Aufgaben bei Abwesenheit delegieren

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  • 1. Abwesenheitsdetails mitteilen

    Wählen Sie je nach Empfänger ein passendes Kommunikationstool aus – Ihrem Chef könnten Sie beispielsweise eine E-Mail schreiben, den Kollegen dafür vielleicht lieber eine kurze Textnachricht.

    1. Öffnen Sie Gmail.
    2. Klicken Sie links auf   Schreiben .
    3. Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf "Maximieren"   oder auf "Vollbild"   klicken.
    4. Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
    5. Geben Sie die Nachricht ein.

      Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.

    6. Sie können auch z. B. Drive-Dateien drive oder Fotos image anhängen.
    7. Klicken Sie auf Senden.

    Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen finden Sie im Tipp E-Mails zurückrufen.

    Direktnachricht senden:

    1. Öffnen Sie Hangouts Chat.
    2. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen.
    3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie einen der Vorschläge aus.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden"  .

    Direktnachricht an eine Gruppe senden:

    1. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen > Gruppennachricht.
    2. Geben Sie Namen oder E-Mail-Adressen ein oder wählen Sie Vorschläge aus.
    3. Wenn Sie alle gewünschten Personen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Nachricht.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden"  .
    5. Optional: Sie können Direktnachrichten in einem Gruppenchat ausblenden. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf die Direktnachricht in der Seitenleiste links. Klicken Sie dann auf das Dreipunkt-Menü more_vert > "Ausblenden" remove_circle_outline.

  • 2. Abwesenheit im Kalender eintragen

    Sie können Abwesenheitszeiten in Ihren Google-Kalender eintragen. So sehen Ihre Kollegen, dass Sie nicht erreichbar sind.

    1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den ersten Tag Ihrer Abwesenheit.
    2. Klicken Sie auf Abwesend und wählen Sie einen Zeitraum aus.
    3. Optional: Geben Sie im Abschnitt Ablehnung eine Mitteilung ein.
    4. Wählen Sie unter Sichtbarkeit eine Option aus:
      • Öffentlich
      • Standardsichtbarkeit
      • Vertraulich
    5. Klicken Sie auf Speichern. Neue und bestehende Besprechungsanfragen in diesem Zeitraum werden automatisch abgelehnt.

  • 3. Besprechungen absagen oder verschieben

    Auch Besprechungen müssen abgelehnt oder verschoben werden. Hierfür können Sie Ihren Gästen eine Nachricht senden, in der Sie mitteilen, dass Sie abwesend sind – oder Sie verschieben die Besprechung.

    Besprechung ablehnen und den Gästen eine Nachricht senden:

    1. Klicken Sie in Google Kalender einfach auf den Termin in Ihrem Kalenderraster, um eine Vorschau aufzurufen.
    2. Klicken Sie im Abschnitt Teilnehmen? neben Vielleicht auf den Abwärtspfeil keyboard_arrow_down > Notiz hinzufügen.
    3. Geben Sie eine Notiz ein.
    4. Optional: Klicken Sie im Feld "Antwort" auf den Abwärtspfeil keyboard_arrow_down und wählen Sie eine Antwortoption aus.
    5. Klicken Sie auf Senden.

    Besprechung verschieben:

    1. Klicken Sie in Google Kalender einfach auf den Termin im Kalenderraster.
    2. Klicken Sie im Abschnitt Zugesagt? auf den Abwärtspfeil keyboard_arrow_down > Neue Uhrzeit vorschlagen.
    3. Wählen Sie im Abschnitt Mein Vorschlag eine andere Uhrzeit oder ein anderes Datum aus und geben Sie eine Nachricht ein.
    4. Klicken Sie auf Vorschlag senden.

    Hinweis: Wenn der Organisator Ihnen Bearbeitungszugriff gewährt hat, können Sie direkt eine neue Zeit festlegen, ohne sie erst vorschlagen zu müssen.

  • 4. Abwesenheitsnotiz einrichten

    Sie können in Gmail, eine automatische Antwort auf eingehende Nachrichten einrichten. So erfahren Ihre Kollegen, dass Sie nicht verfügbar sind.

    Abwesenheitsnotiz aktivieren oder deaktivieren:

    1. Klicken Sie in Gmail rechts oben auf "Einstellungen" settings > Einstellungen.
    2. Scrollen Sie nach unten zu Abwesenheitsnotiz und klicken Sie auf Abwesenheitsnotiz aktiviert oder auf Abwesenheitsnotiz deaktiviert.
    3. Geben Sie ggf. einen Zeitraum, einen Betreff und eine Nachricht ein. Wählen Sie dann aus, wer die Notiz erhalten soll.
    4. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

  • 1. Übergangsdokument erstellen

    Sie können in Google Docs oder Google Drive ein Übergangsdokument erstellen. Darin erklären Sie, dass Sie nicht im Büro sind, und listen die Kontakte auf, die Ihre Aufgaben übernehmen, sowie alle relevanten Projektdateien.

    Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • In Docs: Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf "Neues Dokument erstellen" add.
    • In Google Drive: Klicken Sie auf Neu > Google Docs > Leeres Dokument oder Aus einer Vorlage.

  • 2. Nach Kollegen suchen

    Wenn Sie ein Projekt an andere Personen in Ihrer Organisation übergeben möchten, z. B. an Prüfer oder Manager, finden Sie mit Google Cloud Search rasch die gewünschten Personen.

    1. Öffnen Sie Cloud Search und geben Sie den Namen der Person in das Suchfeld ein.
    2. Klicken Sie auf der Profilkarte der Person oben auf "Unterhaltung starten" hangout oder auf "E-Mail" email.
    3. Klicken Sie auf Vorgesetzter, um sich die Profilkarte des Vorgesetzten anzusehen.
    4. Auf einem Mobiltelefon tippen Sie einfach auf die Telefonnummer, um die Person anzurufen.
    5. Optional: Sie können auch nach alltäglichen Begriffen suchen, z. B. nach johannas telefonnummer. In diesem Fall wird Ihnen eine Antwortkarte mit der Telefonnummer Ihrer Kollegin Johanna angezeigt. Falls es mehrere Personen dieses Namens gibt, klicken Sie auf den Link Dies ist nicht die gesuchte Person?.

    Hinweis: Unter Umständen werden weitere Kontaktdaten und Angaben zum Vorgesetzten angezeigt, falls Ihr G Suite-Administrator diese Informationen für die Nutzerkonten aktiviert hat.

    Personen finden und kontaktieren
  • 3. Aufgaben zuweisen und Dateien für Kollegen freigeben

    Aufgaben im Projektplan zuweisen:

    1. Öffnen Sie Google Tabellen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
    2. Klicken Sie auf "Kommentarverlauf öffnen" comment > "Kommentar hinzufügen" add_comment.
    3. Optional: Wenn Sie Ihren Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Der Nutzer erhält per E-Mail Ihren Kommentar sowie den Link zur Datei.
    4. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
    5. Klicken Sie auf Kommentieren.

    Dateien oder Ordner für bestimmte Personen freigeben:

    Sie können nur Dateien freigeben, deren Inhaber Sie sind oder für die Sie Bearbeitungszugriff haben.

    1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie "Freigeben" person_add aus.
    2. Geben Sie unter "Personen" die E-Mail-Adresse der gewünschten Person oder Gruppe ein.

      Hinweis: Wenn Sie keine Personen außerhalb Ihres Unternehmens hinzufügen können, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.

    3. Klicken Sie auf "Bearbeiten" edit und wählen Sie eine Zugriffsebene aus:
        • Darf bearbeiten: Mitbearbeiter dürfen Inhalte hinzufügen und bearbeiten sowie Kommentare eingeben.
        • Darf kommentieren (nur bestimmte Dateien): Mitbearbeiter dürfen Kommentare hinzufügen, aber Inhalte nicht ändern.
        • Darf lesen: Andere können die Datei ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder Kommentare hinzufügen.

      Alle Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben, erhalten per E-Mail einen Link zur Datei oder zum Ordner.

    4. Sie können der E-Mail auch eine Notiz hinzufügen. Wenn Sie keine E-Mail senden möchten, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
    5. Klicken Sie auf Senden.

    Link zu einer Datei oder einem Ordner freigeben:

    Sie können Dateien auch per Link freigeben. So kann jeder auf die Datei zugreifen, der den Link hat. Dabei werden Sie als Inhaber angezeigt.

    Sie können nur Dateien freigeben, deren Inhaber Sie sind oder für die Sie Bearbeitungszugriff haben.

    1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie "Freigeben" person_add aus.
    2. Klicken Sie rechts oben auf Link zum Freigeben abrufen.
    3. Klicken Sie auf Jeder bei Ihre_Organisation mit dem Link darf ansehen und wählen Sie eine Zugriffsebene aus.
      • Darf bearbeiten: Mitbearbeiter dürfen Inhalte hinzufügen und bearbeiten sowie Kommentare eingeben.
      • Darf kommentieren (nur bestimmte Dateien): Mitbearbeiter dürfen Kommentare hinzufügen, aber Inhalte nicht ändern.
      • Darf lesen: Andere können die Datei ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder Kommentare hinzufügen.
    4. Klicken Sie auf Link kopieren.
    5. Klicken Sie auf Fertig.
    6. Fügen Sie den Link in eine E-Mail oder an einer anderen Stelle ein, an der Sie ihn freigeben möchten.

    Dateien freigeben sowie Zugriffsebenen und Sichtbarkeit festlegen
  • 4. Erklären, wer Ihre Arbeit übernimmt

    Sie senden Ihrem Team eine E-Mail und erklären, wer Ihr Projekt übernimmt. Außerdem fügen Sie ein Übergangsdokument und alle wichtigen Ansprechpartner hinzu.

    1. Öffnen Sie Gmail.
    2. Klicken Sie links auf   Schreiben .
    3. Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf "Maximieren"   oder auf "Vollbild"   klicken.
    4. Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
    5. Geben Sie die Nachricht ein.

      Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.

    6. Sie können auch z. B. Drive-Dateien drive oder Fotos image anhängen.
    7. Klicken Sie auf Senden.

    Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen finden Sie im Tipp E-Mails zurückrufen.

  • 1. Während der Abwesenheit den aktuellen Stand erfragen

    Während Ihrer Abwesenheit können Sie bei Bedarf per E-Mail oder Direktnachricht nachfragen, wie die Projekte vorankommen.

    1. Öffnen Sie Gmail.
    2. Klicken Sie links auf   Schreiben .
    3. Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf "Maximieren"   oder auf "Vollbild"   klicken.
    4. Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
    5. Geben Sie die Nachricht ein.

      Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.

    6. Sie können auch z. B. Drive-Dateien drive oder Fotos image anhängen.
    7. Klicken Sie auf Senden.

    Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen finden Sie im Tipp E-Mails zurückrufen.

    Direktnachricht senden:

    1. Öffnen Sie Hangouts Chat.
    2. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen.
    3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie einen der Vorschläge aus.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden"  .

    Direktnachricht an eine Gruppe senden:

    1. Klicken Sie links auf Personen, Chatrooms und Bots suchen > Gruppennachricht.
    2. Geben Sie Namen oder E-Mail-Adressen ein oder wählen Sie Vorschläge aus.
    3. Wenn Sie alle gewünschten Personen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Nachricht.
    4. Geben Sie die Direktnachricht ein und klicken Sie auf "Senden"  .
    5. Optional: Sie können Direktnachrichten in einem Gruppenchat ausblenden. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf die Direktnachricht in der Seitenleiste links. Klicken Sie dann auf das Dreipunkt-Menü more_vert > "Ausblenden" remove_circle_outline.