen wieder aktivieren

    Wenn die Benachrichtigungen für Ihre G Suite-Dienste während Ihrer Abwesenheit deaktiviert waren, aktivieren Sie sie wieder.

    Benachrichtigungen zu Google Kalender-Terminen aktivieren:

    1. Öffnen Sie Google Kalender und klicken Sie auf "Einstellungen" chat_settings_24dp > Einstellungen.
    2. Klicken Sie links unter Allgemein auf Termineinstellungen.
    3. Klicken Sie auf Benachrichtigungen und wählen Sie eine Option aus:
      • Aus
      • Desktopbenachrichtigungen
      • Benachrichtigungen
    4. Optional: Klicken Sie das Kästchen Benachrichtigungstöne abspielen, wenn Sie durch einen Ton auf eingehende Benachrichtigungen aufmerksam gemacht werden möchten.
    5. Wählen Sie links Ihren Kalender aus und klicken Sie auf Allgemeine Benachrichtigungen, um einzustellen, über welche Termine Sie benachrichtigt werden möchten.
    6. Mit einem Klick auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down neben jeder Option können Sie diese aktivieren bzw. deaktivieren.

    Hangouts Chat-Benachrichtigungen aktivieren:

    In Hangouts Chat können Sie Benachrichtigungen für einzelne Direktnachrichten oder Chatrooms aktivieren bzw. deaktivieren. Wenn Sie sie deaktivieren, erhalten Sie nach wie vor Benachrichtigungen für @Erwähnungen.

    Direktnachrichten: Bewegen Sie den Mauszeiger links auf den Namen der Person. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü more_vert > Benachrichtigungen aktivieren oder Benachrichtigungen deaktivieren.

    Chatrooms: Bewegen Sie den Mauszeiger links auf den Chatroom. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü more_vert > Benachrichtigungen aktivieren oder Benachrichtigungen deaktivieren.

    Wenn Sie einer Konversation in einem Chatroom folgen bzw. nicht mehr folgen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger darauf und klicken Sie auf "Folgen"   oder "Nicht mehr folgen"  .

    Teamkalender erstellen
  • 2. Abwesenheitsnotiz deaktivieren

    1. Klicken Sie in Gmail rechts oben auf "Einstellungen" settings > Einstellungen.
    2. Scrollen Sie nach unten zu Abwesenheitsnotiz und klicken Sie auf Abwesenheitsnotiz aktiviert oder auf Abwesenheitsnotiz deaktiviert.
    3. Geben Sie ggf. einen Zeitraum, einen Betreff und eine Nachricht ein. Wählen Sie dann aus, wer die Notiz erhalten soll.
    4. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

  • 1. E-Mails auf wichtige Nachrichten prüfen

    1. Festlegen, welche Art von E-Mails ganz oben im Posteingang angezeigt werden sollen:
      1. Öffnen Sie Gmail.
      2. Klicken Sie neben Posteingang auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie eine Option aus:
        • Wichtige zuerst
        • Ungelesene zuerst
        • Markierte zuerst
    2. Oben im Posteingang werden die Abschnitte Wichtig, Ungelesen und Markiert angezeigt. Der Rest Ihrer E-Mails wird unter Alles andere eingeordnet.
    3. E-Mails in einem Abschnitt ausblenden: Klicken Sie neben dem Namen des Abschnitts auf den Pfeil arrow_drop_down. Wenn Sie noch einmal auf den Pfeil klicken, werden die E-Mails wieder angezeigt.

  • 2. Auf neue Besprechungseinladungen antworten

    Wenn Sie eine Einladung zu einem Termin erhalten, erscheint diese in Ihrem Kalender. Sie erhalten auch Einladungen zu Terminen, wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen abonniert haben. In Gmail können Sie in der E-Mail auf die Einladung antworten.

    Auf eine Einladung antworten:

    1. Klicken Sie im Kalenderraster auf einen Termin.
    2. Er wird in einem Vorschaufenster geöffnet, in dem Sie unten eine Antwort auswählen können. Die Antwortoptionen sind nur im Vorschaufenster verfügbar, nicht im Fenster mit den Termindetails.
    3. Optional: Wenn Sie rechts unten auf den Abwärtspfeil keyboard_arrow_down klicken, sehen Sie die Optionen Notiz hinzufügen und Neue Uhrzeit vorschlagen.

    Hinweis: Alle Gäste können eine neue Uhrzeit vorschlagen, mit Ausnahme von Terminen mit mehr als 200 Gästen und ganztägigen Terminen.

  • 3. Checkliste für Aufgaben nach dem Urlaub erstellen

    Aufgabe aus einer E-Mail-Nachricht erstellen:

    1. Öffnen Sie Gmail und ziehen Sie eine E-Mail in das Tasks-Fenster. Die Aufgabe ist der Betreff der E-Mail.
    2. Mit einem Link in der Aufgabe können Sie die Nachricht einfach wieder öffnen.

  • 4. Prüfen, ob wichtige To-do-Elemente vorhanden sind

    Sie können ganz einfach dafür sorgen, dass Sie keine wichtigen Änderungen an Google Drive-Dateien oder To-do-Elementen in anderen G Suite-Diensten verpassen, wie Google Tasks in Google Kalender oder in Gmail.

    Sie behalten Änderungen an Inhalten, die in Google Drive erstellt oder hochgeladen wurden, stets im Überblick und können außerdem bestimmte Informationen zu Ihren Dateien und Ordnern aufrufen. Wenn Sie sich die Aktivitäten für eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner anzeigen lassen möchten, wählen Sie die Datei bzw. den Ordner aus und klicken Sie dann auf "Details anzeigen" info.

    Änderungen in Drive auf dem Tab "Aktivitäten" ansehen:

    Hier sehen Sie die Änderungen an Elementen in Drive, darunter:

    • Wer ein Element hochgeladen, kopiert, verschoben oder entfernt hat.
    • Wer ein Element freigegeben oder die Freigabe beendet hat.
    • Wer ein Element kommentiert, bearbeitet oder umbenannt hat.
    • Welche Personen von den Änderungen betroffen sind.

    Änderungen in Drive auf dem Tab "Details" ansehen:

    1. Klicken Sie in Drive neben dem Tab "Aktivitäten" auf Details tum Informationen und Änderungen aufzurufen, darunter:
      • Dateityp und Inhaber.
      • Ordnergröße und Anzahl der Elemente.
      • Wer die Datei erstellt sowie zuletzt geändert und geöffnet hat.
    2. Klicken Sie auf "Bearbeiten" create um eine Beschreibung hinzuzufügen.

    Google Tasks über Gmail oder Google Kalender in einem Webbrowser aufrufen:

    Öffnen Sie Gmail oder Google Kalender und klicken Sie rechts auf "Tasks"  .

    Google Tasks auf Android-Geräten aufrufen:

    1. Tippen Sie auf "Play Store"  , um Google Play zu öffnen.
    2. Installieren Sie die Tasks App.

    Google Tasks auf iOS-Geräten aufrufen:

    Installieren Sie die Tasks App für das Apple® iPhone® oder für das iPad®.

    Hinweis: Wenn Sie nicht auf Tasks zugreifen können, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.

  • 5. Änderungen an Ihren Dateien prüfen

    Änderungen auf einen Blick ansehen:

    1. Öffnen Sie die Datei in Google Drive.
    2. Wenn das Dokument geändert wurde, haben Sie folgende Möglichkeiten:
      • Klicken Sie neben der Menüleiste auf Letzte Änderungen anzeigen.
      • Klicken Sie auf Datei > Letzte Änderungen anzeigen.
    3. Verwenden Sie die Pfeile oben, um durch die Liste der Änderungen zu scrollen. Hinzugefügter Text ist hervorgehoben und gelöschter Text ist durchgestrichen.
    4. Sie können auch den gesamten Überarbeitungsverlauf aufrufen, indem Sie oben auf Überarbeitungsverlauf anzeigen klicken.
    5. Optional: Um wieder zurück zur ursprünglichen Ansicht zu wechseln, klicken Sie oben auf den Zurückpfeil.

    Frühere Versionen aufrufen und wiederherstellen:

    1. Öffnen Sie die Datei in Google Drive.
    2. Klicken Sie auf Datei > Versionsverlauf > Versionsverlauf ansehen.
    3. Wenn Sie eine frühere Version der Datei aufrufen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitstempel. Unterhalb des Zeitstempels sehen Sie Folgendes:
      • Namen der Personen, die das Dokument bearbeitet haben
      • Eine Farbe neben dem Namen jeder Person. Die Überarbeitungen werden in der Farbe der Person dargestellt, die sie vorgenommen hat.
    4. Klicken Sie auf Diese Version wiederherstellen, um die ausgewählte Version zu verwenden.

    Hinweis: Sie müssen der Inhaber sein oder die Berechtigung Darf bearbeiten haben, um den Versionsverlauf aufrufen zu können.

  • 1. Auf wichtige und anstehende Aufgaben prüfen

    Wenn Sie sich über aktuelle Prioritäten oder anstehende Pläne informieren möchten, senden Sie eine E-Mail an Ihr Team oder eine Nachricht an Ihre Kollegen im Chat.

    1. Öffnen Sie Gmail.
    2. Klicken Sie links auf   Schreiben .
    3. Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf "Maximieren"   oder auf "Vollbild"   klicken.
    4. Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
    5. Geben Sie die Nachricht ein.

      Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.

    6. Sie können auch z. B. Drive-Dateien drive oder Fotos image anhängen.
    7. Klicken Sie auf Senden.

    Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen finden Sie im Tipp E-Mails zurückrufen.

    Direktnachricht senden:

    1. Öffnen Sie Hangouts Chat.
    2. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen.
    3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie einen der Vorschläge aus.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden"  .

    Direktnachricht an eine Gruppe senden:

    1. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen > Gruppennachricht.
    2. Geben Sie Namen oder E-Mail-Adressen ein oder wählen Sie Vorschläge aus.
    3. Wenn Sie alle gewünschten Personen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Nachricht.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden"  .
    5. Optional: Sie können Direktnachrichten in einem Gruppenchat ausblenden. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf die Direktnachricht in der Seitenleiste links. Klicken Sie dann auf das Dreipunkt-Menü more_vert > "Ausblenden" remove_circle_outline.

  • 2. Übergangsdokument prüfen

    Wenn Sie für die Zeit Ihrer Abwesenheit ein Übergangsdokument für Ihre Kollegen erstellt haben, sehen Sie nach, ob es aktualisiert oder geändert wurde.

    1. Öffnen Sie die Datei in Google Drive.
    2. Wenn das Dokument geändert wurde, haben Sie folgende Möglichkeiten:
      • Klicken Sie neben der Menüleiste auf Letzte Änderungen anzeigen.
      • Klicken Sie auf Datei > Letzte Änderungen anzeigen.
    3. Verwenden Sie die Pfeile oben, um durch die Liste der Änderungen zu scrollen. Hinzugefügter Text ist hervorgehoben und gelöschter Text ist durchgestrichen.
    4. Sie können auch den gesamten Überarbeitungsverlauf aufrufen, indem Sie oben auf Überarbeitungsverlauf anzeigen klicken.
    5. Optional: Um wieder zurück zur ursprünglichen Ansicht zu wechseln, klicken Sie oben auf den Zurückpfeil.

  • 3. Projektplan auf Aktualisierungen prüfen

    Sie möchten Aufgaben sehen, die Ihnen zugewiesen wurden oder an einem bestimmten Tag fällig sind? Hierfür können Sie in Google Tabelleneine Filteransicht erstellen.

    1. Klicken Sie oben auf Daten > Filteransichten > Neue Filteransicht erstellen.
    2. Klicken Sie links oben in das Feld neben Name und geben Sie einen Namen ein.
    3. Klicken Sie auf die Pfeile in den Spaltenüberschriften und wählen Sie Optionen zum Sortieren und Filtern der Daten aus.
    4. Optional: Um einen Link zur Filteransicht zu senden, kopieren Sie die URL und fügen Sie den kopierten Link in eine E-Mail ein.
    5. Klicken Sie rechts oben auf "Schließen" close, um die Filteransicht zu schließen. Die Filteransicht wird automatisch gespeichert.

  • 4. Aufgaben im Blick behalten

    Mit Google Tasks behalten Sie Aufgaben und wichtige Termine im Blick. Öffnen Sie Gmail oder Google Kalenderund klicken Sie rechts auf "Google Tasks" .

    In Google Tasks wird jede Aufgabe einer Liste hinzugefügt. Sie können Ihre Aufgaben der Standardliste hinzufügen oder eigene Listen erstellen.

    Liste erstellen:

    1. Klicken Sie oben im Fenster "Google Tasks" auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down > Neue Liste erstellen.
    2. Benennen Sie die Liste und klicken Sie auf Fertig.

    Einer Liste Aufgaben hinzufügen:

    1. Klicken Sie oben im Fenster von Google Tasks auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie die gewünschte Liste aus.
    2. Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen.
    3. Geben Sie eine Aufgabe ein. Sie wird während der Eingabe automatisch gespeichert.

    Aufgabe aus einer E-Mail-Nachricht erstellen:

    1. Öffnen Sie Gmail und ziehen Sie eine E-Mail in das Tasks-Fenster. Die Aufgabe ist der Betreff der E-Mail.
    2. Mit einem Link in der Aufgabe können Sie die Nachricht einfach wieder öffnen.

    Unteraufgaben erstellen: Sie können zusammenhängende Aufgaben einer anderen Aufgabe unterordnen.

    Sie haben folgende Möglichkeiten, um eine Unteraufgabe zu erstellen:

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe und wählen Sie Unteraufgabe eingeben aus.
    • Fügen Sie unter der Hauptaufgabe eine neue Aufgabe hinzu und drücken Sie Strg + ].
    • Klicken Sie neben der Hauptaufgabe auf "Bearbeiten" chat_icon_edit_24dp und geben Sie im Feld Unteraufgaben hinzufügen eine Aufgabe ein.

    Sie können die Einrückung auch wieder aufheben. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Unteraufgabe und dann auf Kein Einzug. Oder Sie klicken auf die Unteraufgabe und drücken dann Strg + [.